Como o Fórum de Associações Engajadoras Aumentou o Envolvimento dos Participantes
Sessões participativas são consideradas muito valiosas para os participantes da conferência. Eles ajudam os participantes a solucionar problemas profissionais, encontrar soluções, e a se beneficiarem de informações coletivas que são compartilhadas em grupos. No passado, eram utilizados charts em papel para coletar essas idéias, porém quando a sessão terminava, esses papéis eram enrolados e deixados para trás até serem completamente esquecidos. Para os participantes e os organizadores todo o valor da conferência era deixado naquela sala de reuniões.
Doreen Ashton Wagner queria mais para seus eventos, portanto quando chegou a hora de ela planejar a sessão final de sua conferência de dois dias, ela decidiu fazer uma pausa. Sua conferência, Fórum de Associações engajadoras, estava já em seu terceiro ano de existência e continuava condizente com o tema de seu evento – Envolvimento dos participantes – ela estava procurando por um novo ponto de vista na mesma velha sessão participativa. Foi aí então que ela teve a idéia de organizar uma sessão no estilo Hackathon. Dentro de um espaço tecnológico, ela queria criar um ambiente colaborativo, focado em “despejar” conhecimento – Uma maneira de seus participantes (em sua maioria entre seus 40 e 50 anos) compartilharem idéias, pensamentos, questões e preocupações sobre um tópico que eles escolhessem, mas também para ganhar acesso sobre quais assuntos eles estavam conversando para que pudessem levar esses aprendizados para casa com eles no final do dia.
No passado, esse tipo de sessão era feita manualmente. As idéias eram coletadas na sala, escritas em charts de papel e votadas por várias pessoas. As discussões aconteciam em pequenos grupos e quem falasse mais alto na mesa geralmente era quem dominava a conversa.
Fora com o velho, entrando com o novo
Para Ashton Wagner, essa era a hora de se tornar digital. Ela abandonou os charts de papel e passou a usar os recursos de pesquisa ao vivo do aplicativo de eventos em seu celular para permitir que os participantes votassem em tópicos de discussão predeterminados durante o evento. Antes de a sessão Hackathon começar, ela escolheu os TOP 6 tópicos e atribuiu duas mesas para cada tema, para que dessa forma o tamanho do grupo pudesse ser gerenciado para facilitar as discuções face-a-face.
Depois, ela utilizou o recurso “Discussões em grupo” do aplicativo como se fosse um bloco de notas colaborativo. Cada membro do grupo podia digitar seus pensamentos, questões, perguntas, preocupações e soluções dentro do grupo de discussões, tornando o processo democrático e acabando com a necessidade de ter uma pessoa fazendo anotações. Isso nivelou o campo de participação e abriu espaço para participantes mais introvertidos ou aqueles mais confortáveis em escrever do que falar, de participar das discussões em grupo.
Quando a hora das apresentações dos achados de cada grupo chegou, Ashton Wagner colocou cada discussão individual dos Grupos de discussão em uma grande tela, dessa forma todo o grupo poderia ver sobre o que discutiram, além disso, os participantes também podiam acompanhar pelo aplicativo. Ela foi capaz até de acessar os tópicos de discussão após o evento, assim como também os participantes, para que pudessem levar todo o conhecimento adquirido para casa sem sobrecarregar suas malas.
Conhecendo o objetivo do evento
Se livrar do chart de papel foi a escolha certa para Ashton Wagner. Utilizar o aplicativo não era somente mais econômico do que alugar Hardware de seus fornecedores, mas também o uso dos recursos dentro do aplicativo como por exemplo Grupo de discussões, fizeram com que ela pudesse extender a discussão além do dia do evento. Além disso, se seus participantes saíssem da sala para fazer uma refeição rápida ou se um pensamento tirasse sua atenção, eles ainda poderiam contribuir com o Grupo de discussões. “O melhor sobre esse recurso é que a presença física de seus participantes não é necessária e as limitações de tempo são eliminadas”, afirma Ashton Wagner. “Todas essas coisas contribuem para se tirar o máximo do envolvimento que é o objetivo principal do evento”.
A utilização de pesquisas ao vivo e discussões em grupo como sendo parte do fórum de associações engajadoras também incentivou um maior envolvimento e aquisição do aplicativo de evento e levou Ashton Wagner a alcançar a melhor experiência vivida com um provedor de aplicativos de eventos até o momento. Além de satisfazer os objetivos dos organizadores, de inovar, tentar coisas novas e envolver os participantes.
Doreen Ashton Wagner; Brandon Bedford, EventMobi; Meagan Rockett
“Nosso evento é uma plataforma para experimentar coisas novas,” afirma Meagan Rockett parceira de Ashton. “Desde que estejamos sempre indo em frente com novas idéias, novas coisas, novas plataformas, então estaremos atingindo nosso objetivo de facilitar o envolvimento entre as pessoas”.
Sabe qual o único arrependimento dela? Não ter utilizado mais o recurso da resposta da audiência e engajamento. “Seria magnífico utilizar esses recursos em cada vez mais sessões no próximo ano e até mesmo nas pós-sessões quando pessoas podem perguntar e ter suas perguntas respondidas pelo palestrante ou painel,” argumentou Rockett. “Existem tantas maneiras de você utilizá-lo!”
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