Guía de eventos virtuales: cómo crear tu conferencia en línea

A woman watching a livestream during a virtual job fair on her laptop, indoors on a table

Logra el Éxito Virtual de tu Evento

Si bien muchos planificadores aún no han tenido la oportunidad de organizar un evento virtual o híbrido, pasar de un formato presencial a uno virtual ofrece nuevas oportunidades para involucrar a los asistentes y patrocinadores, todo mientras se extiende el alcance de tu evento.

Cuando elimines el lugar físico de la ecuación, el diseño de la experiencia del evento requerirá un replanteamiento, pero en realidad la creación del flujo perfecto con la combinación correcta de contenido e interactividad puede ser más fácil.

Mismas Metas, Nuevas Tácticas

Aunque las metas y objetivos del evento seguirán siendo los mismos, necesitarás nuevas herramientas y tácticas para lograrlos. En un formato en persona, la tecnología a menudo es periférica al ajetreo de las actividades en el sitio. En un formato virtual, la tecnología del evento ocupará un lugar central. El flujo del su evento y la interacción entre los asistentes, los oradores y los patrocinadores dependerán de las capacidades de la plataforma de eventos virtual que elijas.

Una plataforma de eventos virtuales flexible e intuitiva te dará la mayor libertad al diseñar la experiencia de evento. También debes poder usar la misma plataforma para pasar a un formato híbrido o en persona a medida que cambian las restricciones de viaje y salud.

Considera cómo podrás alinear el contenido y la complejidad con el nivel adecuado de interacciones. Por ejemplo, las reuniones internas pequeñas pueden simplemente requerir un control central para exhibir una transmisión en vivo y contenido de video pregrabado con funciones de interacción como chat grupal, mientras que las conferencias más grandes pueden necesitar ejecutar múltiples transmisiones en vivo y sesiones simultáneas (contenido pregrabado con contenido en vivo interacción) con salas de video en parelo para un máximo nivel de interacciones.

El éxito del evento virtual depende de la monetización efectiva, la producción de video de alta calidad y las herramientas de participación adecuadas.

En las últimas semanas, el equipo de EventMobi ha tenido cientos de conversaciones con clientes a medida que los planificadores de todo el mundo exploran cómo crear eventos virtuales atractivos. Para ayudarte a comprender cómo puedes adaptar tu reunión, conferencia o exposición comercial a un formato en línea, describimos los tipos de eventos más comunes que estamos ayudando a virtualizar y enumeramos las herramientas y los servicios profesionales que se utilizan para crear Experiencias Virtuales Atractivas.

Virtual Event Space with multi-video livestream session and Registration Website

Tipo de evento virtual: reunión interna

Si estás planeando….Una reunión breve y enfocada en temas como:
• Revisión trimestral
• Actualización de políticas
• Entrenamiento interno
Si Esperas…• Educar, informar, recopilar comentarios.
• Crar una biblioteca de contenido (incluidas las diapositivas y las grabaciones de la sesión) que será accesible una vez que finalice el evento
Si estás buscando…•Una plataforma de eventos virtuales de autoservicio y fácil de configurar
• Que pueda integrarse con el actual seminario web, transmisión en vivo y plataformas de registro existentes.
Tamaño y alcance:• 50-500+ participantes
Duración del Evento:• 2-4 horas en un solo día o una serie de eventos cortos
Formato de Agenda• Bastante lineal: flujo de video único de sesiones plenarias continuas, educativas y conferencias
Nivel Deseado de Interactividad:• Bajo: limitado a encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las transmisiones en vivo

Qué es Importante:

Opciones de Video:••• Integrado y con transmisión desde tu plataforma de videoconferencia preferida o de plataformas de alojamiento de video
• Que los asistentes puedan ver transmisiones y comentar en tiempo real con encuestas en vivo y preguntas & respuestas
•Con enlace a videos grabados antes y después del evento
Patrocinios:No necesarios
Networking:••Chat básico y foros sobre temas relacionados
Interactividad:••••Encuestas, preguntas y respuestas o gamificación para medir la retención de la audiencia y recopilar comentarios
• Encuestas de sesión para obtener comentarios sobre los oradores y el contenido.
• Chat privado y grupal para brindar oportunidades de networking
EntretenimientoNo es necesario
Medidas del Éxito:•••• Porcentaje de registrantes que iniciaron sesión
• Número de participantes en línea que miran las transmisiones en vivo y videos pregrabados
• Tasa de interactividad (porcentaje de participación)
• Pruebas de transferencia de conocimiento a través de encuestas previas / posteriores o encuestas en vivo durante las transmisiones

Qué Necesitas: 

EventMobi Virtual Space• Autoservicio
• Se integra con cualquier plataforma de registro (Swoogo, Cvent, Eventbrite, etc.), o deja que EventMobi construya tu sitio web y formularios de registro
• Incluye encuestas de sesiones en vivo, preguntas y respuestas y discusiones grupales
• Integración de videoconferencia y transmisión en vivo de Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 o cualquier fuente de transmisión RTMP
• Carga videos pregrabados para crear una galería de videos sobre pedido antes o después del evento

Virtual Conference

Tipo de Evento Virtual: Conferencia

Si estás planeando….Un evento de tamaño medio, asistentes prerregistrados, como:
• Conferencia de usuarios
• Kick-off de ventas
• Eventos de entrenamiento premium
Si esperas…• Ofrecer a los asistentes y patrocinadores / expositores una variedad de oportunidades para conectarse
Si estás buscando…• Marketing para tu evento y registro
• Una plataforma virtual moderna y profesional, fácil de navegar para los asistentes.
• Configuración y soporte.
• Producción de alta calidad y administración del flujo del contenido
Tamaño y alcance:200-1000+ participantes y unos cuantos expositores
Duración del Evento: • Programa único o de varios días
Formato de Agenda: • Uno o dos canales de transmisión para hacer livestream de sesiones continuas, moderadas por un presentador digital
• Muchas sesiones pregrabados o simultáneas para que los asistentes puedan explorar lo que quieran, cuando quieran
Nivel Deseado de Interactividad:•Crear oportunidades de networking divertidas es clave
• Fomentar conexiones 1: 1
• Mantener a todos atentos con sorteos o rifas, agregando valor a los patrocinadores.
• Crear talleres más pequeños o mesas redondas moderadas para aumentar la participación
• Habilitar chat en vivo, encuestas, preguntas y respuestas durante las transmisiones en vivo

Qué es Importante:

Opciones de Video:••••Una mezcla de video en vivo y pregrabado, con acceso escalonado a contenido exclusivo
• Integración con la plataforma de videoconferencia preferida para talleres y mesas redondas.
• Producción de transmisión en vivo de alta calidad para transmisiones clave con encuestas de participación en vivo y sesión de Q&A
Patrocinios:•••Todo, desde stands de expositores virtuales hasta obsequios patrocinados y anuncios publicitarios.
• Incruste videos patrocinados en transmisiones en vivo, o superponga mensajes patrocinados en transmisiones pregrabadas o en vivo
Networking:•••• Múltiples foros para el chat de asistentes y para conectar a los asistentes con patrocinadores.
• Oportunidad de Uso de talleres moderados y mesas redondas.
Interactividad:•••• Herramientas para fomentar la participación en eventos patrocinados con gamificación.
• Encuestas en vivo y preguntas y respuestas durante las sesiones en vivo
• Sorteos de premios y rifas en vivo entre sesiones
Entretenimiento:••••Cóctel virtual patrocinado
• Música en vivo antes de la apertura de la sesión principal
• Las cestas de regalo y material promocional se enviarán por correo a la audiencia remota para que se abran durante el evento en vivo
Medidas del Éxito :••••Conteo de inicio de sesión y reproducción de video de los asistentes
• Tasa de compromiso (porcentaje de participación)
• Transferencia de conocimiento verificada a través de encuestas previas / posteriores o encuestas en vivo durante la transmisión
• Conteo de video play y clics en anuncios publicitarios
• Monitoreo de uso posterior al evento

Qué Necesitas:

Website del Evento y Registro • Elige una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
• Integra videos teaser, anuncios publicitarios de patrocinadores y perfiles de patrocinadores
•Dá un adelanto de lo que será la Agenda
• Ofrece tickets escalonados, permite que los registrantes se inscriban por sesión, administra los límites de cada una
Social Media Dashboard•Monitorea publicaciones en redes sociales y rastrea datos de cuentas sociales
• Identifica y comprende el impacto de los influenciadores de eventos.
• Incrusta un muro de redes sociales en vivo en tu sitio web del evento y en tu espacio virtual
EventMobi Virtual Event Space y GoLive! Servicios de Producción• Configuración, diseño y construcción del espacio virtual para eventos.
• Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales.
• Integración de video y transmisión en vivo
• Con encuestas en vivo, votaciones, sesiones de preguntas y respuestas a las sesiones
• Debates en mesas redondas de video
• Desafíos de gamificación
• Logotipos de patrocinadores y anuncios publicitarios
Manejo de Expositores • Configuración completa de stands de expositores virtuales:
• Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
• Chat uno a uno
• Producción de una presentación de patrocinador de 1 hora.
• Estrategia de sorteo para captura de leads
Manejo de Ponentes • Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
• Soporte en el día de la transmisión en vivo o captura de contenido pregrabado
Sesiones de Pre-producciónLa producción de sesiones pregrabadas (simulive) incluye:
• Titular
• Superposiciones de marca, texto y gráficos
• Agregar video del patrocinador previo y posterior a la sesión
Producción en Vivo• Preparación del flujo del Show • Soporte en vivo para anfitriones y oradores.
Soporte en Vivo para participantes• Chat en vivo para ayudar con el acceso, y solución de problemas generales

Virtual booth for virtual event

Tipo de Evento Virtual: Conferencia & Expo

Si estás planeando….Un evento a gran escala, como:
• Reunión anual
• Conferencia
• Expo

Si esperas…• Ofrecer una variedad de sesiones educativas en diferentes formatos.
• Fomentar las conexiones entre participantes y patrocinadores / expositores.
• Crear exposición de marca y oportunidades de generación de leads para patrocinadores
Si estás buscando…• Un evento con todo y soporte completo
• Desde el diseño y la producción de video hasta el día de la ejecución y el soporte en vivo – este evento requerirá que todos estemos a bordo
Tamaño y Alcance:1000-20000+ participantes, 100+ expositores
Duración del Evento:• Programa de varios días
Formato de Agenda:• Abierto: múltiples transmisiones simultáneas, y algunas sesiones programadas
• Flexibilidad para ‘elegir su propia aventura’ para los asistentes, con contenido grabado antes y después del evento
Nivel Deseado de Interactividad:• Medio: la participación en la sesión en línea es importante para algunas sesiones, pero no para todas las transmisiones
• Oportunidades para conectar patrocinadores y asistentes a través de chat o talleres patrocinados y mesas redondas.
• Se puede facilitar el networking de los asistentes con citas preprogramadas, chat y videollamadas

Qué es Importante:

Opciones de Video:•••• Cualquier cosa, desde sesiones pregrabadas y transmisiones en vivo hasta videos sobre pedido con preguntas y respuestas en vivo, con calidad de primera categoría
• Capacidad para simular (reproducir videos pregrabados) y luego llevar al presentador y al orador en vivo para tomar preguntas y respuestas
Patrocinios:•••• Críticos para la generación de ingresos.
• Con oportunidades ilimitadas para generar conocimiento de la marca y generación de clientes potenciales
• Dependiendo del precio de la entrada y el paquete de patrocinio, la oportunidad potencial de enviar una caja de regalo antes del evento
Networking:•••• Genera un entorno para la creación de redes espontáneas y orgánicas entre todos los participantes, ya sean asistentes, oradores o patrocinadores
Interactividad:•••• La interactividad es clave: mesas redondas virtuales, seminarios web patrocinados y sesiones de panel en vivo con preguntas y respuestas en tiempo real
Entretenimiento:•••• Todo, desde shows en vivo hasta mezcladores sociales virtuales.
Medidas de Exito:•••• Conteo de inicio de sesión y de reproducción de video de los asistentes
• Tasa de participación
• Conteo de reproducción de videos patrocinados y clics en anuncios publicitarios

Qué Necesitas:

Website del Evento y Registro• Elige una plantilla prediseñada o un diseño totalmente personalizado
• Integra videos teaser, anuncios publicitarios de patrocinadores y perfiles de patrocinadores
•Dá un adelanto de lo que será la Agenda
• Ofrece tickets escalonados, permite que los registrantes se inscriban por sesión, administra los límites de cada una
Social Media Dashboard•Monitorea publicaciones en redes sociales y rastrea datos de cuentas sociales
• Identifica y comprende el impacto de los influenciadores de eventos.
• Incrusta un muro de redes sociales en vivo en tu sitio web del evento y en tu espacio virtual
EventMobi Virtual Event Space y GoLive! Servicios de Producción• Configuración, diseño y construcción del espacio virtual para eventos.
• Agenda con enlaces a sesiones de video, entretenimiento y actividades sociales.
• Integración de video y transmisión en vivo
• Con encuestas en vivo, votaciones, sesiones de preguntas y respuestas a las sesiones
• Debates en mesas redondas de video
• Desafíos de gamificación
• Logotipos de patrocinadores y anuncios publicitarios
Manejo de ExpositoresLa configuración completa de los stands de expositores virtuales incluye:
• Logotipo del expositor, descripción, información de contacto
• Chat uno a uno
• Producción de una presentación de patrocinador de 1 hora.
• Estrategia de sorteo para captura de leads.
Manejo de Ponentes• Preparación previa a la sesión y configuración del espacio virtual
• Soporte en el día para transmisión en vivo o captura de contenido pregrabado
Sesiones de Pre-ProducciónLa producción de sesiones pregrabadas (simulive) incluye:
• Titular
• Superposiciones de marca, texto y gráficos
• Agregar video del patrocinador previo y posterior a la sesión
Producción en Vivo• Preparación del flujo del Show • Soporte en vivo para anfitriones y oradores
Soporte en Vivo para Participantes• Chat en vivo para ayudar con el acceso, y solución de problemas generales

Estos son solo algunos de los tipos de eventos que utilizan la plataforma de principio a fin de EventMobi para ir a virtual. Desde la promoción del evento y el registro hasta la puesta en marcha del día, estamos aquí para ayuda en cada paso del camino. ¡Agenda una demo para obtener más información sobre EventMobi Virtual Space y GoLive! Servicios profesionales.

Este artículo fue escrito por Amanda Toms, Gerente de Cuentas Senior de EventMobi, Global Enterprise & Key Accounts. Conéctate con ella en LinkedIn