Virtuelle Veranstaltungen: So gelingt Ihr Online-Event
Virtuelle Veranstaltungen erfolgreich umsetzen
Viele Planer hatten bisher noch nicht die Gelegenheit, virtuelle Veranstaltungen oder hybride Events durchzuführen – das ändert sich jetzt. Der Wechsel von einem persönlichen zu einem virtuellen Format bietet dabei neue Möglichkeiten, um Teilnehmer und Sponsoren einzubinden – und gleichzeitig die Reichweite Ihrer Veranstaltung zu vergrößern.
Dass es keinen physischen Veranstaltungsort mehr gibt, erfordert ein Umdenken bei Ihrem Eventdesign. Dadurch fällt es Ihnen womöglich sogar leichter, den perfekten Ablauf mit der richtigen Mischung aus Inhalt und Interaktivität zu schaffen.
Virtuelle Veranstaltungen: Gleiches Ziel, neue Taktik
Während Ihre Veranstaltungsziele gleich bleiben, benötigen Sie neue Werkzeuge und Taktiken, um diese zu erreichen. Bei einer klassischen Live-Veranstaltung findet Technologie oft nur am Rande des geschäftigen Treibens vor Ort statt. Bei einem virtuellen Format steht Ihre Eventtechnologie jedoch im Mittelpunkt. Der Ablauf Ihrer Veranstaltung und die Interaktion zwischen Teilnehmern, Referenten und Sponsoren wird dadurch bestimmt, welche Optionen die gewählte Plattform für virtuelle Veranstaltungen bietet.
Eine flexible, intuitive Plattform für virtuelle Veranstaltungen gibt Ihnen maximalen Spielraum bei der Gestaltung Ihres Eventerlebnisses. Sie sollten dieselbe Plattform auch dann nutzen können, wenn Sie auf ein hybrides Format oder eine klassische Live-Veranstaltung umschwenken, sollten sich Reise- und Gesundheitsbeschränkungen ändern.
Überlegen Sie, wie Sie Inhalt und Komplexität aufeinander abstimmen und mit dem richtigen Maß an Interaktion verbinden. Beispielsweise kann für kleine interne Besprechungen einfach ein zentraler Anlaufpunkt reichen, um eine einzelne Live-Übertragung und vorab aufgezeichnete Videoinhalte mit interaktiven Funktionen wie Gruppen-Chat zu präsentieren. Bei größeren Konferenzen hingegen sind womöglich mehrere Livestreams und „Simulive“-Vorträge (vorab aufgezeichnete Inhalte mit Live-Interaktion) sowie Räume für Video-Gruppendiskussionen nötig, um maximale Beteiligung zu erreichen.
Der Erfolg von virtuellen Veranstaltungen hängt von effektiver Monetarisierung, qualitativ hochwertiger Videoproduktion und den richtigen Interaktionstools ab.
In den letzten Wochen hat das EventMobi-Team Hunderte von Kundengesprächen geführt. Darin haben wir gemeinsam mit Planern in aller Welt überlegt, wie man mitreißende virtuelle Veranstaltungen umsetzen kann. Damit Sie verstehen, wie Sie Ihr Meeting, Ihre Konferenz oder Ihre Messe an ein Online-Format anpassen können, beschreiben wir im folgenden Abschnitt die gängigsten Veranstaltungstypen, denen wir dabei helfen, auf virtuell umzusteigen. Außerdem führen wir die Tools und professionellen Services auf, mit denen Sie Ihre virtuelle Veranstaltung zu einem fesselnden Erlebnis machen.
Virtueller Eventtyp: Interne Besprechung
| Sie planen… | Ein kurzes und zielgerichtetes Treffen, z.B. • Besprechung des letzten Quartals • Änderung von Richtlinien • Interne Schulung |
| Sie möchten… | • Aufklären, informieren, Feedback einholen • eine Inhaltsbibliothek erstellen (einschließlich Folien und Aufzeichnungen der Vorträge), die nach Veranstaltungsende zugänglich sein wird |
| Sie suchen… | • Eine selbstverwaltete, leicht einzurichtende Plattform für virtuelle Veranstaltungen • Muss unsere bestehenden Webinar-, Livestream- und Registrierungsplattformen integrieren können |
| Größe & Umfang: | • 50-500+ Teilnehmer |
| Veranstaltungsdauer: | • 2-4 Stunden an einem einzelnen Tag oder eine Reihe von kurzen Veranstaltungen |
| Programmformat: | • Ziemlich linear – ein einziger Videostream von aufeinanderfolgenden Plenarsitzungen und Lehrvorträgen |
| Gewünschter Interaktionsgrad: | • Niedrig – beschränkt auf Live-Umfragen und Q&A während Live-Übertragungen |
Was wichtig ist:
Legende:
••• besonders wichtig
•• wichtig
• weniger wichtig
| Video-Optionen: | •• | • Integration von Streaming über eine Videokonferenz- oder Videohosting-Plattform Ihrer Wahl • Teilnehmer können die Übertragungen verfolgen und Echtzeit-Feedback über Live-Umfragen und Q&A geben • Link zu aufgezeichneten Videos vor und nach der Veranstaltung |
| Sponsoring: | • | • Nicht erforderlich |
| Networking: | •• | • Einfacher Chat und Gruppendiskussionen über Vortragsthemen |
| Interaktion: | ••• | • Umfragen, Q&A oder Gamification zur Messung der Publikumsbeteiligung und zum Sammeln von Feedback • Umfragen zu Vorträgen, um Feedback zu Referenten und Inhalten zu bekommen • Einzel- und Gruppenchats zum Netzwerken |
| Unterhaltung: | • | • Nicht erforderlich |
| Erfolgskennzahlen: | ••• | • Prozentualer Anteil der registrierten Personen, die sich eingeloggt haben • Anzahl der Online-Besucher, die Livestreams und vorab aufgezeichnete Videos angesehen haben • Interaktionsrate (Prozentsatz der Beteiligung) • Wissenstransfer, überprüft durch Vor- und Nachbefragungen oder Live-Abstimmungen während der Übertragungen |
Was Sie brauchen:
| Virtuelles Portal von EventMobi | • Selbstverwaltet • Kann mit jeder beliebigen Registrierungsplattform (Swoogo, Cvent, Eventbrite, etc.) integriert werden, oder lassen Sie EventMobi Ihre Website und Registrierungsformulare erstellen • Enhält Live-Umfragen, Q&A und Gruppendiskussionen • Integration von Livestreams und Videokonferenzen über Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 oder einer beliebigen RTMP-Streaming-Quelle • Vorab aufgezeichnete Videos hochladen, um vor oder nach der Veranstaltung eine Video-on-Demand-Galerie zu erstellen |
Virtueller Eventtyp: Mittelgroße Konferenz
| Sie planen… | Eine mittelgroße Veranstaltung mit vorab registrierten Teilnehmern, z.B. • Anwenderkonferenz • Vertriebsveranstaltung • Schulungsveranstaltung für hochrangige Mitarbeiter |
| Sie möchten… | Teilnehmern und Sponsoren/Ausstellern zahlreiche Gelegenheiten zum Netzwerken bieten |
| Sie suchen… | • Eventmarketing und Registrierung • Eine elegante und professionelle virtuelle Plattform, die für die Teilnehmer leicht zu navigieren ist • Einrichtung sowie Unterstützung am Veranstaltungstag selbst • Eine qualitativ hochwertige Produktion und ein reibungsloser Inhaltsfluss sind entscheidend |
| Größe & Umfang: | • 200-1000+ Teilnehmer, plus eine Handvoll Aussteller |
| Veranstaltungsdauer: | • Ein- oder mehrtägiges Programm |
| Programmformat: | • Ein oder zwei Sendekanäle zum Livestreamen fortlaufender Vorträge, präsentiert von einem digitalen Moderator • Viele vorab aufgezeichnete oder „simulive“ Breakout-Sessions, damit die Teilnehmer sich frei entscheiden können, was sie wollen und wann sie es wollen |
| Gewünschter Interaktionsgrad: | • Hoch – Gelegenheiten zum Networking zu schaffen, die Spaß machen, ist der Schlüssel • Förderung von Einzelgesprächen • Anreize zur aktiven Beteiligung schaffen durch Tombolas oder Werbegeschenke, um den Sponsoren einen Mehrwert zu bieten • Angebot von kleineren Workshops oder moderierten Gruppendiskussionen zur stärkeren Einbindung • Möglichkeit zu Live-Chat, Umfragen und Q&A während Live-Übertragungen |
Was wichtig ist:
| Video-Optionen: | ••• | • Eine Mischung aus Livestreams und vorab aufgezeichneten Videos, mit gestaffeltem Zugang zu exklusiven Inhalten • Integration mit einer Videokonferenzplattform nach Wahl für Workshops und Gruppendiskussionen • Hochwertige Livestream-Produktion für wichtige Übertragungen mit interaktiven Live-Umfragen und Q&A |
| Sponsoring: | ••• | • Alles von virtuellen Ausstellerständen bis hin zu gesponserten Werbegeschenken und Bannerwerbung • Gesponserte Videos in Livestreams einbetten oder gesponserte Botschaften auf vorab aufgezeichnete Videos oder Live-Übertragungen überlagern |
| Networking: | ••• | • Mehrere Foren für Teilnehmer-Chat und Vernetzung der Teilnehmer mit Sponsoren • Möglicher Einsatz von moderierten Workshops und Gruppendiskussionen |
| Interaktion: | ••• | • Steigern der Teilnahme an gesponserten Veranstaltungen durch Gamification • Live-Umfragen und Q&A bei Live-Vorträgen • Live-Verlosung von Preisen zwischen Vorträgen |
| Unterhaltung: | •• | • Gesponserter virtueller Cocktail-Abend • Live-Musik vor Eröffnung der eigentlichen Tagung • Geschenkkörbe werden vorab an das Publikum verschickt, um während der Live-Veranstaltung geöffnet zu werden |
| Erfolgskennzahlen: | ••• | • Teilnehmer-Login und Zahl der Videowiedergaben • Interaktionsrate (Prozentsatz der Beteiligung) • Wissenstransfer, überprüft durch Vor- und Nachbefragungen oder Live-Umfragen während der Übertragung • Anzahl der Wiedergabe von Sponsor-Videos und Klicks auf Bannerwerbung • Deutlicher Nachweis des Nutzens nach der Veranstaltung |
Was Sie brauchen:
| Eventmarketing-Website und Registrierung | • Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage oder ein vollständig benutzerdefiniertes Design • Integrieren Sie Teaser-Videos, Sponsoren-Banneranzeigen und überzeugende Sponsorenprofile • Programmvorschau • Bieten Sie gestaffelte Tickettypen an, lassen Sie registrierte Teilnehmer sich für Vorträge anmelden, verwalten Sie Obergrenzen für Vorträge usw. |
| Social Media Dashboard | • Überwachen Sie Social-Media-Beiträge und beobachten Sie Daten zu Social-Media-Konten • Erkennen und verstehen Sie die Wirkung von Event-Influencern • Integrieren Sie eine Live-Social-Media-Wall in Ihre Eventmarketing-Website und Ihr virtuelles Event-Portal |
| Virtuelles Event-Portal und GoLive! Service von EventMobi | • Einrichtung, Design und Aufbau eines virtuellen Event-Portals • Tagesordnung mit Links zu Videovorträgen, Unterhaltung und sozialen Aktivitäten • Video- und Livestream-Integration • Hinzufügen von Live-Abstimmungen, Umfragen und Q&A zu Vorträgen • Zugangsbeschränkte Video-Gruppendiskussionen • Gamification-Aufgaben • Sponsorenlogos und Bannerwerbung |
| Ausstellerverwaltung | Vollständige Einrichtung der virtuellen Ausstellerstände: • Ausstellerlogo, Beschreibung, Kontaktinformationen • Einzel-Chat • Produktion einer einstündigen Sponsorenpräsentation • Strategie für Verlosungen zur Lead-Gewinnung |
| Referentenverwaltung | • Vorbereitung auf die Vorträge und Einrichtung des virtuellen Portals • Unterstützung beim Livestreaming oder der Erfassung vorab aufgezeichneter Inhalte am Veranstaltungstag |
| Vorab-Produktion von Vorträgen | Die Produktion von vorab aufgezeichneten (“simulive”) Vorträgen umfasst: • Zwischentitel • Branding-, Text- und Grafik-Überlagerungen • Sponsor-Video vor und nach dem Vortrag hinzufügen |
| Live-Produktion | • Vorbereitung des Veranstaltungsablaufs • Live-Support für Moderatoren und Referenten |
| Live-Support für Teilnehmer | • Live-Chat zur Unterstützung bei Zugang, Funktionen und allgemeiner Fehlerbehebung |
Virtueller Eventtyp: Große Konferenz oder Messe
| Sie planen… | Eine Großveranstaltung, z.B. • Jahresversammlung. • Konferenz • Messe |
| Sie möchten… | • Eine Vielzahl von Lehrveranstaltungen in verschiedenen Formaten anbieten • Teilnehmern und Sponsoren/Ausstellern dabei helfen, sich zu vernetzen • Möglichkeiten zur Markenpräsenz und Leadgenerierung für Sponsoren schaffen |
| Sie suchen… | • Eine Veranstaltung mit allem Drum und Dran sowie vollem Support • Vom Design und der Videoproduktion bis zur Durchführung und Live-Support am Veranstaltungstag – dieses Event wird alle verfügbaren Kräfte erfordern |
| Größe & Umfang: | • 1000-20000+ Teilnehmer, 100+ Aussteller |
| Veranstaltungsdauer: | • Mehrtägiges Programm |
| Programmformat: | • Offen – mehrere gleichzeitige Streams, Breakout-Sessions und einige verpflichtende Programmpunkte • Flexibilität für Teilnehmer, ihr eigenes Programm zu wählen, mit aufgezeichneten Inhalten vor und nach der Veranstaltung |
| Gewünschter Interaktionsgrad: | • Mittel – die Teilnahme an Online-Vorträgen ist für einige Vorträge wichtig, aber nicht für alle Übertragungen • Gelegenheiten, Sponsoren und Teilnehmer über Chat oder gesponserte Workshops oder Gruppendiskussionen miteinander zu vernetzen • Teilnehmer-Networking kann durch vorab vereinbarte Termine, Chat und Videoanrufe ermöglicht werden |
Was wichtig ist:
| Video-Optionen: | ••• | • Einfach alles, von vorab aufgezeichneten Vorträgen und Livestreams bis hin zu Video-on-Demand mit Live-Q&A – aber die Qualität muss erstklassig sein • Option für “Simulive” (Abspielen von vorab aufgezeichneten Videos) und anschließende Live-Schaltung von Moderator und Referent für Publikumsfragen |
| Sponsoring: | ••• | • Entscheidend für die Generierung von Einnahmen • Unbegrenzte Möglichkeiten zur Förderung der Markenbekanntheit und zur Leadgenerierung für Partner • Je nach Ticketpreis und Sponsoringpaket besteht die Möglichkeit, vor der Veranstaltung Werbegeschenke zu verschicken |
| Networking: | •• | • Ein Umfeld für spontanes, natürliches Networking zwischen allen Beteiligten – ob Teilnehmer, Referenten oder Sponsoren – schaffen |
| Interaktion: | ••• | • Interaktivität ist entscheidend – virtuelle Diskussionsrunden, gesponserte Webinare und Live-Panelsitzungen mit Publikumsfragen in Echtzeit |
| Unterhaltung: | ••• | • Alles von Live-Shows bis zu virtuellen Networking-Partys |
| Erfolgskennzahlen: | ••• | • Teilnehmer-Login und Zahl der Videowiedergaben • Interaktionsrate • Anzahl der Wiedergaben von Sponsor-Videos und Klicks auf Bannerwerbung |
Was Sie brauchen:
| Eventmarketing-Website und Registrierung | • Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage oder ein vollständig benutzerdefiniertes Design • Integrieren Sie Teaser-Videos, Sponsoren-Banneranzeigen und überzeugende Sponsorenprofile • Programmvorschau • Bieten Sie gestaffelte Tickettypen an, lassen Sie registrierte Teilnehmer sich für Vorträge anmelden, verwalten Sie Obergrenzen für Vorträge usw. |
| Social Media Dashboard | • Überwachen Sie Social-Media-Beiträge und beobachten Sie Daten zu Social-Media-Konten • Erkennen und verstehen Sie die Wirkung von Event-Influencern • Integrieren Sie eine Live-Social-Media-Wall in Ihre Eventmarketing-Website und Ihr virtuelles Event-Portal |
| Virtuelles Event-Portal und GoLive! Service von EventMobi | • Einrichtung, Design und Aufbau eines virtuellen Event-Portals • Tagesordnung mit Links zu Videovorträgen, Unterhaltung und sozialen Aktivitäten • Video- und Livestream-Integration • Hinzufügen von Live-Abstimmungen, Umfragen und Q&A zu Vorträgen • Zugangsbeschränkte Video-Gruppendiskussionen • Gamification-Aufgaben • Sponsorenlogos und Bannerwerbung |
| Ausstellerverwaltung | Vollständige Einrichtung der virtuellen Ausstellerstände: • Ausstellerlogo, Beschreibung, Kontaktinformationen • Einzel-Chat • Produktion einer einstündigen Sponsorenpräsentation • Strategie für Verlosungen zur Lead-Gewinnung |
| Referentenverwaltung | • Vorbereitung auf die Vorträge und Einrichtung des virtuellen Portals • Unterstützung beim Livestreaming oder der Erfassung vorab aufgezeichneter Inhalte am Veranstaltungstag |
| Vorab-Produktion von Vorträgen | Die Produktion von vorab aufgezeichneten (“simulive”) Vorträgen umfasst: • Zwischentitel • Branding-, Text- und Grafik-Überlagerungen • Sponsor-Video vor und nach dem Vortrag hinzufügen |
| Live-Produktion | • Vorbereitung des Veranstaltungsablaufs • Live-Support für Moderatoren und Referenten |
| Live-Support für Teilnehmer | • Live-Chat zur Unterstützung bei Zugang, Funktionen und allgemeiner Fehlerbehebung |
Dies sind nur einige der Veranstaltungstypen, denen die umfassende EventMobi-Plattform beim Umstieg auf ein virtuelles Format helfen kann. Von der Bewerbung der Veranstaltung über die Registrierung bis hin zur Live-Schaltung am Tag des Events – wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.
