La transformación digital en los eventos
Blog post cortesía de nuestro partner en España, Orquidea Technology Group
La tecnología en los eventos no proporciona solamente un factor sorpresa para tus invitados sino que agiliza las operaciones, te permite hacer más en menos tiempo y ayuda a facilitar las conexiones entre los asistentes. ¿Haces de la digitalización parte de tu estrategia de eventos?
La tecnología está presente en todos los aspectos de nuestra vida diaria y, por esa sola razón, necesita ser parte de tus eventos. Incluso los rezagados tecnológicos se encuentran usando la tecnología en un sinfín de usos cotidianos que pueden aprovecharse también en el ámbito profesional. Algunas personas se han acostumbrado tanto a la búsqueda verbal que les molesta teclear en una ventana.
Estas expectativas personales del usuario se transfieren a las expectativas de los asistentes en los eventos. Debido a esto, la digitalización está afectando a todos los aspectos, algunos de los más comunes son:
- Marketing del evento
- Planificación del evento
- Venta de entradas y registro
- Evaluación y gestión de ponentes
- Presentaciones de eventos
Pero esto también está provocando cambios en otros aspectos. La transformación digital de los eventos juega un papel importante en la comprensión de los datos de eventos. No solo proporciona las herramientas en los informes de consulta, sino que los datos ayudan a personalizar tus esfuerzos de digitalización, como el email marketing.
Pero, ¿Cómo desempeña la digitalización un papel en la estrategia de tu evento? ¿Y de qué manera debería hacerlo? El papel de la digitalización en la estrategia de eventos
1. Mejorar el engagement
Es probable que esta sea una gran intención para sus eventos. La mayoría de los planificadores de eventos desean ver un mayor compromiso entre los asistentes porque saben que impulsa la venta de entradas y genera lealtad. ¿Pero cómo debes usar las soluciones digitales para aumentar el engagement?
Admitámoslo, la mayoría de las personas casi no se separan de sus dispositivos móviles así que usemoslo para conectarlos con el evento. Las apps para eventos son un manera sencilla de convertir los smartphones en una herramienta interactiva del evento, mostrando toda la información de tu reunión o congreso y permitiendo interactuar en ponencias o juegos de gamificación desde la misma.
También permite proyectar la interacción de las redes sociales en tiempo real a través de una pantalla o sitio web para darle visibilidad. Los asistentes reaccionan de una manera muy proactiva al ver reflejados sus tuits, y esto les motiva a publicar en las redes sociales de nuevo, logrando el objetivo de los organizadores.
2. Ahorro de tiempo
¿Por qué la mayoría de directivos no responden el teléfono de su compañía? Porque no vale la pena su tiempo y hay cosas que necesitan hacer. Lo mismo ocurre con algunas de tus actividades durante la planificación de los eventos. ¿Por qué registrar un teléfono cuando es mucho más rápido que alguien se registre online?
Para trabajar de la manera más eficiente posible, automatiza todos los procesos posibles para dedicar ese tiempo a tareas que no pueden serlo. Por ejemplo, las publicaciones en las redes sociales pueden programarse para ser enviadas a una hora concreta, sin embargo, hacer que alguien se sienta bien recibido no es algo tan sencillo de automatizar.
La digitalización puede optimizar tus esfuerzos para que utilices el tiempo en las cosas que requieren una atención y tacto personalizados. Las soluciones digitales pueden hacer tus días más productivos reduciendo la cantidad de tiempo que lleva realizar la mayoría de tareas.
3. Proporcionar respuestas a medida
La digitalización puede ayudar a garantizar que tus asistentes tengan toda la información que necesiten, cuando y donde la necesiten. Ya no es necesario llamar a la oficina para preguntar cuándo comienza el evento, ni necesitan encontrar una guía en papel para saber dónde está la próxima sesión. Las soluciones digitales brindan respuestas a tus invitados
desde cualquier lugar (siempre que tengan conexión a internet).
Las respuestas están siempre actualizadas y se pueden proporcionar en tiempo real. Las personas también pueden usar la búsqueda activada por voz, que es interesante y útil.
No olvide la importancia de ayudar a los asistentes a conocer la ciudad anfitriona. La digitalización puede ayudarles a través de los servicios de asistencia digital y posicionamiento GPS.
4. Mejorar las conexiones
Si bien esta idea puede ser muy similar a la mejora del engagement, las conexiones entre las herramientas digitales y las redes sociales se están integrando cada vez más. La mayoría de las tecnologías para eventos ahora tienen la capacidad de integrar las interacciones sociales para que los asistentes puedan estar presentes en tu evento mientras
comparten información de manera online.
Las redes sociales pueden mantener a los asistentes en contacto con el evento al facilitar la creación de interacciones bajo un hashtag o con foros de discusión. Este tipo de comunidades pueden ayudar a las personas a conocerse entre sí antes de poner un pie en el evento y les ayudará a mantener el contacto después. También pueden ser un lugar increíble para intercambiar ideas, mejores prácticas e innovaciones.
Las aplicaciones móviles le ayudan a conectar a los asistentes de características similares o compatibles, ejerciendo como una excelente herramienta de networking antes, durante y después del evento.
Por último, la automatización del marketing puede desempeñar un papel importante en el tránsito de los asistentes hacia el embudo de ventas, ofreciéndoles el contenido y los mensajes precisos en función de su actividad o preferencias. Una vez finalizado el evento, puedes usar esta herramienta para mantener el contacto hasta el próximo año.
5. Facilitar comentarios
Olvida los formularios en papel. La digitalización le ayuda a recopilar comentarios importantes de una manera mucho más interactiva. Las encuestas o las preguntas a los ponentes desde los dispositivos móviles permiten a los asistentes conectarse y reaccionar con los contenidos del evento al instante.
También puedes alentar a los asistentes a subir una reseña en video de su experiencia con los ponentes o las sesiones. A la gente le encanta el video y ofrece una experiencia mucho más atractiva para los espectadores.
6. Hablando con la comunidad
Una de las formas de comunicación más valiosas del marketing es el boca a boca. Es el más efectivo pero no existe control sobre el. La digitalización y los asistentes que participan en una plataforma social pueden impulsar el alcance de tu evento de forma astronómica. Asegúrate de que los asistentes conozcan el hashtag y de que el tipo de velocidad de WiFi
les permita comunicarse sin problemas.
Además de proporcionarte una mayor comercialización, facilitar la capacidad de los asistentes para transmitir en vivo desde tu evento les da la oportunidad de compartir lo que están aprendiendo y experimentando con sus compañeros. Si su evento les proporciona contenido que valga la pena, los asistentes volverán.
La digitalización también puede ayudarte a:
- Reducir los costos de personal y ahorrar tiempo (mediante la creación de estructuras de flujo de trabajo más eficientes)
- Aumentar la satisfacción de los asistentes
- Comunicarse de manera más efectiva con los interesados y los asistentes
- Crea impresionantes interacciones en vivo
En conclusión, la digitalización ha sido uno de los mayores cambios en los eventos en los últimos tiempos. Desde la mejora del marketing por correo electrónico, la digitalización es, sin duda, parte imprescindible en la estrategia de los eventos y crucial para la consecución de los objetivos.