6 Maneiras de Melhorar Sua Estratégia de Viagens de Incentivo Usando Tecnologia

Viagens de incentivo é uma indústria crescente à medida que mais e mais empresas estão percebendo o valor de reconhecer seus funcionários, incentivando o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e inspirando o desempenho exemplar. Os funcionários podem esperar por novas experiências e construir equipes em abundância, e os executivos podem apreciar uma maneira efetiva de incentivar o trabalho árduo e uma oportunidade irresistível de realinhar os valores, a visão e direção da empresa.

Ao longo dos anos, temos testemunhado a criatividade do planejador de eventos no seu auge, à medida que nossas soluções de tecnologia de eventos foram aplicadas a uma incrível viagem de incentivo após a outra. Decidimos fazer um balanço de todas as melhores estratégias e aplicá-las à nossa própria viagem de incentivo para ver se poderíamos ultrapassar limites. Nosso destino: Islândia. O objetivo produtivo da viagem foi o visionamento, o vínculo e o planejamento para o futuro (mas poderiam ser as fontes termais também).

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Aqui vão seis dicas criativas que aprendemos com os nossos clientes que usam tecnologia de eventos para criar uma experiência mais produtiva, envolvente e divertida para todos.

1. Estabeleça uma referência consistente e atualizada

Dirigindo-se à viagem, desejamos entusiasmar e motivar a todos, mas, acima de tudo, queríamos nos certificar que todos estivessem preparados. O uso de um aplicativo de eventos como o hub central para todas as informações e comunicações relacionadas a viagens permitiu que todos verificassem qualquer coisa que desejassem saber fazendo uso de um lugar simples. Nós até mesmo permitimos que a equipe compartilhasse artigos e outras notícias islandesas interessantes diretamente a partir do aplicativo de reuniões.

Curiosidades, uma sugestão de lista de itens da bagagem e o protocolo de emergência seriam encontrados na Info Booth (Cabine de Informações), juntamente com alguns destaques da paisagem islandesa. Enquanto isso, mapas de Reykjavik que destacavam restaurantes, monumentos e outros locais de interesse seriam encontrados em sua própria seção e ligados a passeios relevantes na agenda. Ninguém se perderia nesta viagem!

O aplicativo de viagens de incentivo também foi usado para gerenciar todas as comunicações essenciais. Atualizações de email, alertas e notificações foram todos enviados através do aplicativo de eventos e um registro de cada um foi armazenado e facilmente acessível para referência.

O uso do aplicativo de viagem de incentivo como um guia definitivo também permitiu que cada um de nós personalizasse nossas experiências da viagem, adicionando sessões, oradores convidados, documentos e outras informações aos nossos favoritos para uma referência rápida mais tarde. Dentro de cada um de nossos perfis pessoais estavam campos privados que poderíamos usar para preencher restrições alimentares e outras preocupações, que foram exportadas pela equipe de planejamento como um guia útil depois de nos inscrevemos para atividades. Campos privados, de somente leitura, também foram utilizados para nos fornecer informações importantes sobre o voo e os números dos nossos quartos.

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2. Torne As Reuniões Mais Produtivas Fornecendo Conteúdo Com Antecedência

Começando a trabalhar na parte da manhã, garantimos o equilíbrio perfeito entre trabalho e diversão. As reuniões foram planejadas com antecedência para maximizar a produtividade. Adicionar reuniões prospectivas ao aplicativo de viagem como sessões deu a todos uma idéia sobre os tópicos, e o feedback na sessão foi utilizado para avaliar o interesse e colaborar no conteúdo da sessão. Equipes menores assumiram a posse dos projetos mais populares e, em seguida, as apresentações finais foram postadas como documentos para serem baixados diretamente em suas páginas de sessão, para que todos pudessem revisá-las e preparar perguntas e comentários pontuais.

3. Maximize A Experiência Do Público Através De Sessões Interativas

Enquanto o feedback da sessão antes do evento permitiu uma abordagem reflexiva e colaborativa do conteúdo, as pesquisas ao vivo mantiveram os participantes envolvidos no local. Reuniões no café da manhã foram transformadas em discussões interativas. Em uma sessão, cada equipe foi convidada a escolher os valores sobre os quais suas tarefas estavam mais informadas. Ao exibir os resultados ao vivo, tivemos uma excelente ajuda visual e uma plataforma para discussão. Previsivelmente, a equipe de suporte selecionou valores que estavam relacionados a utilidade e transparência, enquanto outras equipes proporcionaram uma oportunidade para alinhamento quando seus votos foram mais divididos e a discussão adaptada à medida que os dados mudaram diante de nossos olhos.

4. Use Jogos Atraentes Para Que Todos Fiquem Envolvidos, Motivados e Atentos

Jogos são viciantes e envolventes porque, enquanto grandes objetivos são divididos em desafios menores, eles fornecem gratificação instantânea e uma dose frequente de realização. Durante uma de nossas sessões de treinamento mais longas, dividimos o conteúdo com desafios de teste de memória, atribuindo pontos por cada resposta correta. O vencedor recebeu uma das duas cobiçadas suítes de hotel. Apostamos o outro quarto naquela noite, e foi premiada a pessoa com a melhor retenção.

Os jogos também são divertidos e sociais. À medida que a viagem chegou ao fim, uma caça ao tesouro amigável (mas competitiva) enviou participantes que cruzaram o local em busca de senhas que lhes renderiam pontos. As pistas apareceram no aplicativo de reuniões e a tabela de classificação manteve uma pontuação.

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5. Use os Insights dos Participantes Para Oferecer As Melhores Atividades e Experiências

As noites eram para diversão e união: jantares, excursões e passeios. O aplicativo de eventos estava cheio de dicas islandesas para que as animar as pessoas antes do evento, e uma pesquisa pré-evento deu a todos ideias enquanto reduzimos a longa lista de coisas para fazer. Isso também nos permitiu manter o controle do número de participantes por atividade, os horários preferidos e exatamente quem estava indo para qual evento, ajudando-nos a garantir que as pessoas passassem tempo juntas.

Quando a lista final foi publicada no aplicativo de eventos, as faixas categóricas permitiram que as pessoas pudessem encontrá-las facilmente e encaixá-las em seus horários. Durante as horas abertas na programação, o bate-papo privado no aplicativo foi perfeito para coordenar excursões uns com os outros.

6. Mantenha Todos os Participantes Ligados na Viagem.

Mudanças são comuns para qualquer evento e as aventuras patrocinadas pela empresa não são diferentes. Atualizações ao vivo e alertas no aplicativo de eventos apareceram em todos os dispositivos, independentemente do tipo, e mantiveram todos no loop. Informações essenciais, mudanças e cancelamentos puderam foram entregues de forma imediata e foram essenciais para a coordenação in loco (é difícil curtir um passeio a pé em um aguaceiro, afinal de contas).

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Também foram úteis para informar o grupo imediatamente. Já está  na hora do desafio do balde de gelo para 30 pessoas? Que bom que eles enviaram um lembrete. Dança em grupo improvisada no estábulo islandês? Com certeza! As atualizações ao vivo nos deram a flexibilidade e a agilidade para mudarmos o plano imediatamente e para nos adaptarmos a obstáculos imprevistos e novas oportunidades à medida que vieram.

Bônus: Buscar Feedback

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Dar aos participantes a oportunidade de se preparar, uma oportunidade para inputs e uma escolha nas atividades é uma ótima maneira de tirar o máximo proveito de sua viagem de incentivo, mas não há nenhum substituto para a retrospectiva. Quando se trata de melhorar seus eventos de um ano a outro, o feedback qualitativo é seu melhor amigo.

Após o evento, preenchemos uma pesquisa no aplicativo de viagens de incentivo, fornecendo informações e elaborando sobre o que gostamos e o que não gostamos. Os dados analíticos que indicaram o uso do nosso aplicativo de eventos foram usados para corroborar nossas histórias. Levando esses dados qualitativos e quantitativos de volta à base, tivemos um alicerce para melhorar o evento do próximo ano.

Alertas enviados por e-mail vieram com instruções para fazer upload de fotos e filmagens da viagem para que pudéssemos todos compartilhar nossas experiências e memórias uns com os outros mais tarde, e o app do evento ainda é usado para guiar as equipes através da execução do projeto com base em reuniões que aconteceram na Islândia.

Embora muitas viagens de incentivo sejam privadas devido ao compartilhamento de documentos internos, estamos felizes em compartilhar nossas experiências e outras dicas que aprendemos com os planejadores de viagens de incentivo no passado.

Agende uma demo e veja como usar a EventMobi em suas viagens de incentivo.

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