Guia de Eventos Virtual: Como realizar a conferência online
Tenha Sucesso com Eventos Virtuais
Mesmo que muitos organizadores de eventos ainda não tiveram a oportunidade de realizar um evento virtual ou híbrido, passar de um formato presencial para um virtual oferece novas oportunidades para engajar participantes e patrocinadores – tudo isso enquanto se estende o alcance do seu evento.
Quando o local físico da composição do seu evento é removido, o design do mesmo exige uma reavaliação, no entanto, isso pode até facilitar a criação de um fluxo perfeito, resultando num mix correto de conteúdo e interatividade.
Mesmas Metas, Novas Táticas
Embora as metas e objetivos do seu evento permaneça os mesmos, você precisará de novas ferramentas e táticas para realizá-los. Num formato presencial, a tecnologia é muitas vezes periférica à agitação e a adrenalina das atividades realizadas no local. Em um formato virtual, a tecnologia do seu evento será o centro das atenções. O fluxo do seu evento e a interação entre participantes, palestrantes e patrocinadores será ditada pelas capacidades da plataforma de eventos virtuais que você escolher.
Uma plataforma de eventos virtuais flexível e intuitiva lhe proporcionará a maior liberdade ao desenvolver seu evento. Você também deve ser capaz de usar a mesma plataforma para alternar para um formato híbrido ou presencial, à medida que as restrições de viagem e saúde mudarem.
Considere como você será capaz de alinhar conteúdo e complexidade com o nível certo de engajamento. Por exemplo, pequenas reuniões internas podem simplesmente requerer um hub central para mostrar uma única transmissão ao vivo e conteúdo de vídeo pré-gravado com recursos de envolvimento como bate-papo em grupo, enquanto conferências maiores podem precisar executar várias sessões simulives (significa: simulações ao vivo = conteúdo pré-gravado com interação ao vivo) com salas de breakout de vídeo para o máximo de engajamento possível.
O sucesso de um evento virtual depende de uma monetização eficaz, produção de vídeo de alta qualidade e as ferramentas certas de engajamento.
Nas últimas semanas, a equipe da EventMobi tem tido centenas de conversas com clientes enquanto os organizadores de evento ao redor do mundo buscam novas formas de criar eventos virtuais atraentes. Para ajudá-lo a entender como você pode adaptar sua reunião, conferência ou feira para um formato online, nós descrevemos os tipos mais comuns de eventos que estamos ajudando a se tornarem virtuais, e listamos as ferramentas e serviços profissionais que estamos utilizando para criar um evento virtual envolvente.
Tipo de Evento Virtual:
Reunião Interna
| Você está planejando… | Uma reunião curta e focada, por exemplo • Revisão trimestral • Atualização de políticas • Treinamento interno |
| Você espera… | • Educar, informar, receber feedback • Criar uma biblioteca de conteúdo (incluindo slides e gravações das sessões) que será acessível após o término do evento |
| Você está procurando por… | • Uma plataforma de eventos virtuais de fácil configuração self-serve • Capaz de se integrar com as nossas plataformas existentes de webinar, livestream e registro |
| Tamanho e Escopo: | • 50 a 500 ou mais participantes |
| Duração do evento: | • de 2 a 4 horas em um único dia, ou uma série de eventos curtos |
| Formato da programação: | • Linear – fluxo de vídeo único de plenário contínuo, sessões educativas e palestras |
| Nível de Engajamento Desejado: | • Baixo – limitado a enquetes em tempo real e perguntas e respostas durante as transmissões ao vivo |
O que é importante:
| Opções de Vídeo: | •• | • Integre e transmita a partir de plataformas de vídeo conferência ou vídeo hosting de sua preferência • Os participantes podem assistir às transmissões e fornecer feedback em tempo real com enquetes ao vivo e sessões perguntas e respostas • Link para vídeos gravados antes e depois do evento |
| Patrocínio: | • | • Não necessário |
| Networking: | •• | • Bate-papo básico e discussões em grupo sobre tópicos da sessão |
| Participação: | ••• | • Enquetes, sessões de perguntas e respostas ou gamificação para avaliar a retenção de audiência e obter feedback • Sessões de pesquisa para obter feedback sobre os palestrantes e conteúdo • Chat privado e em grupo para prover oportunidades de networking |
| Entretenimento: | • | • Não necessário |
| Métricas de Sucesso: | ••• | • Porcentagem de registrantes que fizeram login • Número de participantes online que assistem a livestreams e vídeos pré-gravados • Grau de engajamento (percentual de participação) • Transferência de conhecimento testado através de pesquisas pré/pós ou ao vivo durante transmissões |
O que você precisa:
| EventMobi Virtual Space | • Self-service • Integrar-se com qualquer plataforma de inscrição (Swoogo, Cvent, Eventbrite, etc.), ou deixar a EventMobi construir o seu website e formulários de registro • Inclui enquetes ao vivo, perguntas e respostas e discussões em grupo. • Integrar Livestream e videoconferência a partir de Ferramentas como Zoom, GotoWebinar, Wistia, YouTube, Vimeo, Twitch, On24 ou qualquer fonte de streaming RTMP • Fazer upload de vídeos pré-gravados para criar uma galeria de vídeos pré ou pós evento |
Tipo de Evento Virtual:
Conferência
| Você está planejando… | Um evento de médio porte, participantes pré-cadastrados, por exemplo: • Conferência de usuários • Kick-off de vendas • Eventos de treinamento Premium |
| Você espera… | • Oferecer aos participantes e patrocinadores/expositores uma grande variedade de oportunidades para se conectarem |
| Você está procurando por… | • Marketing e inscrições em eventos • Uma plataforma virtual elegante e profissional, fácil de navegar para os participantes • Preparação e dia de suporte • Produção de alta qualidade e fluxos harmoniosos de conteúdo são críticos |
| Tamanho e Escopo: | • 200 a 1000 ou mais participantes, além de um bom número de expositores |
| Duração do evento: | • Programa de um ou vários dias |
| Formato da programação: | • Um ou dois canais de transmissão para sessões contínuas de liveestream, moderadas por um mestre de cerimônias digital • Muitos breakouts pré-gravados ou simulives para que os participantes possam explorar o que quiserem, quando quiserem. |
| Nível de Engajamento Desejado: | • Alta – criar oportunidades divertidas para networking é fundamental • Incentivar conexões 1:1 • Incentivar o engajamento com sorteios ou brindes, agregando valor a patrocinadores • Criar workshops menores ou mesas redondas moderadas para aumentar o grau de participação • Habilitar chat em tempo real, enquetes e perguntas e respostas durante as transmissões ao vivo |
O que é importante:
| Ferramentas de Vídeo: | ••• | • Uma mistura de livestream e vídeo pré-gravado, com acesso em diferentes níveis de conteúdo exclusivo •Integrar com a plataforma de videoconferência de preferência para workshops e mesas redondas • Produção de livestream de alta qualidade para as principais transmissões com enquetes de engajamento ao vivo e perguntas e respostas |
| Patrocínio: | ••• | • Tudo, desde stands de expositores virtuais a brindes patrocinados e banners publicitários • Incorporar vídeos patrocinados em liveestreams, ou sobrepor mensagens patrocinadas em transmissões pré-gravadas ou ao vivo |
| Networking: | ••• | • Múltiplos fóruns para bate-papo dos participantes e para conectar-los com os patrocinadores • Uso potencial de workshops moderados e mesas redondas |
| Participação: | ••• | • Ferramentas para incentivar a participação em eventos patrocinados com gamificação • Sondagens em tempo real, perguntas e respostas durante as sessões ao vivo • Sorteios ao vivo entre as sessões |
| Entretenimento: | ••• | • Oferta de coquetel virtual patrocinado • Música ao vivo antes da abertura da sessão principal • Cestas de brindes podem ser enviadas para o público remoto para serem abertas durante o evento ao vivo |
| Métricas de Sucesso: | ••• | • Contagem dos participantes no log-in e execução de vídeo • Grau de engajamento (percentual de participação) • Transferência de conhecimento testado através de pesquisas pré/pós ou ao vivo durante transmissões • Contagem de vídeo play do patrocinador e cliques em banner de anúncios • Caso de forte uso pós-evento |
O que você precisa:
| Hotsite para Marketing de Eventos e Inscrições | • Escolha um modelo pré-desenhado ou um design totalmente personalizado • Integração de teaser em vídeo, banners publicitários e perfis robustos de patrocinadores. • Agenda de sneak peek • Disponibilizar diferentes tipos de ingressos, permitir que os inscritos se inscrevam nas sessões, administrar os limites das sessões, etc. |
| Painel de Mídias Sociais | • Monitore os posts nas mídias sociais e acompanhe as informações da rede social • Identifique e entenda o impacto de influenciadores no evento • Incorpore um mural de mídia social ao vivo no seu site de marketing de eventos e espaço virtual de eventos |
| Espaço Virtual de Eventos e Serviços GoLive! da EventMobi | • Configuração, design e construção do espaço para eventos virtuais • Programação com links para sessões de vídeo, entretenimento e atividades sociais • Integração de vídeo e livestream • Adicionar enquetes ao vivo, pesquisas, perguntas e respostas às sessões • Discussões da mesa redonda de vídeos privativos • Desafios de gamificação • Patrocínio de logotipos e banners publicitários |
| Gestão de Expositores | Configuração completa de estandes virtuais de expositores: • Logotipo do expositor, descrição, informações para contato • Bate-papo por chat individual • Produção de uma apresentação de 1 hora do patrocinador • Estratégia de obtenção de pistas e de sorteio de brindes |
| Gestão de Palestrantes | • Preparo da pré-sessão e configuração do espaço virtual • Dia de suporte à transmissão ao vivo ou captura de conteúdo pré-gravado |
| Pré-Produção de Sessões | A produção de sessões pré-gravadas (simulive) inclui: • Cartão de título (intertítulo) • Sobreposição de marcas, textos e gráficos • Adição de vídeo de patrocinador antes e depois da sessão |
| Produção ao Vivo | • Preparo do fluxo do show • Suporte em tempo real para hosts e palestrantes |
| Suporte em tempo real à participantes | • Chat em tempo real para auxiliar no acesso, recursos e solução de problemas gerais |
Virtual Event Type: Conference & Expo
| Você está planejando… | Um evento de grande escala, por exemplo: • Encontro anual • Conferência • Exposição |
| Você espera… | • Oferecer uma variedade de sessões educativas em diferentes formatos • Apoio para aproximar os participantes e patrocinadores/expositores • Criar oportunidades de exposição da marca e conduzir geração de negócios para os patrocinadores |
| Você está procurando por… | • Com todos os toques e detalhes, assim como suporte completo • Do design e produção de vídeo até o dia de execução e suporte em tempo real – este evento exigirá todas as mãos ao convés |
| Tamanho e Escopo: | • 1000 a 20000 ou mais participantes, acima de 100 expositores |
| Duração do evento: | • Programação de vários dias |
| Formato da programação: | • Aberto – múltiplas streams em simultâneo, breakouts e algumas sessões previamente agendadas • Flexibilidade aos participantes para ‘escolher a sua própria aventura’, com conteúdo gravado antes e depois do evento |
| Nível de Engajamento Desejado: | • Média – a participação em sessões online é importante para algumas sessões mas não para todas as transmissões • Oportunidades para conectar patrocinadores e participantes via chat ou workshops patrocinados ou mesas redondas • O networking dos participantes pode ser facilitado com reuniões pré-agendadas, chat e vídeo-chamadas |
O que é importante:
| Ferramentas de Vídeo: | ••• | • Tudo e qualquer coisa, desde sessões pré-gravadas e livestreams até vídeo sob demanda com perguntas e respostas ao vivo – mas a qualidade deve ser de ponta. • Capacidade de criar simulives (reproduzir vídeos pré-gravados) e depois trazer o apresentador e o palestrante ao vivo para receber perguntas e dar respostas. |
| Patrocínio: | ••• | • Crítico para a gerar receitas • Exige oportunidades ilimitadas para impulsionar o conhecimento da marca e gerar oportunidades para os parceiros • Dependendo do preço do ingresso e do pacote de patrocínio, potencial oportunidade de enviar cestas de brindes antes do evento |
| Networking: | ••• | • Criar um ambiente de networking espontâneo e orgânico entre todos os participantes – sejam eles participantes, palestrantes ou patrocinadores |
| Participação: | ••• | • Interatividade é fundamental – mesas redondas virtuais, webinars patrocinados e painéis ao vivo com perguntas e respostas em tempo real |
| Entretenimento: | ••• | • Tudo, desde shows ao vivo até mixers sociais virtuais |
| Métricas de Sucesso: | ••• | • Contagem de participantes no log-in e vídeo play • Grau de envolvimento • Contagem e cliques em banner de anúncios do patrocinador |
O que você precisa:
| Hotsite para Marketing de Eventos e Inscrições | • Escolha um modelo pré-elaborado ou um design totalmente personalizado • Integração de teaser em vídeo, banners publicitários e perfis robustos de patrocinadores. • Agenda de sneak peek • Disponibilizar diferentes tipos de ingressos, permitir que os inscritos se inscrevam nas sessões, administrar os limites das sessões, etc. |
| Painel de Mídias Sociais | • Monitore os posts nas mídias sociais e acompanhe as informações da rede social • Identifique e entenda o impacto de influenciadores no evento • Incorpore um mural de mídia social ao vivo no seu site de marketing de eventos e espaço virtual de eventos |
| Espaço Virtual de Eventos e Serviços GoLive! da EventMobi | • Configuração, design e construção do espaço para eventos virtuais • Programação com links para sessões de vídeo, entretenimento e atividades sociais • Integração de vídeo e livestream • Adicionar enquetes ao vivo, pesquisas, perguntas e respostas às sessões • Discussões da mesa redonda de vídeos privativos • Desafios de gamificação • Patrocínio de logotipos e banners publicitários |
| Gestão de Expositores | Configuração completa de estandes virtuais de expositores: • Logotipo do expositor, descrição, informações para contato • Bate-papo por chat individual • Produção de uma apresentação de 1 hora do patrocinador • Estratégia de obtenção de pistas e de sorteio de brindes |
| Gestão de Palestrantes | • Preparo da pré-sessão e configuração do espaço virtual • Dia de suporte à transmissão ao vivo ou captura de conteúdo pré-gravado |
| Pré-Produção de Sessões | A produção de sessões pré-gravadas (simulive) inclui: • Cartão de título (intertítulo) • Sobreposição de marcas, textos e gráficos • Adição de vídeo de patrocinador antes e depois da sessão |
| Produção ao Vivo | • Preparo do fluxo do show • Suporte em tempo real para hosts e palestrantes |
| Suporte em tempo real à participantes | • Chat em tempo real para auxiliar no acesso, recursos e solução de problemas gerais |
Estes são apenas alguns dos tipos de eventos que utilizam a plataforma EventMobi de ponta a ponta para migrar para o virtual. Desde a promoção e inscrição do evento até a entrada ao vivo no dia do evento, estamos aqui para lhe ajudar a cada passo da sua jornada. Reserve já sua demonstração personalizada para saber mais sobre o Espaço Virtual da EventMobi e GoLive! Serviços Profissionais.
Este artigo foi co-autorado por Amanda Toms, EventMobi Gerente de Contas Senior, Global Enterprise & Key Accounts. Conecte-se com ela no LinkedIn