El éxito planeando eventos: Haz de la tecnología parte de tu ruta crítica
Todo planificador sabe que un evento es un proyecto construido meticulosamente con cada detalle y hora mapeado y planificado con semanas, meses e incluso años, de anticipación. El éxito en la planificación de eventos se logra más fácilmente utilizando herramientas de administración de proyectos como Gaant Charts y Critical Paths, pero un aspecto clave que a menudo se pasa por alto y que te ayudará a ser aún más exitoso es incorporar tecnología de eventos en los planes de tu proyecto.
El equipo de soporte de EventMobi te comparte algunos consejos sobre cómo puedes incorporar tecnología en el proceso de planificación de tu evento y un camino crítico para garantizar que aproveches al máximo tus herramientas, que tengas una implementación sin problemas y maximices el compromiso en el lugar del evento.
La planificación de eventos comienza con tu app
Antes de comenzar con tu aplicación, es importante que tu equipo discuta los objetivos de tu evento y comprenda cómo la tecnología puede ayudar a alcanzarlos. ¿Estás buscando aumentar la participación en el lugar del evento? ¿Promover el networking entre los asistentes? ¿Obtener feedback sobre la experiencia en el evento? Al comprender lo que buscas lograr y cómo la tecnología específica puede ayudarte a alcanzar tus objetivos, puedes asegurarte de incorporar la planificación y el desarrollo de esa funcionalidad en tu plan general.
Una vez que tu equipo comprenda la funcionalidad que deseas utilizar, el equipo de atención al cliente de EventMobi está aquí para ayudarte a comenzar y garantizar que tengas una experiencia fluida en el desarrollo de tu aplicación. Además, tenemos muchas opciones de autoservicio, videos paso a paso, y una base de conocimiento donde puedes encontrar respuestas rápidas a preguntas comunes.
Deberás incorporar la capacitación e integración en la ruta crítica de tu plan de eventos. Recomendamos revisar los recursos de capacitación unas semanas antes de que estés listo para comenzar a crear tu página de registro o de crear tu aplicación.
División del trabajo
Otra conversación importante que tu equipo debe tener al comienzo de la planificación del evento es averiguar quién será responsable de qué aspectos de la tecnología. Algunos equipos encargan a un individuo el desarrollo de la tecnología, mientras que otros delegan el trabajo en función de roles y funciones específicas dentro del equipo.
Con nuestra plataforma Experience Manager, es fácil para tí el agregar múltiples administradores para que todos puedan trabajar en paralelo y darle vida a la plataforma. Considera quién de tu equipo es el más apropiado para administrar las siguientes áreas y delegar en consecuencia la función de estos roles:
- Gestión de datos (Agenda, Ponentes, Asistentes)
- Marca y promoción
- Ingresos y patrocinio
- Participación (Encuestas, Gamificación)
Nuestra plantilla de camino crítico te proporciona pestañas para cada una de estas responsabilidades, por lo que es fácil dividir el trabajo entre tu equipo ideal.
Marca y Marketing de tu app de eventos
Es probable que tu equipo de mercadeo y gestión de marca tenga una gran cantidad de recursos creativos que puedan aprovecharse en la aplicación de eventos. Asegurarte que tu experiencia de marca fluya en el lugar del evento física y digitalmente hará que tu tecnología se sienta integrada al evento en general. Por esta razón, es importante identificar los recursos de marca específicos requeridos para tu App del evento.
Consideraciones en el lugar del evento
También querrás conversar con tu equipo sobre cómo las funciones y la tecnología que planeas usar en el lugar del evento influirán en su flujo y si hay conflictos o desafíos que puedan resolverse anticipadamente.
Por ejemplo, es probable que los asistentes al evento tengan preguntas sobre tu tecnología. ¿Tendrás personal disponible para asistirlos? ¿Los voluntarios recibirán capacitación sobre cómo usar tu aplicación? ¿Cómo prepararás a los ponentes y a su equipo audiovisual para facilitar la votación de la sesión?
El equipo de atención al cliente de EventMobi siempre está disponible para proporcionar las mejores prácticas en función de tu caso de uso específico, por lo que no dudes en comunicarte con cualquier pregunta o inquietud que tengas.
La Ruta Crítica de EventMobi
Dentro de las funcionalidades de nuestra plataforma, hemos creado un camino crítico de planificación de eventos personalizable y fácil de usar que se puede incorporar en cualquier otro proceso de evento y documentación que puedas estar utilizando.
La Ruta Crítica de EventMobi documenta la información que tu equipo necesitará recopilar a lo largo del proceso de planificación, y te permite establecer una fecha de vencimiento y actualizar el estado de cada tarea.
A medida que se acerque tu evento y estés terminando de planificar los últimos detalles, querrás asegurarte de que tu equipo esté a bordo y en la misma página sobre qué funciones de la aplicación de evento utilizarás para lograr tus objetivos. Esto te ayudará a garantizar que tu tecnología se entrelace a lo largo de tu ruta crítica, para crear una experiencia de evento óptima.
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