Teilnehmerregistrierung: 12 Pro-Tipps für glücklichere Gäste
Thorben Grosser ist VP of Partnerships and Channel bei EventMobi mit mehr als einem Jahrzehnt praktischer Erfahrung als Eventplaner und Technologiestratege. Er hat bereits Tausenden von Event-Profis bei der Optimierung ihres Technologie-Stacks geholfen. Dadurch hat er ein tiefes Verständnis für die alltäglichen Herausforderungen der Planer*innen bei der Implementierung von Event-Technologie.
Sie haben hart an Ihrem Eventkonzept gearbeitet – und dann gibt es statt zahlreicher Anmeldungen hauptsächlich Abbrüche bei der Registrierung?
Ich kann Ihnen aus Erfahrung sagen: Das ist kein Einzelfall. Gerade der Registrierungsprozess entscheidet oft, ob aus Interesse auch eine Anmeldung wird. Eine intuitive und reibungslose Eventregistrierung, die auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe eingeht, macht hier den Unterschied. Denn wer sich verstanden und gut abgeholt fühlt, meldet sich nicht nur eher an, sondern kommt auch mit den richtigen Erwartungen zum Event.
Was sich Ihre Veranstaltungsteilnehmer*innen wünschen
Wer seine Teilnehmerregistrierung optimieren möchte, sollte sich in die Perspektive der Gäste hineinversetzen. Denn am Ende zählt nicht nur, dass der Prozess technisch funktioniert – sondern, wie er sich anfühlt. Eine durchdachte Eventregistrierung berücksichtigt die Bedürfnisse der Nutzer*innen genauso wie die organisatorischen Anforderungen des Veranstalters. Sie soll einfach, schnell und vertrauenswürdig sein.
Erfahrungsgemäß sind es vor allem drei Dinge, die Teilnehmer*innen bei der Teilnehmeranmeldung erwarten:
- Zeit und Nerven sparen: Lange Formulare mit unnötigen Feldern sind ein häufiger Grund für Abbrüche. Ein schneller, klar strukturierter Registrierungsprozess macht hier den Unterschied.
- Ein gutes Gefühl haben: Freundliche, persönliche Kommunikation – schon während der Eventregistrierung – sorgt für Vertrauen und steigert die Vorfreude.
- Ernst genommen werden: Teilnehmer*innen möchten sich nicht wie eine Nummer fühlen. Eine individuelle Ansprache und passende Inhalte machen die Teilnehmeranmeldung zum positiven Erlebnis.
Wer diese Grundbedürfnisse ernst nimmt, legt die Basis für erfolgreiche Events und zufriedene Gäste.
12 Tipps für eine überzeugende Teilnehmerregistrierung
Zeitsparende und praktische Online-Registrierung
Eine gute Teilnehmerregistrierung ist schnell, übersichtlich und an die Zielgruppe angepasst. Formulare sollten nur das Nötigste abfragen. Wo möglich, können bereits vorhandene Daten automatisch eingetragen werden. Unterschiedliche Zielgruppen wie Teilnehmer*innen, Sponsor*innen oder Speaker erhalten jeweils eigene Anmeldestrecken mit den für sie relevanten Inhalten. Auch organisatorische Extras wie die Hotelbuchung lassen sich direkt im Anmeldeprozess integrieren.
Eine Eventwebsite, die überzeugt
Die Eventwebsite ist oft der erste Anlaufpunkt für Interessierte. Sie sollte alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung enthalten – also Ort, Zeit, Ticketoptionen, häufig gestellte Fragen. Gleichzeitig darf sie neugierig machen: Wer sind die Speaker? Welche Programmhöhepunkte erwarten die Gäste? Visuell und sprachlich sollte die Seite klar Ihre Marke widerspiegeln.
Frühzeitige Registrierungen belohnen
Bieten Sie Vorteile für alle, die sich früh anmelden. Early-Bird-Tickets, exklusive Inhalte oder Rabatte setzen Anreize und helfen, Planungssicherheit zu gewinnen.
Personalisierte Kommunikation
Teilnehmer*innen möchten individuell angesprochen werden. Verwenden Sie Namen, erkennen Sie die jeweilige Besuchergruppe und passen Sie die Kommunikation entsprechend an. Das schafft Nähe und stärkt die Beziehung – noch vor dem Event.
Mehrsprachige Kommunikation ermöglichen
Internationale Zielgruppen erwarten, dass die Eventregistrierung in ihrer Sprache verfügbar ist. Eine klar erkennbare Sprachwahl direkt am Anfang des Registrierungsprozesses ist hier hilfreich.
Erfahren Sie, wie Sie mit EventMobi die perfekte Registrierung für ALLE Teilnehmenden gestalten können.
Aussagekräftige Bestätigungsmail
Nach der Anmeldung sollte sofort eine Bestätigungsmail verschickt werden. Darin enthalten: alle wesentlichen Eckdaten der Veranstaltung, gegebenenfalls Hinweise zur Event-App oder weiteren Schritten. Ab etwa zwei Wochen vor dem Event empfehlen sich zusätzlich Erinnerungsmails.
Last-Minute-Anmeldungen flexibel ermöglichen
Nicht alle melden sich frühzeitig an. Mit einem System, das auch kurzfristige Anmeldungen unterstützt – inklusive Badge-Druck vor Ort – bleiben Sie flexibel und professionell.
Promo-Codes anbieten
Rabattcodes sind bei vielen Zielgruppen beliebt. Sie können als gezieltes Marketinginstrument eingesetzt werden und fördern spontane Anmeldungen.
Mehrere Zahlungsoptionen anbieten
Bieten Sie verschiedene Zahlungsmethoden an, damit die Teilnehmerregistrierung möglichst unkompliziert abgeschlossen werden kann. Die wichtigsten Optionen sind Kreditkarte, PayPal und Kauf auf Rechnung.
Wartelistenfunktion für Sessions nutzen
Wenn Programmpunkte ausgebucht sind, sollte es die Möglichkeit geben, sich auf eine Warteliste zu setzen. So verlieren Sie keine interessierten Teilnehmer*innen.
Nachträgliche Änderungen ermöglichen
Teilnehmer*innen sollten ihre Angaben auch nach der Anmeldung noch anpassen können – zum Beispiel, wenn sich die Sessionauswahl ändert. Das erhöht die Flexibilität und reduziert Rückfragen.
Registrierungsdaten weiterverwenden
Die erfassten Daten sind nicht nur für die Teilnehmeranmeldung relevant. Sie helfen auch in der Buchhaltung, im Reporting und bei der Veranstaltungsanalyse. Mit einer passenden Lösung lassen sich diese Informationen effizient weiterverarbeiten.
Extratipp: „Build-Your-Own-Adventure“-Mentalität
Erlauben Sie Ihren Teilnehmer*innen, sich ihr eigenes Programm zusammenzustellen. Auch wenn das organisatorisch mehr Aufwand bedeutet – erfahrungsgemäß steigert es die Zufriedenheit und die Identifikation mit dem Event.
Die perfekte Registrierungswebsite
Die Website ist oft der erste echte Kontaktpunkt zwischen Event und Publikum – und damit entscheidend für den Erfolg der Eventregistrierung. Sie soll nicht nur informieren, sondern das Event greifbar machen. Wer hier überzeugt, gewinnt Vertrauen und macht den nächsten Klick zur Teilnehmeranmeldung wahrscheinlicher. Eine gute Registrierungsseite denkt deshalb nicht nur an Datenfelder, sondern auch an Emotionen – und bringt beides zusammen: Information und Begeisterung.
Zunächst sollten alle grundlegenden Daten gut auffindbar sein: Veranstaltungsort, Datum, Zeit, Ticketoptionen inklusive Preisen sowie häufig gestellte Fragen. Sobald verfügbar, gehört auch das Programm auf die Seite – idealerweise ergänzt um Highlights, besondere Aktionen, Keynotes oder Networking-Möglichkeiten. Wer sich vorab ein Bild vom Event machen kann, meldet sich eher an.
Besonders bei Veranstaltungsreihen lohnt sich ein Rückblick auf vergangene Ausgaben. Fotos, Videos und Zitate von Teilnehmenden transportieren Stimmung und geben einen authentischen Eindruck. Achten Sie außerdem darauf, dass Design und Tonalität der Website Ihre Marke widerspiegeln. So wird die Teilnehmeranmeldung nicht nur funktional, sondern auch emotional aufgeladen – ein wichtiger Schritt hin zu einem überzeugenden Eventerlebnis.
Was muss ein Registrierungstool bieten?
Ein leistungsfähiges Tool für die Teilnehmerregistrierung sollte mehr können als nur ein Formular bereitstellen. Es muss die komplexen Anforderungen moderner Veranstaltungen abbilden, und zwar von der ersten Anmeldung bis zur Nachbereitung.
Wichtig sind vor allem:
- Personalisierbarkeit: Jedes Event ist anders – darum sollte sich der Registrierungsprozess flexibel an unterschiedliche Zielgruppen anpassen lassen. Das schließt z. B. auch unterschiedliche Sprachen und Zeitzonen mit ein.
- Funktionen wie Wartelisten oder Session-Auswahl: Wer mehr als nur ein „Ja/Nein“ zur Teilnahme abfragen möchte, braucht Tools, die mehr bieten.
- Smarte Automatisierungen: Von individuellen E-Mail-Einladungen bis hin zu Bestätigungs-E-Mails und Aktualisierungen der Warteliste – Automatisierungen sind Gold wert im Registrierungsprozess.
- Nahtlose Integration: Im Idealfall sind Registrierung, Event-App und Badges über eine Plattform verbunden. Das reduziert den Abstimmungsaufwand, vereinfacht Workflows und sorgt für einen professionellen Ablauf.
- Zuverlässiger Support: Es kann immer mal passieren, dass Sie an irgendeiner Stelle nicht weiterkommen. Hier macht EventMobi den Unterschied: Statt anonyme Chatbots gibt es echten, persönlichen Support. Per Telefon, Live-Chat oder E-Mail, und das rund um die Uhr.
- Sicherheit und Datenschutz: Als Veranstalter tragen Sie die Verantwortung, die Daten der Teilnehmenden vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Achten Sie deshalb auf DSGVO-Konformität und Zertifizierungen des Tool-Anbieters.
EventMobi bietet all das und vieles mehr. Entdecken Sie jetzt alle Features von EventMobi’s Teilnehmerregistrierung.
EventMobi als Registrierungsplattform: So flexibel wie Ihr Eventalltag
Jede Veranstaltung bringt ihre eigenen Herausforderungen mit – mal muss es schnell gehen, mal besonders individuell sein. Genau dafür haben wir bei EventMobi unsere Teilnehmerregistrierung entwickelt: Sie können Formulare exakt auf Ihre Zielgruppen zuschneiden, spontane Anmeldungen vor Ort abwickeln oder Promo-Codes gezielt für bestimmte Kampagnen einsetzen. Die Sprache Ihrer internationalen Gäste ist genauso berücksichtigt wie die spezifischen Anforderungen Ihrer Sponsoren oder Speaker.
Und wenn Sie nachts um 22 Uhr noch eine Frage haben? Dann sprechen Sie nicht mit einem Chatbot, sondern mit echten Menschen, die Ihre Welt kennen. Unser Supportteam ist für Sie da, wann immer Sie uns brauchen.
Das Beste: Registrierung, Event-App und Badgedruck greifen bei EventMobi nahtlos ineinander. Keine Datendopplung, keine Medienbrüche – einfach ein System, das mitdenkt und mitwächst.
Erfahren Sie, wie die Teilnehmermanagement-Software von EventMobi Registrierungen und Ticketing vereinfacht.
Häufig gestellte Fragen
Wie kann eine effizientere Teilnehmerregistrierung aussehen?
Eine effiziente Registrierung nutzt anpassbare Vorlagen, automatisierte E‑Mail-Kampagnen und integriert sich nahtlos in die Event-App. Alle Informationen zu Tickets, Zahlungen und Optionen werden über ein zentrales Dashboard verwaltet – mit Echtzeit-Reporting und Zahlungsübersicht. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle und minimieren manuellen Aufwand.
Wie kann man die Teilnehmerregistrierung vereinfachen?
Eine vereinfachte Teilnehmerregistrierung reduziert unnötige Komplexität und konzentriert sich auf das Wesentliche. Das gelingt z. B. durch einen modularen Aufbau, bei dem nur notwendige Schritte aktiviert werden, sowie bedingte Formularfelder, die nur relevante Infos abfragen. Die automatische Datenübernahme in die Event-App spart Zeit und verhindert doppelte Eingaben.
Wie sieht eine intelligente Teilnehmerregistrierung aus?
Eine intelligente Registrierung passt sich dynamisch an die Bedürfnisse der Veranstaltung und der Teilnehmer*innen an. Das beginnt bei Formularlogiken, die abhängig von vorherigen Angaben weitere Felder einblenden oder ausblenden. Aber auch verschiedene Automatisierungen, z. B. bei der Zuordnung von Registrierungsdaten an bestimmte Zielgruppen (etwa für unterschiedliche Ticketarten, VIPs oder bestimmte Branchen) oder automatische E-Mail-Erinnerungen machen den Registrierungsprozess smarter und vereinfachen den Prozess für Veranstalter und Teilnehmer*innen.