Feedback-Umfragen für Veranstaltungen erstellen: So geht’s

Sie haben wochenlang daran gearbeitet, Ihre Veranstaltung zu organisieren. Deshalb ist es im Nachhinein umso wichtiger, zu verstehen, was funktioniert hat und was nicht – nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer*innen nächstes Jahr wiederkommen. Denn was gibt es Schlimmeres, als so viel Zeit, Mühe und Budget in eine Veranstaltung zu stecken, die die Erwartungen des Publikums nicht erfüllt? In diesem Artikel erhalten Sie Tipps, wie Sie wirklich hilfreiche Feedback-Umfragen für Veranstaltungen erstellen, damit Sie das Beste aus den Rückmeldungen Ihrer Teilnehmer*innen herausholen können.

Wen Sie um Feedback bitten sollten

1. Publikum

Es versteht sich von selbst, dass Ihre Teilnehmer*innen die Hauptzielgruppe darstellen. Daher ist es natürlich von größter Bedeutung, wie sie Ihre Veranstaltung erlebt haben. Wenn die Veranstaltung für sie ein positives Erlebnis war, bleiben sie mit größerer Wahrscheinlichkeit in Ihrer Event-Community engagiert, sind bei der nächsten Veranstaltung wieder dabei und empfehlen Ihr Event an Kolleg*innen und Bekannte weiter. Wenn die Bedürfnisse der Teilnehmer*innen jedoch nicht erfüllt wurden, wollen sie in der Regel die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern. Über formelle Methoden wie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen können sie ehrliche Rückmeldungen geben. Dabei erhalten Ihre Teilnehmer*innen nicht nur die Möglichkeit, sich Gehör zu verschaffen, sondern können Ihnen auch wertvolle Erkenntnisse bieten, wie Sie Ihre nächste Veranstaltung verbessern können. Als Eventplaner*in haben Sie außerdem die Möglichkeit, auf negative Erfahrungen zu antworten und Ihre Teilnehmer*innen darüber zu informieren, wie die Veranstaltung beim nächsten Mal verbessert wird.

2. Mitarbeitende und ehrenamtliche Helfer*innen

Die erste Anlaufstelle, um nach Feedback zu fragen, sind Ihre Teilnehmer*innen. Doch es gibt noch eine wichtige Gruppe, die Sie bei der Gestaltung eines besseren Event-Erlebnisses unterstützen kann: die Menschen, die Ihre Veranstaltung tatsächlich organisiert und durchgeführt haben. Freiwillige und Mitarbeiter*innen der Veranstaltung können Ihnen genau sagen, was funktioniert hat und was beim nächsten Mal verbessert werden könnte.

Egal, ob sie Badges gescannt, die Anmeldung unterstützt oder bei der Orientierung auf dem Veranstaltungsgelände geholfen haben, ehrenamtliche Helfer*innen sind die beste Quelle für direktes persönliches Feedback von Teilnehmer*innen. Diese Rückmeldungen können Ihnen wertvolle Einblicke gewähren, wie Sie Abläufe bei Ihrer nächsten Veranstaltung verbessern können und welche Aspekte gelungen sind und beibehalten werden sollten.

Wenn Sie sich bei Ihren Helfer*innen und Mitarbeitenden per E-Mail bedanken, können Sie sie im gleichen Atemzug darum bitten, einen kurzen Feedback-Fragebogen auszufüllen.

3. Eventsponsoren

Sponsoren spielen ebenfalls eine wichtige Rolle beim Erfolg Ihrer Veranstaltung, denn sie tragen bedeutend zu den Einnahmen bei. Wenn Sie nur wenige Sponsoren haben, können Sie einfach per E-Mail oder Telefon nach Feedback fragen. Wenn Sie jedoch viele Sponsoren haben, ist es effizienter, nach der Veranstaltung eine Feedback-Umfrage durchzuführen. Außerdem haben Ihre Sponsoren dadurch den Vorteil der Anonymität.

Die Ziele Ihrer Feedback-Umfrage festlegen

Bevor Sie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen an Ihre verschiedenen Zielgruppen verschicken, sollten Sie sich zunächst über Ihre Ziele im Klaren sein. So können Sie Fragen formulieren, die tatsächlich einen Mehrwert liefern und es Ihnen ermöglichen, Ihren Erfolg zu messen.

Feedback-Umfragen für Veranstaltungen sollen in Erfahrung bringen:

• Was hat funktioniert?
• Was hat nicht funktioniert?
• Warum?

Sie wollen wissen, was funktioniert hat, damit Sie es wiederholen können, und was nicht funktioniert hat, sodass Sie es korrigieren können.

Worauf die Fragen abzielen sollten:

• Event-Highlights – Dabei handelt es sich um die besonders beliebten Elemente. Was waren die größten Erfolge bei Ihrer Veranstaltung, welche die Teilnehmer*innen begeistert haben?
• Mögliche Verbesserungen beim Eventmanagement – Hierbei geht es um die am wenigsten beliebten Aspekte. Diese Antworten sind Gold wert, denn sie ermöglichen den größten Lerneffekt und die langfristigsten Verbesserungen Ihres Eventmanagements.
• Gesamtzufriedenheit messen – Jede Veranstaltung hat positive und negative Elemente. Die Ansichten Ihrer Gäste können stark voneinander abweichen, da das Event-Erlebnis so subjektiv ist.

So formulieren Sie ansprechende Fragen

Stellen Sie bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen auch Fragen, die numerische Ergebnisse liefern, damit sie objektiv gemessen werden können. Bitten Sie die Teilnehmenden beispielsweise, ihren Zufriedenheitsgrad anzugeben oder wie wahrscheinlich es ist, dass sie die Veranstaltung einem Freund oder einer Freundin empfehlen.

Es gibt viele günstige (oder sogar kostenlose) Anbieter von Umfragesoftware, mit der Sie Ihre Umfragen erstellen, verschicken und auswerten können. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung jedoch eine mobile Event-App verwenden, können Sie die Umfrage direkt in der App verfügbar machen und den Teilnehmer*innen somit einfachen und sofortigen Zugriff darauf gewähren. Dadurch erhalten Sie die höchste Antwortrate, denn die Erinnerung Ihrer Teilnehmer*innen ist dann noch frisch.

Es gibt drei übergeordnete Fragetypen bei Feedback-Umfragen für Veranstaltungen:

• Offene Fragen
• Bewertungsfragen
• Multiple-Choice-Fragen

Tipp: Je mehr Feedback Sie erhalten, desto stichhaltigere Rückschlüsse lassen sich daraus ziehen. Fördern Sie die Abgabe von Feedback über Ihre Event-App. Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

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Offene Fragen

Mit offenen Fragen bekommen Sie die Erfahrungen des Publikums aus erster Hand, da die Antworten in eigenen Worten gegeben werden. Achten Sie jedoch darauf, nicht zu viele offene Fragen zu stellen, da es schwierig ist, die Ergebnisse zu ordnen und zu messen.

Beispielfragen:

• Was hat Ihnen am besten an der Veranstaltung gefallen?
• Welche Verbesserungen wünschen Sie sich für nächstes Jahr?
• Gab es bestimmte Aspekte an der Veranstaltung, die Sie besonders hilfreich fanden?
• Welcher Aspekt der Veranstaltung hat Ihnen am wenigsten gefallen?
• Glauben Sie, dass diese Veranstaltung Ihnen dabei hilft, Ihre Karriere voranzutreiben/die Ziele Ihres Teams zu erreichen/den ROI Ihres Unternehmens zu verbessern? Wenn ja, wie?
• Haben Sie Vorschläge für Themen oder spannende Referent*innen für zukünftige Veranstaltungen?

Bewertungsfragen

Bei Bewertungsfragen werden Skalen verwendet, mit denen die Befragten ihr Feedback geben können. Sie könnten beispielsweise fragen: „Wie zufrieden sind Sie mit dieser Veranstaltung auf einer Skala von 1 bis 5?“ Die Bewertung erfolgt normalerweise auf einer numerischen Skala, z. B. von 1 bis 5, oder mithilfe von zwei Punkten, die entgegengesetzte Ansichten widerspiegeln, wie von „stimme überhaupt nicht zu“ bis zu „stimme vollkommen zu“.

Beispielfragen:

Auf einer Skala von 1 bis 5, wobei 1 am niedrigsten und 5 am höchsten ist:

• Wie bewerten Sie die Qualität der einzelnen Referent*innen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Konferenz Freund*innen oder Kolleg*innen empfehlen?
• Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie nächstes Jahr wieder an dieser Veranstaltung teilnehmen?
• Wie bewerten Sie den Mehrwert dieser Veranstaltung?
• Wie zufrieden waren Sie mit dem Programm der Veranstaltung?
• Wie bewerten Sie die Qualität des Networkings bei dieser Veranstaltung?

Sie können auch eine Tabelle erstellen, auf der Teilnehmer*innen innerhalb einer Frage verschiedene Faktoren bewerten können.

Multiple-Choice-Fragen

Diese Fragen lassen Teilnehmende zwischen bestimmten Antworten wählen. Hierbei können sie entweder die Antwort auswählen, die am besten passt (Multiple Choice) oder alle Antworten auswählen, die zutreffen.

Beispielfragen:

• Wie haben Sie zum ersten Mal von dieser Konferenz gehört?
• Haben Sie diese Konferenz schon mal besucht?
• Hat die Konferenz Ihre Erwartungen erfüllt?
• Nach welchen Faktoren entscheiden Sie, ob Sie an Konferenzen und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten teilnehmen?
• Welche Referent*innen haben Ihnen gefallen?
• Haben Sie an einer der Aktivitäten im Anschluss an die Konferenz teilgenommen?
• Hatten Sie genug Zeit, um am Ende der Vorträge Fragen zu stellen?

Tipp: Formulieren Sie Ihre Fragen neutral und verzichten Sie auf Suggestivfragen – diese können Ihre Ergebnisse verfälschen!

Drei Tipps, wie Feedback-Umfragen für Veranstaltungen gelingen

1. Vorsicht vor erforderlichen Fragen

Natürlich wünschen wir uns, alle Teilnehmer*innen würden den gesamten Fragebogen beantworten. Doch die Realität sieht oft anders aus: Die Aufmerksamkeitsspannen sind kurz und wenn man gerade wenig Zeit hat und einem keine passende Antwort einfällt, überspringt man schon mal eine Frage. Einfach alle Fragen auf „erforderlich“ zu stellen, damit diese auf jeden Fall beantwortet werden, ist jedoch keine geeignete Lösung und läuft eher Gefahr, Ihr Publikum zu verärgern. Außerdem haben Sie mehr davon, wenn jemand eine halb ausgefüllte Umfrage absendet, als gar keine! Wenn Sie dennoch Pflichtfragen einsetzen möchten, sollte immer eine Antwortmöglichkeit wie „Keine Angabe“ oder „nicht zutreffend“ dabei sein, damit die Antworten akkurat bleiben.

2. Fassen Sie sich kurz!

Grundsätzlich gilt: Je kürzer Ihre Umfrage, umso wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Teilnehmer*innen bis zum Ende dran bleiben. Weisen Sie am besten gleich zu Anfang auf die Dauer der Umfrage hin: Für eine „kurze fünfminütige Umfrage“ hat doch fast jeder Zeit. Und falls Ihre Umfrage doch länger wird, stellen Sie die wichtigsten Fragen zuerst. Dann erhalten Sie darauf auch Antworten, wenn Teilnehmer*innen mittendrin abbrechen.

3. Geben Sie Anreize zur Teilnahme

Vor allem dann, wenn Sie eine längere Feedback-Umfrage planen, hilft oft ein kleiner Ansporn dabei, Teilnehmer*innen zu gewinnen. Verlosen Sie zum Beispiel einen Gutschein oder einen Rabatt auf das Ticket für die nächste Veranstaltung unter allen, die Ihre Umfrage ausfüllen. Durch einen solchen Anreiz können Sie eine höhere Antwortrate erzielen.