Welche Eventmanagement-Tools Sie wirklich brauchen – und welche nicht

Ein Klassiker im Alltag vieler Eventplaner*innen: Dutzende Tools und Excel-Listen sorgen für mehr Aufwand als Entlastung bei der Veranstaltungsplanung. 

In diesem Beitrag teile ich meine Erfahrungen aus zahlreichen Projekten und zeige Ihnen, worauf es bei der Auswahl von Eventmanagement-Software wirklich ankommt – inklusive konkreter Empfehlungen für Ihr persönliches Tool-Stack.

Tool-Auswahl als Herausforderung

Ob Verbandskonferenz, Kunden-Event oder interne Tagung – bei der Planung und Umsetzung moderner Veranstaltungen müssen Event-Planer*innen zahlreiche Aufgaben koordinieren. Für viele dieser Bereiche gibt es spezialisierte Tools: von der Teilnehmerregistrierung über das Einladungsmanagement bis hin zur Interaktion während des Events.Doch gerade diese Vielzahl an Möglichkeiten macht es nicht einfacher. Die größte Herausforderung besteht oft nicht darin, überhaupt ein Tool zu finden – sondern die richtigen Tools auszuwählen, die den individuellen Anforderungen entsprechen und effizient zusammenarbeiten.

Mein Tipp: Tool-Stack möglichst schlank halten

Die Versuchung ist groß, für jede Aufgabe das jeweils beste Spezialtool zu wählen. Doch in der Praxis bringt diese Vielfalt oft mehr Probleme als Vorteile. Meine Empfehlung: Setzen Sie auf wenige, aber leistungsfähige Systeme, die möglichst viele Anforderungen abdecken. Auch wenn ein Tool nicht zu 100 % maßgeschneidert ist, zahlt sich die Konsolidierung langfristig aus.

5 Vorteile, sich auf wenige Tools zu beschränken

• Bessere Übersichtlichkeit
  Alle Daten und Prozesse sind in einem zentralen System gebündelt – das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
  
• Geringere Kosten
  Anstatt viele Einzellizenzen zu buchen, profitieren Sie von günstigeren Paketlösungen für Ihr gesamtes Team.
  
• Effizientere Schulung
  Weniger Tools bedeuten weniger Schulungsaufwand – für interne Teams genauso wie für externe Agenturen.
  
• Einfaches Lieferantenmanagement
  Ein Vertrag, ein Ansprechpartner, ein Support-Team – das vereinfacht die Zusammenarbeit erheblich.
  
• Höhere Interoperabilität
  Statt zahlreiche Schnittstellen zwischen vielen Einzeltools zu managen, genügt ein abgestimmter Stack mit wenigen, aber gut integrierten Systemen.
  

Erster Schritt: Die eigenen Anforderungen identifizieren

Die wichtigste Frage bei der Tool-Auswahl lautet nicht: „Welche Tools sind besonders beliebt?“ Sondern: „Welche Tools passen zu unseren spezifischen Anforderungen?“

Zu oft werden Lösungen wegen ihres Designs oder prominenter Funktionen gewählt – obwohl sie am eigentlichen Bedarf vorbeigehen. Mein Rat: Vermeiden Sie das sogenannte „Shiny Object Syndrome“ und fokussieren Sie sich stattdessen auf Ihre Prozesse.

Teilen Sie Ihre Anforderungen in Kernbereiche auf:

• Teilnehmermanagement
  Vom ersten Kontakt über die Registrierung bis zur Analyse des Engagements während und nach dem Event.
  
• Fakturierung und Zahlungsmanagement
  Automatisierte Rechnungserstellung, Zahlungsabgleiche und Mahnwesen ohne manuelle Excel-Listen.
  
• Interne Zusammenarbeit
  Gemeinsame Aufgabenverwaltung, Kommunikation im Team und strukturierte Abläufe.
  
• Kommunikation mit Stakeholdern
  Ob Mitglieder, Partner oder politische Entscheidungsträger – gezielte Ansprache erfordert die passenden Tools.
  
• Eventlogistik und Durchführung
  Von Online-Registrierung und Vor-Ort-Check-in bis hin zu Badge-Druck, Event-App und Feedbackauswertung.

Tipp: Visualisieren Sie Ihre Anforderungen – z. B. in einer einfachen Matrix oder einem digitalen Whiteboard. So behalten Sie den Überblick und erkennen schnell, wo echte Needs bestehen.

Tool-Auswahl mit System: Worauf Sie bei Anbietern achten sollten

1. Preismodell

Nicht jedes Lizenzmodell passt zu jedem Eventformat. Achten Sie darauf, ob der Anbieter:

• eine benutzerbasierte Jahreslizenz bietet, die sich für regelmäßige Events eignet,
  
• oder projektbasierte Preise für einzelne Veranstaltungen berechnet – ideal für punktuelle Einsätze.
  

2. Support und Training

Ein Tool ist nur so gut wie seine Nutzer*innen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Team effektiv geschult wird und bei Fragen schnell Unterstützung bekommt. Achten Sie auf:

• Self-Service-Lösungen: Tutorials, Webinare, Dokumentationen
  
• Persönlichen Support: deutschsprachige Ansprechpartner, schnelle Reaktionszeiten, Support auf verschiedenen Kanälen
  

3. Datensicherheit und Skalierbarkeit

Gerade bei sensiblen Teilnehmerdaten sollte Ihre Software höchsten Sicherheitsstandards entsprechen. Achten Sie auf:

• DSGVO-Konformität
  
• Zertifizierungen wie ISO 27001 oder SOC2
  
• Skalierbarkeit für wachsende Anforderungen

4. Integration

Ein gutes Tool funktioniert nicht isoliert. Es sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme einfügen – sei es CRM, Zahlungsdienstleister oder E-Mail-Marketing-Plattform. So vermeiden Sie doppelte Datenpflege und schaffen durchgängige Workflows.

Meine Tool-Empfehlungen

1. Für Planung und Konzepte: Miro

Das digitale Whiteboard eignet sich hervorragend für die Konzeptphase – ob Brainstorming, Agenda-Planung oder Stakeholder-Mapping im Team. Besonders hilfreich: Die zahlreichen Templates für Eventplanung und Projektmanagement.

2. Für CRM und Kommunikation: HubSpot

Ein CRM-Tool (Customer Relationship Management) ist in der Eventplanung weit mehr als nur eine Kontaktliste – es ist das zentrale Steuerungssystem für Ihre gesamte Teilnehmerkommunikation. Ob Einladungsmanagement, Segmentierung von Zielgruppen, personalisierte Follow-ups oder die Nachverfolgung von Leads: Ein gutes CRM ermöglicht es Ihnen, Beziehungen zu Teilnehmer*innen systematisch aufzubauen und zu pflegen.

HubSpot ist als All-in-one-Plattform für CRM, Marketing und Kommunikation besonders dann sinnvoll, wenn Eventplanung in größere Marketing- und Vertriebsstrategien eingebettet ist:

• Zentrale Datenbank für alle Kontakte
  
• E-Mail-Automatisierung und Zielgruppenansprache
  
• Aufgabenmanagement und Erinnerungen
  
• Integration von Landingpages, Formularen und Analyse-Tools

3. Für die gesamte Eventplanung: EventMobi

Um verschiedene Aufgaben der Eventplanung abzubilden – von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung – bietet sich eine All-in-one Eventmanagement-Software wie EventMobi an. Diese vereint alle zentralen Funktionen in einem System.

EventMobi bietet unter anderem:

• Teilnehmerregistrierung und Check-in
  
• Event-App mit Agenden, Networking und Interaktion
  
• Virtuelle Event-Plattform für hybride und digitale Events
  
• Badge-Druck und Lead-Capture
  
• Community-Tools und Gamification
  
• Digital Signage & Raumplanung
  
• Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten

Dabei bietet EventMobi einige besondere Vorteile, gerade  im Vergleich zu anderen Eventmanagement-Tools:

• DSGVO-konform: Als deutscher Anbieter garantiert EventMobi höchste Datenschutzstandards.
  
• Ausgezeichneter Support: Live-Trainings, Vor-Ort-Support und ein persönlicher Ansprechpartner.
  
• Flexible Preisgestaltung: Module nach dem Baukastenprinzip – passend für jedes Budget und jeden Bedarf.

4. Für visuelle Inhalte: Canva

Egal, wie groß oder klein Ihre Veranstaltungen sind:  Es müssen Event-Materialien erstellt werden, etwa Social Media Posts, Banner und Präsentationen. Teams ohne eigene Grafikabteilung können das Design der Materialien an eine Agentur oder Freelancer*innen abgeben, oder es selbst in die Hand nehmen. Canva ist hierfür eine gute Wahl: einfach in der Handhabung, vielseitig und kostengünstig.

Event-Tools für Verbände: Prozesse vereinheitlichen, Mitglieder aktivieren

Verbände stehen oft vor der Herausforderung, verschiedene Zielgruppen und Veranstaltungsformate unter einen Hut zu bringen – vom internen Gremientreffen bis zur großen Jahrestagung mit Hunderten Teilnehmer*innen. Dabei ist es essenziell, dass alle Abläufe strukturiert, wiederholbar und transparent bleiben. 

Eine integrierte Eventmanagement-Software wie EventMobi hilft, komplexe Prozesse zu standardisieren, Mitglieder gezielt einzubinden und den gesamten Veranstaltungszyklus – inklusive Einladungsmanagement, Teilnehmerkommunikation und Reporting – zentral zu steuern. Besonders wertvoll: DSGVO-Konformität, flexible Module für verschiedene Veranstaltungsformate und intuitive Bedienung – auch für Fachabteilungen ohne IT-Know-how.

Und noch ein wichtiger Tipp: Für Verbände empfiehlt sich ein dediziertes Verbands-CRM anstelle eines generischen Systems. Denn diese bieten Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Mitgliederorganisationen ausgerichtet sind – wie die Verwaltung von Mitgliedschaften, Beitragsmodellen, Verlängerungszyklen, Austrittsgründen und Gruppenmitgliedschaften.

Event-Tools für Agenturen: Effizient skalieren und Kunden begeistern

Event-Agenturen jonglieren häufig mehrere Kund*innen und Projekte gleichzeitig. Umso wichtiger ist ein Tool-Stack, der flexibel, skalierbar und teamübergreifend nutzbar ist. Statt individuelle Tools pro Kunde zu verwalten, lohnt sich der Einsatz von Lösungen, die sich schnell an neue Anforderungen anpassen lassen – etwa durch White-Label-Optionen oder projektbasierte Abrechnung. 

EventMobi unterstützt Agenturen mit einer modularen Plattform, die sowohl kleine Kundenprojekte als auch große Hybrid-Events abdeckt. Dank umfassender Integrationen, Support in Echtzeit und individualisierbarem Design behalten Agenturen die Kontrolle – und liefern ihren Kund*innen stets ein professionelles Event-Erlebnis.

Fazit

Wer bei der Eventplanung den Überblick behalten will, sollte sich auf einige wenige, aber leistungsstarke und flexible Tools fokussieren. Wichtig: Wählen Sie Ihre Software auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und vergleichen Sie Anbieter gründlich.Ich verspreche Ihnen, die Arbeit lohnt sich: Mit dem richtigen Tool-Stack schaffen Sie es, Ihre Prozesse zu vereinfachen, effizienter zu arbeiten und den Erfolg Ihrer Veranstaltungen nachhaltig zu steigern.