La tecnología de eventos aumenta la participación de los asistentes: Ideas desde el GMID México
El 12 de abril, el mundo celebró el GMID (Día Mundial de la Industria de Reuniones). Tuve la oportunidad de celebrar el evento GMID México en León, Guanajuato, el corazón de México. Allí conocí a más de 300 profesionales de eventos que vinieron de todo México para celebrar juntos.
Detrás de cada reunión, conferencia y viaje de incentivos hay organizadores de eventos que tienen un impacto en las empresas, las economías y las comunidades. Como Costumer Success Manager para el mercado de América Latina, todos los días tengo el honor de ayudar a los clientes a ejecutar increíbles experiencias de eventos que están dando forma al mundo en el que vivimos.
Durante el evento, participé en un panel sobre la innovación tecnológica en la industria de reuniones y eventos. Uno de los temas candentes discutidos fue el de las herramientas que pueden usar los planificadores de eventos para ofrecer experiencias personalizadas para los asistentes. Como proveedor de tecnología de aplicaciones para eventos, me pidieron que participara en el panel para reflexionar sobre cómo el uso de la tecnología de eventos puede tener un gran impacto en el compromiso de los asistentes antes, durante y después de un evento.
Estas son las dos formas en que la tecnología de eventos tiene o tendrá el impacto más significativo en la participación de los asistentes en los eventos.
Reducir el número de tareas con las que los planificadores de eventos tienen que lidar
Desde el registro hasta el análisis de la aplicación del evento en sí; todo está a un clic de distancia y todo dentro de una sola plataforma. No es necesario tener miles de hojas de cálculo y otros documentos. Incluso si no eres el más experto en tecnología, aún podrás crear experiencias espectaculares para tus participantes usando una aplicación de eventos. Todo lo que se necesita es un dueño de la aplicación (es decir, alguien que supervisará la adopción de la aplicación y determinará qué decisiones tomar para aumentar su adopción) e para incentivar a los asistentes a usarla.
Siendo realistas, el tener una aplicación sólo para mostrar la agenda por sí solo no será lo suficientemente atractivo como para que los asistentes deseen descargar la App y usar la tecnología. El valor proviene de crear interacciones con tu audiencia y entre los miembros de la misma. Además, la tecnología de eventos te permitirá, como planificador, centrarte en la estrategia y asegurarte de cumplir con los objetivos del evento, ayudándote a invertir mejor tu escaso tiempo y evitándote dolores de cabeza al quitar de tu camino tareas que pueden ser más automatizadas.
Uso de analíticos para darle a los asistentes lo que desean
La mayoría de las veces, si se reúnen los análisis de eventos, por lo general no se les ve hasta después de que el evento haya terminado. El problema con esto es que es demasiado tarde para responder a la mayoría de los comentarios de forma inmediata, lo ideal es hacerlo cuando el evento aún está fresco en la mente de tus asistentes. Generalmente, vas a esperar hasta que comiences a planear tu próximo evento, y si eso no va a ser por unos meses, es probable que te olvides de todos los datos valiosos que se recopilaron.
Lo mejor de la tecnología de aplicaciones de eventos es que puedes ver la información reunida en tiempo real. Información de cuándo la gente entra en la aplicación y cómo la usan, ya sea verificando la agenda, biografías de los ponentes o accediendo a los documentos que cargaste de antemano para que los asistentes estén preparados para las presentaciones. Saber esta información te permitirá tomar decisiones antes, durante y después del evento que pueden afectar significativamente el nivel de participación de los asistentes.
En conlusión
Una cosa que he visto una y otra vez es que compartir la agenda del evento con los asistentes a través de una aplicación de eventos es solo el punto de partida. Para tener un verdadero éxito en el uso de la tecnología de eventos, debes integrarla en tu evento de una manera que vaya más allá de lo habitual. Así es como podrás llegar a los asistentes y convencerlos de que adopten la tecnología.
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