Cómo elegir tu plataforma tecnológica para eventos: Más allá de las características del producto
| Cuando trabajamos con nuestros clientes, y les preguntamos sobre la plataforma tecnológica que usarán en sus eventos a menudo nos encontramos con un checklist de las características de los productos que están buscando: encuestas, agenda, perfiles de presentadores, redes, solo por nombrar algunos.
Si bien es importante asegurarte de que el software de administración de eventos que estás seleccionando cumpla con los requisitos de tus funciones, es muy buena idea pensar en un mayor alcance e ir más allá de las funciones del producto. |
| Para garantizar la mejor experiencia posible que tienes cuando configuras y usas tu plataforma de eventos, también necesitarás el apropiado soporte, capacidad de personalización y la capacitación adecuada, especialmente si es la primera vez que usas el programa.
Decidir cómo elegir la plataforma tecnológica de tu evento se reduce a encontrar el socio adecuado, no solo al proveedor. Deseas seleccionar un socio que desee trabajar contigo para garantizar que su tecnología te ayude a alcanzar los objetivos de tu evento. |
| Estos son los cinco factores más importantes a considerar más allá de las características del producto que deben estar en tu checklist al elegir la plataforma tecnológica de eventos. |
1. Variedad de canales de soporte |
| Es importante comprender las horas de atención al cliente y los tiempos de respuesta que proporciona tu socio técnico de eventos, así como los canales que están utilizando. Como consumidores, todos tenemos preferencias por la forma en que nos gusta recibir el soporte o servicio. Algunas personas prefieren poder hacer una llamada telefónica rápida, especialmente durante el mismo evento si se debe abordar algo de inmediato, mientras que a otros les gusta enviar un correo electrónico e incluir capturas de pantalla cuando tienen la oportunidad. |
| Todo se reduce a la preferencia y la urgencia. Deberías considerar la selección de un socio que ofrezca horas que respalden tus zonas horarias de planificación y eventos. También ten en cuenta la variedad de canales ofrecidos para que puedas obtener las respuestas que necesitas, cuando las necesites, de acuerdo con la forma en que deseas recibirlas. |
| En EventMobi, brindamos asistencia por teléfono, correo electrónico y chat en vivo. La opción de chat en vivo es única ya que te permite hacer preguntas y obtener asistencia en tiempo real, mientras trabajas en nuestra plataforma Experience Manager. A través de nuestras oficinas norteamericanas y europeas en Berlín y Toronto, también podemos brindarle una amplia cobertura, ¡incluso los fines de semana! |
2. Se proporcionan las mejores prácticas y recomendaciones personalizadas |
| Al seleccionar un socio para manejar la plataforma tecnológica de tus eventos, también debes asegurarte de estar cubierto en términos de conocer las mejores prácticas y recibir recomendaciones personalizadas. Sabemos que tus eventos son únicos y es probable que, aunque una plataforma pueda cumplir con los requisitos de tus funciones, comprender cómo implementarlos exitosamente para lograr tus objetivos de los eventos es otro tema. Cuando preguntes acerca de las características durante el proceso de ventas, asegúrate de preguntar qué recursos están disponibles para apoyarte en el camino. |
| En EventMobi, nuestro Centro de Conocimientos y la sección de Recursos de nuestro sitio web son excelentes herramientas de autoayuda. Como otro recurso, nuestros equipos de Event Success y Atención al Cliente siempre están dispuestos a tomar una llamada para ayudarte a aplicar esas prácticas en tu próximo evento. |
3. Fácil de usar |
| Teniendo en cuenta la facilidad de uso desde tu perspectiva como usuario de la plataforma del programa de eventos, y la experiencia del usuario final desde la perspectiva de asistente es muy importante. Es genial si la herramienta cumple con los requisitos de tus funciones, pero si la implementación y administración requerirá mucho tiempo, o si fuera demasiado difícil que los asistentes aprendan, la adopción tanto de tu equipo como de los asistentes al evento será baja. Eso significa que habrías invertido todo el presupuesto en el programa que definitivamente no generaría mucho ROI. |
| Es crucial asegurarte de seleccionar una herramienta que sea fácil de usar y navegar por tus asistentes. Muchos planificadores de eventos ya enfrentan el desafío de lograr que sus asistentes adopten nuevas tecnologías, y si la primera experiencia que tienen con una herramienta como una app de eventos es mala, es probable que no quieran intentarlo nuevamente (al menos por un largo tiempo). |
| Querrás asegurarte de que puedan ser independientes cuando se registren o usen tu app de eventos para limitar la cantidad de correos electrónicos de soporte o preguntas que recibas en el sitio. Una de las mejores prácticas es pedir a tus proveedores potenciales ejemplos de demostración y una prueba del backend para que puedas ver qué tan fácil es la plataforma desde una nueva perspectiva del usuario. |
4. Lograr tus objetivos del evento |
| Es probable que estés comprando una solución tecnológica para eventos para un propósito específico, tal vez quieras aumentar la participación de los asistentes, brindar más valor a tus patrocinadores o hacer que tus sesiones sean más interactivas. Comprender los objetivos de tu evento y cómo tu tecnología puede ayudar a apoyarlos es una parte crítica del proceso de la planificación del evento. |
| Durante el proceso de compra, debes preguntar a tus socios potenciales sobre cómo su tecnología no solo ayudará a respaldar estos objetivos, sino también cómo estos objetivos se pueden medir de manera cuantificable. En EventMobi te unirás a uno de nuestros especialistas en Event Success para que comiences a desarrollar la tecnología de tu evento y te ayudarán a hacer una lluvia de ideas sobre estos objetivos, y cómo será el éxito para estos objetivos. También tendrás un informe para que nuestro equipo pueda ayudarte a reunir las dimensiones y las métricas que necesitas para demostrar que se lograron los objetivos de tu evento. |
5. Entrenamiento |
| Los diferentes proveedores ofrecerán diferentes opciones de capacitación, lo cual es importante para garantizar a tu equipo como a ti mismo para que estén familiarizados con la plataforma tecnológica. En EventMobi acabamos de lanzar una serie de vídeos más demandados de capacitación que te guiarán a través del proceso a tu propio ritmo y en tu propia línea de tiempo, así como un seminario web de capacitación semanal que te dará una visión general completa de la plataforma, así como incluir una sesión en vivo de preguntas y respuestas. Asegurarte de que tengas una comprensión básica de la plataforma es una excelente manera de iniciar tu proceso de implementación de la tecnología. |
En conclusión |
| Si bien la selección de un socio tecnológico para eventos que cumpla con los requisitos de tus funciones es muy importante, también debes considerar el soporte y los servicios que se te proporcionarán. Es imperativo asegurarte de contar con el apoyo y la orientación que necesitas, así como de alguien que pueda proporcionar recomendaciones personalizadas sobre cómo dar vida a la tecnología de tu evento. Nuestro equipo de Customer Experience está listo para ayudarte a hacer realidad los sueños tecnológicos de tu evento. |