Wie Events Verbandsmitglieder glücklich machen

Am 28. Juni findet zum zweiten Mal der Infotag “Verband & Tagung” in Berlin statt. Zahlreiche Aussteller geben hier neue Impulse für Veranstaltungen im Verbandskontext. Denn seinen Mitgliedern hochkarätige Veranstaltungen zu bieten, ist längst ein Muss für Eventplaner in Verbänden. Wer glückliche Teilnehmer möchte, muss wissen, was diese eigentlich von Veranstaltungen erwarten.

Verstehen Sie Ihre Teilnehmer.

Veranstaltungsbesucher wollen vor allem neue Anregungen erhalten, die für ihren Beruf relevant sind und gleichzeitig neue Kontakte knüpfen. Wichtig ist, dass dies stets in einem unterhaltsamen Rahmen passiert. Als Planer gilt es dann, den Mitgliedern zu signalisieren, dass ihre Veranstaltung genau die richtigen Rahmenbedingungen hierfür bietet.

Gute Inhalte, gut präsentiert.

Doch wie geschieht dies am besten? Eventplaner müssen zunächst nicht nur sicherstellen, dass inhaltlich interessante Beiträge von hochkarätigen Vortragenden geliefert werden, sondern dass diese dem Publikum auch ansprechend vermittelt werden. Um ein einheitliches Bild durch die ganze Veranstaltung hinweg zu schaffen, sollten daher Vortragende vorab mit Ressourcen und Guidelines ausgestattet werden, um das anwesende Publikum auch richtig ansprechen zu können. Diese können von Präsentationsvorlagen über Briefings für benutzte Event Tools bis hin zu Rhetoriktipps eigentlich alles umfassen. Generell sollte es das Ziel der Referenten sein, Vorträge auf das anwesende Publikum anzupassen und die Teilnehmer aktiv einzubinden, anstatt einfach Notizen abzulesen. Um Mitglieder hier zu aktivieren und motivieren, eignen sich beispielsweise die Verwendung von Live Abstimmungs- und Umfragetools

Netzwerken leicht gemacht.

Auch wenn Teilnehmer Events mit der Motivation besuchen, neue Kontakte zu knüpfen, liegt es beim Veranstalter, dies zu erleichtern und das Networken so unterhaltsam und einfach wie nur möglich zu gestalten. Bietet man Besuchern etwa innerhalb einer Event App die Gelegenheit, die Teilnehmerliste vorab einzusehen sowie Personen direkt anzuschreiben, erhalten die Mitglieder die Möglichkeit, Termine mit für sie relevanten Kontakten zu bereits vor dem Event zu koordinieren.

Nach dem Event ist vor dem Event.

Planer müssen verstehen, dass die Veranstaltung für ihre Mitglieder nicht nach Abschluss des letzten Vortrags endet. Die Besucher sollten idealerweise sogar bis zum nächsten Event mit einem guten Gefühl auf die vergangene Veranstaltung zurückblicken und sich daran erinnern, inwiefern es sie in ihrem Berufsalltag unterstützt hat. Verbände könne hier nachhelfen, indem sie den Teilnehmern etwa regelmäßig Veranstaltungsfotos, relevante Blogposts oder Artikel zukommen lassen, die an das erfolgreich durchgeführte Event erinnern.

Aus Fehlern lernen.

Die perfekte Veranstaltung zu planen und durchzuführen ist kein Kinderspiel, nicht zuletzt da sich die konkreten Ansprüche von Veranstaltungsteilnehmern stetig weiterentwickeln. Daher gilt es, die eigenen Events stets kritisch zu evaluieren und offen für neue Impulse zu sein. Als zentrale Akteure stellen Mitglieder die beste Ressource hierfür dar. Um dies so unkompliziert wie möglich für die Teilnehmer zu gestalten, eignet sich auch hier eine Event App. Die Besucher können Fragebögen digital in der App ausfüllen und sind so weder zeitlich noch räumlich an die Veranstaltung gebunden. Als Planer kann man so im Detail verstehen, inwiefern Events verbessert werden können.

Sie wollen mehr zum Thema Eventtechnologie erfahren? Dann besuchen Sie uns beim Infotag Verband & Tagung 2017 beim Stand 61 – wir beraten Sie gerne.

avatar
  Abonnieren  
Benachrichtige mich bei