Hybride Veranstaltungen planen: Das müssen Sie wissen

Hybridveranstaltungen gehören längst zum Standardrepertoire moderner Eventplanung. Sie verbinden Reichweite und Flexibilität digitaler Formate mit der besonderen Atmosphäre persönlicher Begegnungen. Doch genau darin liegt die Herausforderung: Zwei Erlebniswelten wollen miteinander verzahnt werden – ohne dass sich eine Gruppe benachteiligt fühlt.

In diesem Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie eine hybride Veranstaltung erfolgreich planen – von der ersten Idee bis zur Auswertung. Die Tipps beruhen auf vielen Jahren Eventpraxis und sollen Ihnen helfen, typische Stolperfallen zu vermeiden.

Eignet sich meine Veranstaltung für ein hybrides Format?

Vor Ort, virtuell oder beides? Das ist die große Frage, die Sie sich Eventmanager*in zu Beginn der Planung stellen müssen.

Ein hybrides Format ist besonders sinnvoll, wenn …

• Ihre Zielgruppe geografisch verteilt ist und nicht alle Teilnehmenden vor Ort sein können.
• Sie die Reichweite Ihrer Inhalte steigern und ein größeres Publikum erreichen möchten.
• sowohl Wissenstransfer als auch Interaktion im Vordergrund stehen.
• Unsicherheiten wie Reiserestriktionen, Wetterrisiken oder kurzfristige Ausfälle berücksichtigt werden müssen.
• Teilnehmende unterschiedliche Budgets oder Zeitressourcen haben.
• Sie Sponsoren zusätzliche Sichtbarkeit bieten möchten – etwa durch digitale Banner, Videoeinblendungen oder virtuelle Stände.

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, Ihr Event hybrid aufzuziehen, kommen jetzt die 10 Schritte, die Sie bei der Planung durchlaufen müssen.

Schritt 1. Ziele setzen und Zielgruppe analysieren

Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie sich klar darüber sein, welche Ziele Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten und wer Ihre Zielgruppe ist. Was sollen die Teilnehmer lernen, erleben oder mitnehmen? Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben die Teilnehmer*innen vor Ort und vor den Bildschirmen? Nur wenn Sie das wissen, können Sie für beide Gruppen das bestmögliche Erlebnis schaffen.

Schritt 2. Abstecken, was genau vor Ort, virtuell bzw. hybrid geht

Zuallererst gilt es bei der Planung von Hybridevents, den Rahmen abzustecken. Sie müssen wissen, wie groß und wie vielschichtig der Anlass wird, damit Sie einen präzisen Zeitplan für die Vorbereitung erstellen können. 

Beantworten Sie gemeinsam mit Ihrem Planungsteam zunächst diese Fragen:

1. Wie viele Leute wollen wir zum Präsenzteil einladen?
2. Wie viele Tickets sollen ausschließlich für die Teilnahme am virtuellen Teil berechtigen?
3. Welche Komponenten müssen definitiv vor Ort stattfinden?
4. Welche Möglichkeiten eignen sich dazu, die Teilnehmer*innen aus dem virtuellen Raum aktiv einzubinden?
5. Welche Inhalte und Aufnahmen, die wir auch langfristig verwenden können, wollen wir in erster Linie erstellen?

Je nach Größe und Komplexität Ihrer Veranstaltung kann der Vorlauf enorm variieren. Stellen Sie sich auf alles zwischen sechs Wochen und einem Jahr ein.

Schritt 3. Eventtechnologie auswählen und vorbereiten

Die Auswahl der richtigen Technologie ist entscheidend für den Erfolg einer hybriden Veranstaltung. Sie benötigen eine zuverlässige Hybridevent-Plattform, die alle Funktionen bietet, die Sie für Ihr hybrides Event benötigen, etwa:

• Live-Streaming
• Event-App für die Vor-Ort-Teilnehmer*innen
• Interaktionsmöglichkeiten wie Live-Umfragen und Networking
• Möglichkeiten zur Datenerfassung (für die personalisierte Ansprache der Teilnehmer*innen und zur Erfolgsmessung)
• Video-Mediatheken (ermöglichen, verpasste Programmpunkte nachträglich anzusehen oder besonders spannende Inhalte erneut abzurufen)

EventMobi bietet all das und mehr, kombiniert mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einem leistungsstarken Support.

Das Portal lässt sich geräteunabhängig nutzen: Remote-Teilnehmer*innen können es auf ihren eigenen Geräten über das Internet ansteuern. Gleichzeitig können Gäste vor Ort über eine Event-App zugreifen. Beide Kanäle bieten vielfältige Möglichkeiten, Inhalte zu konsumieren und miteinander zu interagieren:

• über Programmpunkte informieren
• Livestreams oder vorab aufgezeichnete Videos ansehen,
• sich mit Referent*innen, mit Sponsoren sowie untereinander austauschen
• sich bei Umfragen, Gamification-Challenges und Quizzes aktiv einbringen
• Inhalte aus der Video-Mediathek abrufen

Für Sie als Veranstalter bedeutet das: Sie verfügen über eine virtuelle Adresse, an der sich die gesamte Veranstaltung organisieren lässt und an der einfach zugängliche, immersive und interaktive Erlebnisse Ihr Publikum begeistern werden.

Schritt 4. Budgetplanung für Ihr hybrides Event

Die Budgetplanung hybrider Events erfordert besondere Sorgfalt, da sowohl klassische Kosten wie Location, Catering und Personal als auch technologische Ausgaben für Livestreaming, Plattform und Internet berücksichtigt werden müssen.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen fixen und variablen Kosten sowie eine strategische Preisgestaltung: Höhere Ticketpreise für Vor-Ort-Teilnehmende lassen sich durch das Erlebnis rechtfertigen, während Online-Tickets günstiger angeboten werden sollten. Transparente Szenarien helfen, Einnahmen und Ausgaben realistisch einzuschätzen. Ein finanzieller Puffer sorgt zudem für Sicherheit, falls unvorhergesehene technische oder organisatorische Herausforderungen auftreten.

Nutzen Sie den folgenden Budgetplan für hybride Events, um alle Ausgaben im Blick zu behalten und realistisch zu kalkulieren. Ausführlichere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema Eventbudget.

Schritt 5. Content-Strategie für beide Zielgruppen

Die Content-Strategie sollte auf die Bedürfnisse und Erwartungen beider Zielgruppen zugeschnitten sein. Vermeiden Sie es, einfach nur eine Präsentation vor Ort zu streamen. Stattdessen sollten Sie Inhalte für das Online-Publikum anpassen und zusätzliche interaktive Elemente einbauen. Denken Sie daran, dass die Online-Teilnehmer*innen möglicherweise weniger aufmerksam sind als die Gäste vor Ort – daher ist es wichtig, den Content kurz und prägnant zu halten und regelmäßig interaktive Elemente einzubauen.

Schritt 6. Interaktive Elemente und Engagement-Strategien

Interaktive Elemente sind entscheidend, um das Engagement sowohl der Teilnehmer*innen vor Ort als auch der Online-Teilnehmer*innen zu fördern.

• Nutzen Sie Live-Umfragen, Q&A-Sessions, virtuelle Breakout-Räume, interaktive Spiele oder Social-Media-Integrationen, um das Publikum aktiv einzubeziehen.
• Stellen Sie sicher, dass die Online-Teilnehmer*innen die gleichen Möglichkeiten zur Interaktion haben wie die Gäste vor Ort.
• Fordern Sie sie regelmäßig auf, Fragen zu stellen, ihre Meinungen zu teilen oder an Umfragen teilzunehmen.

Schritt 7. Marketing und Kommunikation

Aufmerksamkeit auf Ihre Veranstaltung zu lenken, ist natürlich ein Muss.

• Ganz wichtig bei hybriden Events: Stellen Sie zusätzlich zu Ihren gewohnten Marketingmaßnahmen sicher, dass die Teilnehmer*innen erfahren, welche Komponenten ihnen dabei konkret zur Verfügung stehen.
• Heben Sie hervor, dass auf Ihre virtuellen Gäste ebenfalls das ganz besondere, interaktive Erlebnis wartet, für das Liveveranstaltungen stehen. Sprechen Sie Ihre Zielgruppen zum Beispiel mit Aspekten wie diesen an:
  „Seien Sie in Echtzeit bei Liveveranstaltungen dabei.“
  „Chatten Sie live zu Programmpunkten, zu Umfragen oder auch in Fragerunden.“
  „Vertiefen Sie über lockere 1:1-Onlinemeetings Ihr Netzwerk.“
  „Besuchen Sie die virtuellen Stände der Sponsoren.“
  „Stellen Sie Fragen und diskutieren Sie mit, egal von wo Sie sich zuschalten.“
  „Rufen Sie alle Veranstaltungsinhalte ganz nach Ihren zeitlichen Möglichkeiten ab.“
  „Werfen Sie exklusive Blicke hinter unsere Kulissen.“
  „Profitieren Sie von Networking-Anlässen vor und nach dem Event.“
  
• Zudem gibt es „hybridspezifische“ Vorteile, die Sie durchaus auch Ihrem Vor-Ort-Publikum schmackhaft machen können. Alle, die vor Ort dabei sind, können zugleich auf die Livestream-Inhalte zugreifen. Wer also den Raum verlässt, um zu telefonieren oder um einfach mal an die frische Luft zu gehen, muss dennoch rein gar nichts verpassen.
• Ein weiterer Vorteil: Vor-Ort-Teilnehmer*innen können mit allen netzwerken, die nicht vor Ort dabei sind, also auch mit denen, die bei einer reinen Präsenzveranstaltung vielleicht nie mit von der Partie gewesen wären.
• Machen Sie Ihren Adressat*innen klar, wie flexibel Ihre Veranstaltung sein wird. Bei unerwarteten Änderungen (etwa Wetterkapriolen oder Bahnstreiks) ist der Wechsel vom physischen Ort in die virtuelle Sphäre für Ihre Gäste ein Leichtes. Und umgekehrt selbstverständlich auch.

Schritt 8. Die Hybridevent-Vor-Ort-Einrichtung planen

Es gilt hier, all das zu bedenken, was auch bei Planungen reiner Präsenzveranstaltungen zu berücksichtigen ist – Raumgröße, Art der Location, Bewirtungskosten, Barrierefreiheit …

Allerdings gibt es einen ganz entscheidenden Aspekt, der bei der Planung von Hybridveranstaltungen leicht übersehen wird:

Ist das Internet vor Ort wirklich schnell genug?

Wenn Sie Ihre Präsenzprogrammpunkte ohne Einschränkungen live streamen wollen, ist zuverlässiges Highspeed-Internet ein Muss. In älteren Gebäuden genügt oft die Bandbreite nicht, um hochwertige Aufnahmen zu streamen. Bedenken Sie diesen Punkt bei Ihrer Standortwahl also unbedingt.

Die EventMobi-Spezialist*innen für virtuelle Produktionen helfen Ihnen auf jeden Fall gern, die Internetverbindung an möglichen Veranstaltungsorten zu prüfen. Und für den Fall, dass es dort während Ihres Events doch einmal technisch hakt, ist das Team für den Bereich Audio und Video (AV) an einem anderen Standort auf Abruf, damit nicht die Bildschirme Ihrer Gäste des virtuellen Teils schwarz werden.

Schritt 9. Ihre Teams vor Ort und fürs Virtuelle aufeinander abstimmen

Wenn Sie EventMobi wählen, steht auch ein AV-Team für Sie bereit, das Ihre Event-Livestreams mit allem Drum und Dran managen kann.

In den Wochen vor der Veranstaltung stimmt sich unser AV-Team detailliert mit den AV-Techniker*innen ab, die vor Ort im Einsatz sein werden. (Die meisten EventMobi-Kunden holen eine AV-Crew ins Boot, die sie über den Veranstaltungsort oder anderweitig buchen.)

Diese beiden Teams kümmern sich um alles Technische, was das Livestreaming virtueller Events für all Ihre Teilnehmergruppen erfordert. Die EventMobi-Profis haben bereits eine Fülle an Hybridveranstaltungen erfolgreich umgesetzt, sodass sie bis ins kleinste Detail wissen, worauf sie achten und wie sie vorgehen müssen, damit alles bereit ist, wenn es drauf ankommt.

„In dieser Phase achten wir vor allem darauf, dass unsere Kunden über die erforderliche Internetbandbreite und reelle Kamera- und Mikrofontechnik verfügen. Außerdem helfen wir bei der Aufbereitung vorab aufgezeichneter Programmpunkte. Und wir sorgen dafür, dass alle Materialien wie Einblendungen und Videos professionell aussehen und fertig sind, wenn das Event beginnt.“

– Mitch Gibson, Video Production Manager bei EventMobi

Schritt 10. Ihre Referent*innen, Moderator*innen und Sponsoren vorbereiten

Der Erfolg Ihrer Veranstaltung lebt von Personen und Sponsoren, die souverän und überzeugend auftreten. Das bedeutet: Sie müssen bestens vorbereitet sein, bevor sie auf die Bühne oder vor die Kamera treten.

Was die Teilnehmer*innen vor Ort betrifft, bietet es sich an, alles wie gewohnt vorzubereiten. Geben Sie Referent*innen und Sponsoren eine Möglichkeit, den Veranstaltungsort zu besichtigen und ihren Auftritt vorab zu proben. Und stellen Sie sicher, dass sie ihren detaillierten Zeitplan kennen und Ihnen ihre Präsentationen, Firmenlogos usw. rechtzeitig vor der Veranstaltung bereitstellen.

Für Vorträge, die online zugeschaltet werden, sollten Sie die Referent*innen schon frühzeitig auf Folgendes hinweisen:

• Referate und Vorträge machen sich am besten, wenn sie an einem gut ausgeleuchteten Ort ohne störende Geräusche gehalten werden.
• Mikro und Kamera müssen den heutigen Ansprüchen genügen.
• Klimpernder Schmuck und andere Accessoires können die Akustik stören.
• Es muss getestet werden, ob die Internetverbindung auch für Ihr Streaming schnell genug ist.

Schritt 11. Go-live!

Wenn Sie bis hier alles im Griff hatten, sind Sie sehr gut vorbereitet für den großen Moment. Sollte dennoch etwas Unerwartetes dazwischenkommen, sind Sie bei den EventMobi-Profis in besten Händen.

Mit einem hybriden Format haben Sie sich für eine sehr flexible Art von Veranstaltung entschieden. Sie können z. B. Elemente von Präsenz zu Online zu verschieben, wenn es sein muss – hybrid im besten Sinne.

Schritt 12. Langfristig von Ihrem Hybridevent profitieren

Ein großer Vorteil von hybrid durchführten Veranstaltungen ist die Fülle an Inhalten, die damit bei Ihnen zusammenlaufen. Alle Vorträge, Präsentationen, Diskussionsrunden und Sponsorenbeiträge lassen sich auch langfristig als immer wieder relevante Beiträge – als Evergreen-Content – bereitstellen. Und zwar für die Teilnehmer*innen ebenso wie für alle, die nicht bei der Veranstaltung dabei waren.

Sie können diese Beiträge für Ihre Marketingkanäle nutzen, um Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen und Werbung für die nächste Veranstaltung zu machen – insbesondere auf Ihrer Website und auf Social Media.

Das EventMobi-Team kann Ihnen helfen, Ihre Veranstaltung in eine virtuelle Video-Mediathek umzuwandeln. Wir können diesen digitalen Raum für Sie aufbauen oder auch die Inhalte für Sie exportieren, sodass Sie sie flexibel verbreiten und verwerten können.

Schritt 13. Ergebnisse analysieren

Wenn Ihre Veranstaltung hinter Ihnen liegt, lohnt es sich, alles gründlich Revue passieren zu lassen. Die folgenden Fragen können Ihrem Team helfen, das Projekt rückblickend systematisch auszuwerten:

• Wie klingen die Rückmeldungen aus dem Präsenzpublikum, welches Feedback geben uns die Onlineteilnehmer*innen?
• Welche unerwarteten Ereignisse gab es und wie sind wir damit umgegangen?
• Welche Momente waren die besten und fesselndsten?
• Welche unserer vorab formulierten Ziele haben wir erreicht, welche nicht?
• Wie lauten die wichtigsten Lehren aus der Durchführung unseres Hybridevents?
• Was machen wir nächstes Mal anders?

Die Planung hybrider Veranstaltungen kann zunächst wie ein Mammutprojekt wirken. Aber mit einem handfesten Konzept ist gar nicht mal so viel Kopfzerbrechen zu befürchten. Wenn Sie diesen Leitfaden für Ihre nächste Hybrideventplanung nutzen, sind Ihnen positive Rückmeldungen von nahezu allen Teilnehmer*innen sicher. Ganz gleich, ob es um die Teilnahme live vor Ort oder um das Erlebnis online von zu Hause geht.