Comprar vs. desarrollar una app de eventos
Hoy, es algo natural para las personas utilizar apps para la mayoría de sus actividades diarias (como, banca en línea, compras de comestibles, mirar películas, etc.). Para los planificadores de eventos, este canal es una forma fácil y conveniente de involucrar a sus invitados porque el acceso a su atención está literalmente en sus manos.
Las apps representan más del 80 % del tiempo dedicado a dispositivos móviles (Global Digital Future in Focus, ComScore 2018). Entonces, ya que la mayor parte del tiempo de las personas en su teléfono ya está dedicado a las apps, es fácil para los organizadores poder usar esa familiaridad tecnológica en su beneficio. Por ejemplo, para los participantes será muy sencillo acceder al contenido y a los horarios de los eventos. Así que tiene sentido que cada vez más planificadores de eventos decidan invertir en una app de eventos.
La gran pregunta es: ¿debes crear la app tú mismo o asociarte con un proveedor experto?
Tomando la decisión
Invertir en la nueva tecnología de eventos es a menudo una experiencia desafiante para los planificadores. Si estás decidiendo si comprar una app de eventos o desarrollar una desde cero, es importante considerar tus opciones con suficientes criterios de toma de decisiones. Las siguientes áreas son las que los planificadores suelen evaluar al decidir qué ruta tomar.
Considera desarrollar una app de eventos si tu situación se ve así:
Objetivos de la App de Eventos: los objetivos que intentas alcanzar con una app de eventos son simples: cosas básicas como mostrar la agenda, los perfiles de los patrocinadores y la comunicación en el sitio a través de notificaciones automáticas.
Recursos técnicos: tienes un equipo interno de desarrolladores que pueden dedicar suficiente tiempo y recursos para desarrollar tu app de eventos. También tienes unas 400 horas disponibles en tu
Calendario de Eventos Workback (que incluye capacitación para desarrolladores, pruebas y tiempo para promover la app antes del evento).
Diseño de la App de Eventos: tu equipo de desarrollo interno tiene las habilidades y experiencia de diseño de UX/UI necesarias para garantizar que tu app de eventos sea atractiva y fácil de usar para los asistentes.
Desarrollo y pruebas: puedes asignar un Gerente de Proyectos y un Gerente de Aseguramiento de la Calidad que pueden supervisar el desarrollo y las pruebas de la app de eventos, responsabilizar a los desarrolladores de los plazos y los requisitos de alcance, y responder a los comentarios/solicitudes ad hoc de tu equipo.
Promoción pre-evento: tendrás tiempo suficiente para diseñar material de marketing y promover adecuadamente la app de eventos para los asistentes a través de tus propios canales de comunicación que conducen al evento en vivo.
Gestión de app de eventos sitio: el día del evento, tienes un miembro del equipo/desarrollador que será el encargado de hacer las actualizaciones de última hora a la app de eventos y/o resolver las dificultades técnicas. También cuentas con miembros del personal que serán usuarios expertos de la app de eventos y brindarán capacitación a los asistentes sobre cómo descargarla y usar la app.
Reportes del Evento: según los objetivos de tu evento, solo necesitas medir un área específica de datos para evaluar tu éxito. Por ejemplo, si tu objetivo principal del evento es evaluar los registros, solo necesitas acceder al análisis de registros.
Costos: puedes invertir de $ 20K a $ 140K para crear un programa personalizado, más el espacio para cualquier costo inesperado y requisitos de recursos.
Considera comprar una app de eventos si tu situación se ve así:
Objetivos de la App de Eventos: la app de eventos está estrechamente relacionada con el logro de tus objetivos generales de eventos más grandes. Necesitas una funcionalidad e integración más avanzadas para aumentar los ingresos por eventos, la participación de los asistentes y las redes de contactos.
Recursos técnicos: los recursos técnicos, la cantidad suficiente de tiempo dedicado y/o la experiencia técnica no están disponibles internamente para desarrollar y solucionar problemas en la creación de una app de eventos. Necesitas una app de eventos que pueda construirse rápidamente, probarse y que cuente con un equipo dedicado a garantizar que esta app funcione a la perfección.
Diseño de la App de Eventos: prefieres aprovechar la experiencia de un proveedor de app de eventos que pueda desarrollar un diseño de app de eventos personalizado, basado en las mejores prácticas y los éxitos de clientes anteriores.
Desarrollo y pruebas: prefieres tener un consultor experto que pueda supervisar el desarrollo de tu app de eventos, predecir y comunicar cualquier problema o solución potencial, y que requiere la cantidad mínima de tu tiempo de inversión.
Promoción pree-vento: crear y ejecutar materiales promocionales previos al evento será un desafío, por lo que aprovechar el soporte de marketing y las mejores prácticas de un proveedor de app de eventos ayudará a aumentar la adopción y el conocimiento de la app de eventos.
Gestión de app de eventos en sitio: prefieres tener acceso instantáneo en tiempo real a un equipo de atención al cliente que puede responder y solucionar los problemas de tu app de eventos de inmediato y en tu nombre. Prefieres tener soporte en el sitio para ayudar con la adopción y uso de la app de eventos, de modo que puedas concentrarse en otras tareas prioritarias durante el evento en vivo.
Reportes del Evento: debes evaluar el análisis de eventos en una variedad de áreas, como el registro, la participación de los asistentes y el retorno de la inversión de los patrocinadores, por lo que contar con capacidades de informes fáciles e integrales es extremadamente beneficioso.
Costos: los costos iniciales para configurar la infraestructura superan el tamaño de tu presupuesto y prefieres tener la certeza del presupuesto. Una app de eventos por lo general cuesta entre $ 5K-15K.