Alcance o Sucesso em Planejamento de Eventos: Por Que a Tecnologia Precisa Estar em Seu Caminho Crítico
Todo planejador sabe que um evento é um projeto meticulosamente construído com cada detalhe e horário mapeados e planejados com semanas, meses e até anos de antecedência. O sucesso do planejamento de eventos é mais facilmente alcançado utilizando ferramentas de gerenciamento de projetos como Gaant Charts e Critical Paths, mas um aspecto chave muitas vezes ignorado que irá ajudá-lo a ser ainda mais bem sucedido é incorporar tecnologia de eventos em seus planos de projeto.
A equipe de suporte do EventMobi está aqui para compartilhar algumas dicas sobre como você pode incorporar a tecnologia em seu processo de planejamento de eventos e caminho crítico para garantir que você aproveite ao máximo suas ferramentas, tenha uma implementação suave e maximize o envolvimento in loco.
O Planejamento de Eventos Começa com o Seu Aplicativo
Antes de iniciar seu aplicativo, é importante que sua equipe discuta os objetivos do seu evento e compreenda de que forma sua tecnologia pode ajudá-lo a alcançá-los. Você está buscando aumentar o envolvimento in loco? Incentivar e ativar a rede de participantes? Reunir comentários e informações sobre a experiência do evento? Ao entender o que você está buscando alcançar e como uma tecnologia específica pode ajudá-lo a chegar lá, certifique-se de incorporar o planejamento e o desenvolvimento dessa funcionalidade em seu plano geral.
Depois que sua equipe tiver uma compreensão da funcionalidade que você está procurando usar, a Equipe de Suporte ao Cliente EventMobi está aqui para ajudá-lo a seguir em frente e garantir que você tenha uma experiência perfeita no desenvolvimento de seu aplicativo. Além disso, temos muitas opções de autoatendimento, tais como recursos de treinamento on-demand e uma base de conhecimentos onde você pode encontrar respostas rápidas para perguntas comuns.
Você vai querer incorporar treinamento e instalação em seu caminho crítico ou plano de eventos. Recomendamos rever os recursos de treinamento algumas semanas antes de você estar pronto para começar a criar sua página de registro ou criar seu aplicativo.
Divisão do trabalho
Outra discussão importante que sua equipe deve ter no início do seu planejamento de eventos é descobrir quem será responsável por quais aspectos da tecnologia. Algumas equipes designarão um indivíduo a construir sua tecnologia, enquanto outras delegarão o trabalho com base em papéis e funções específicos dentro de sua equipe.
Com a nossa plataforma Experience Manager, é fácil você adicionar vários administradores para que todos possam trabalhar em paralelo e dar vida à sua tecnologia. Considere quem em sua equipe é mais apropriado para gerenciar as seguintes áreas e delegar de acordo com essas funções:
- Gerenciamento de Dados (Agenda, Oradores, Participantes)
- Branding e Promoção
- Receita e Patrocínio
- Envolvimento (Votação, Gameficação)
Nosso modelo Critical Path fornece abas para cada uma dessas responsabilidades, por isso é fácil dividir-se o trabalho entre a sua equipe dos sonhos!
Estigmatização e Comercialização do Seu Aplicativo de Tecnologia de Eventos
É provável que sua equipe de marketing e gerenciamento de marca tenha uma série de recursos criativos que possam ser ativados no aplicativo de eventos. Garantir que sua marca flua ao longo de sua experiência digital e in loco fará com que sua tecnologia de eventos se sinta como parte integrante do evento como um todo. Por esse motivo, é importante identificar os ativos de marca específicos necessários para o aplicativo de eventos.
Considerações In Loco
Você também precisará conversar com sua equipe sobre como os recursos e a tecnologia que você está pensando em usar no local irão afetar o fluxo de seu evento, e se existem quaisquer conflitos ou desafios que podem ser resolvidos de antemão.
Por exemplo, os participantes no evento provavelmente terão dúvidas sobre sua tecnologia. Será que você terá pessoas no cadastro disponíveis para ajudar? Os voluntários receberão treinamento sobre como usar seu aplicativo? De que forma você irá preparar seus oradores e a equipe AV para facilitarem a votação da sessão?
A Equipe de Atendimento ao Cliente EventMobi está sempre disponível para oferecer as melhores práticas com base em seu caso de uso específico, por isso não hesite em entrar em contato caso haja qualquer pergunta ou preocupação.
O Critical Path EventMobi
Com base na funcionalidade da nossa plataforma, criamos um caminho crítico de planejamento de eventos fácil de usar e customizável que pode ser incorporado em quaisquer outros processos de eventos e documentação que possa estar sendo usado.
O Critical Path EventMobi documenta as informações que sua equipe terá que coletar durante todo o processo de planejamento e permite que você defina uma data-limite, o cessionário e que atualize o status de cada tarefa.
À medida que seu evento se aproxima e você está terminando de planejar os últimos detalhes, você deve se assegurar que sua equipe esteja envolvida e alinhada em relação aos recursos do aplicativo de eventos que você estará usando para atingir os objetivos do seu evento. Isso o ajudará a garantir que sua tecnologia seja construída ao longo de todo o seu caminho crítico para criar uma experiência otimizada do evento.