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Wie wähle ich die richtige Event-Tech aus? [Checkliste]

Die Digitalisierung hat auch vor der Eventbranche nicht Halt gemacht und beeinflusst kontinuierlich, wie wir Events veranstalten und erleben. Während die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit von Eventtechnologien (kurz Event-Tech) – also digitalen Lösungen, die speziell für den Veranstaltungskontext entwickelt wurden – immer weiter akzeptiert wird, herrscht oft Unklarheit darüber, welche Tools benötigt werden bzw. wie man die richtigen auswählt. Das stetig anwachsende Angebot bietet Veranstaltern und Organisatoren immer mehr individuelle Lösungen, die genau an ihre speziellen Anforderungen angepasst sind. Diese Entwicklung macht es jedoch gleichzeitig zunehmend schwieriger, die richtige Event-Tech auszuwählen – vor allem wenn diesbezüglich noch keine Erfahrungswerte vorliegen. Wir haben die richtigen Checklisten für Sie, um die Auswahl von Event-Tech zu vereinfachen.

Eventtech_Checkliste_1Grundsätzlich gilt es auch bei der Auswahl der Event-Technologie eine teilnehmerorientierte Perspektive zu haben. Nur wer die eigenen Teilnehmer wirklich versteht, kann die richtigen Werkzeuge auswählen, um ihre Erwartungen zu erfüllen. Es geht also darum, die eigene Zielgruppe bis ins letzte Detail zu kennen: von demographischen Daten über die Teilnahmemotivationen hin zu persönlichen Interessen – es sollte ein genaues Bild darüber vorliegen, wer warum zum Event kommt. Außerdem sollten die Ziele der Veranstaltung auch aus der Perspektive des Planers ganz klar definiert sein.

Wenn das “Wer” in Bezug auf Ihre Veranstaltung klar ist, gilt es als nächstes das “Was” zu definieren. In anderen Worten: An welchen Punkten bzw. wofür soll Eventtechnologie verwendet werden? Dafür ist allerdings eine ordentliche Portion Selbstkritik notwendig. Welche Prozesse brauchen überdurchschnittlich viel Zeit? Hier ist es egal, ob bereits ein Event-Tech-Tool eingesetzt wird oder wie dieser Ablauf aktuell durchgeführt wird. Gestaltet sich beispielsweise die Auswahl eines Veranstaltungsorts als langwierig? Oder ist es schwierig, wichtige Updates mit dem Eventpersonal vor Ort zu kommunizieren? Egal, welches Problem – einfach notieren! Unsere Checkliste dient hier als Unterstützung, um diese Herausforderungen den jeweiligen Veranstaltungsphasen zuzuordnen und das Verbesserungspotenzial so zu strukturieren.

Der nächste Schritt

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Schnell wird deutlich, wo die Stärken und Schwächen in der Veranstaltungplanung bzw. im -ablauf liegen und in welchen Bereichen Eventtechnologie überhaupt unterstützend wirken kann. Denn der Einsatz von bekannten oder beliebten Tools mag zwar auf den ersten Blick Sinn machen, wenn diese jedoch nicht auf den spezifischen Veranstaltungskontext angepasst sind, erhalten weder Teilnehmer noch Organisatoren einen Mehrwert hiervon.

Mit dem Bewusstsein darüber, wo das Verbesserungspotenzial liegt, kann als nächster Schritt die richtige Event-Technologie ausgewählt werden. Die Event-Tech Fibel gibt einen detaillierten Überblick über 6 häufig verwendete Eventtechnologien. Zusätzlich dient die folgende Checkliste als Hilfestellung, um die individuelle Priorität etablierter Event-Tech-Lösungen zu bestimmen und zu ordnen.

Sollten Sie noch Fragen rund um das Thema Event-Tech haben oder persönlich spezifisch zu Ihrer kommenden Veranstaltung beraten werden möchten, erstellen wir gerne kostenlos eine individuelle Event-Tech-Strategie für Sie.