6 recomendaciones para mejorar tu estrategia de viajes de incentivo usando tecnología de eventos

Los viajes de incentivo son parte de una industria en crecimiento, cada día más y más empresas se dan cuenta del valor de reconocer a sus empleados, fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal e inspirar un desempeño ejemplar. Los empleados pueden tener nuevas experiencias y actividades de integración de equipo rodeados de lujos; y los ejecutivos pueden encontrar una manera efectiva de incentivar el trabajo arduo y una oportunidad libre de quejas para realinear los valores, la visión y la dirección de la empresa.

A través de los años hemos sido testigos de la creatividad de planificadores en su punto más alto, en la misma medida que nuestras soluciones tecnológicas de eventos han sido aplicadas a un increíble viaje de incentivos tras otro.  El año pasado, decidimos hacer una recopilación de todas las mejores estrategias y aplicarlas a nuestro propio viaje de incentivo para ver si podíamos superar los límites. Nuestro destino: Islandia. El propósito productivo del viaje fue la visión, la vinculación y la planificación para el futuro ( y claro, las aguas termales también).

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Aquí te presentamos seis recomendaciones creativas que aprendimos de los clientes que utilizan la tecnología de eventos para crear una experiencia más productiva, atractiva y amena para todos.

1. Establece una referencia consistente y actualizada: tu aplicación de viaje de incentivo

Antes del viaje, queríamos que todos estuvieran emocionados y motivados, pero antes que nada, queríamos asegurarnos de que todos estuvieran preparados. El uso de una aplicación de eventos como el centro de todas las comunicaciones e información relacionadas con el viaje, les dio a todos un lugar sencillo para verificar toda la información que quisieran saber. Incluso permitimos que el personal compartiera artículos y otras noticias islandesas emocionantes directamente en la aplicación.

Datos curiosos, una lista de paquetes sugeridos y el protocolo de emergencia podían ser encontrados en el stand de información, junto con algunos detalles del paisaje islandés. Mientras tanto, los mapas de Reykjavik que destacaban restaurantes, monumentos y otros sitios de interés se podían encontrar en su sección propia y estaban enlazados a las salidas relevantes en la agenda. ¡Nadie se iba a perder en este viaje!

La aplicación de viaje de incentivo también se usó para administrar todas las comunicaciones esenciales. Las actualizaciones de correo electrónico, las alertas y las notificaciones automáticas se enviaron a través de la aplicación de eventos, y se almacenó un registro de cada uno y se pudo acceder a él fácilmente para referencia.

El uso de la aplicación de viaje de incentivo como una guía definitiva también nos permitió a cada uno de nosotros personalizar nuestras experiencias del viaje, agregando sesiones, oradores invitados, documentos y otra información a nuestros propios favoritos para una referencia rápida más adelante. Dentro de cada uno de nuestros perfiles personales había campos privados que podíamos utilizar para completar restricciones dietéticas y otras necesidades, que el equipo de planificación exportó como una guía útil después de que nos registramos en actividades. Los campos de información privada, de vista previa solamente, se usaron para brindarnos información importante sobre el vuelo y nuestros números de habitación.

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2. Haz que las reuniones sean más productivas al proporcionar contenido con anticipación.


Comenzando por las mañanas, nos aseguramos de tener el equilibrio perfecto de trabajo y diversión. Las reuniones se planearon con mucha anticipación para maximizar la productividad. El aplicar reuniones potenciales a la aplicación de viaje como sesiones, les dio a todos un aviso sobre los temas, y la retroalimentación durante la sesión se utilizó para medir el interés y para compartir y colaborar en el contenido de la sesión. Los equipos más pequeños tomaron posesión de los proyectos más populares, y luego las presentaciones finales se publicaron como documentos descargables en sus páginas de sesión para que todos pudieran revisarlas y preparar preguntas y comentarios.

3. Aprovecha la experiencia de la audiencia a través de sesiones interactivas

Si bien la retroalimentación de la sesión antes del evento permitió un enfoque reflexivo y colaborativo del contenido, las encuestas en vivo mantuvieron a los participantes interesados. Las reuniones de desayuno se transformaron en discusiones interactivas. En una sesión, se pidió a cada equipo que seleccionara los valores que son esenciales para sus tareas diarias. Al mostrar los resultados en vivo, tuvimos una gran ayuda visual y una plataforma para el debate. Como era de esperarse, el equipo de soporte seleccionó valores que tenían que ver con la amabilidad y la transparencia, mientras que otros equipos ofrecieron una oportunidad para su alineación cuando sus votos estaban muy divididos, y la discusión se adaptó a medida que los datos cambiaban en frente de nuestros propios ojos.

4. Usa juegos atractivos para involucrar a todos los participantes, mantenerlos motivados y atentos

Los juegos son adictivos e interesantes porque, como los grandes objetivos se dividen en desafíos más pequeños, proporcionan gratificación instantánea y una dosis frecuente de logros. Durante una de nuestras sesiones de capacitación más largas, rompimos el contenido con retos de pruebas de memoria, otorgando puntos por cada respuesta correcta. El ganador obtuvo una de las dos codiciadas suites del hotel. Jugamos por la otra habitación esa noche, y fue otorgada a la persona con la mejor retención.

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Los juegos son divertidos y sociales, también. Cuando el viaje llegó a su fin, una búsqueda del tesoro amistosa (pero competitiva) envió a los participantes a recorrer el local del evento en busca de códigos de acceso que valían puntos. Las pistas aparecieron dentro de la aplicación de la reunión y la tabla de líderes mantuvo el puntaje.

5. Usa las perspectivas de los participantes para ofrecer las mejores actividades y experiencias

Las noches fueron para la diversión y para conectarnos: cenas, excursiones y tours. La aplicación del evento estuvo repleta de curiosidades islandesas para entusiasmar a la gente antes del evento, y una encuesta previa al evento dio a conocer a todos a medida que redujimos la larga lista de cosas por hacer. Esto también nos permitió rastrear el número de participantes por actividad, los intervalos de tiempo preferidos, y exactamente quién iba a cada evento, ayudándonos a asegurarnos de que las personas pasaran tiempo juntos.

Cuando se publicó la lista final en la aplicación de eventos, el uso de pistas categóricas (tracks) le permitió a las personas encontrar las actividades  fácilmente y agregarlas a sus horarios. Durante las horas hábiles en el horario, el chat privado en la aplicación fue perfecto para coordinar excursiones entre ellos.

6. Reúne a todas las personas sin previo aviso.

Los cambios son típicos de cualquier evento, y las aventuras patrocinadas por la empresa no son diferentes. Las actualizaciones y alertas en vivo dentro de la aplicación del evento aparecieron en todos los dispositivos, y mantuvieron a todos al tanto. La información esencial, los cambios y las cancelaciones se podían informar al momento que sucedían y eran esenciales para la coordinación in situ (después de todo, es difícil disfrutar de una caminata en medio de la lluvia).

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También fueron útiles para reunir al grupo al instante. ¿Ya es hora del desafío del balde de agua con 30 personas? Menos mal que enviaron un recordatorio. ¿Baile de línea improvisado en el establo islandés? ¡Sí por favor! Las actualizaciones en vivo nos dieron la flexibilidad y agilidad para cambiar el plan en un momento dado y para adaptarnos a los obstáculos imprevistos y las nuevas oportunidades que surgieron.

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El ofrecer a los participantes la oportunidad de prepararse, una oportunidad de participación y una opción en las actividades es una excelente manera de aprovechar al máximo tu viaje de incentivo, pero no hay sustituto para la retrospectiva. Cuando se trata de mejorar tus eventos a través de los años, los comentarios cualitativos son tu mejor amigo.

Después del evento, completamos una encuesta posterior en la aplicación de viaje de incentivo, brindando información y elaborando sobre lo que nos gustó y lo que no nos gustó. Los análisis que indicaron el uso de nuestra aplicación de eventos se utilizaron para corroborar nuestras historias. Tomando estos datos cualitativos y cuantitativos de regreso a nuestra base, teníamos un fundamento para mejorar el evento del próximo año.Alertas enviadas por correo electrónico brindaron instrucciones de como subir fotos y videos del viaje para que todos pudiéramos compartir nuestras experiencias y recuerdos, y la aplicación del evento todavía se usa para guiar a los equipos a través de la ejecución de proyectos que se idearon en las reuniones celebradas en Islandia.

Mientras que muchos viajes de incentivos son privados debido al intercambio de documentos internos, nos complace compartir nuestras experiencias y otros consejos que hemos aprendido de los planificadores de viajes de incentivo en el pasado.

 

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