High Five! Fünf Optionen für höhere Einnahmen für Vereine und Verbände – unabhängig von Teamgröße und Budget

Verbände und Vereine durchlaufen angespannte Zeiten. Bei der 2021er Umfrage OTUS Association Exchange (OAX) gab knapp die Hälfte der Beteiligten an, dass es seit März 2020 zu Rückgängen bei den Mitgliederzahlen und den entsprechenden Einnahmen gekommen ist. Da gilt es für Vereine und Verbände, strategisch Möglichkeiten auszuloten, wie sie ihre angestrebten Einnahmen auch mit kleinem Team und Budget erreichen können.

Die starke Verbreitung von Onlineveranstaltungen hat neue digitale Komponenten bzw. Ertragsoptionen mit sich gebracht, aus denen sich auch Kapital schlagen lässt, wenn man sich wieder vor Ort trifft. Und das sogar mit sehr kleinen Teams. Indem sie digitale Tickets verkaufen und Sponsoringangebote ausspielen, können Vereine und Verbände neue Einnahmequellen anzapfen und somit ihre Bilanzen aufbessern.

Doch wie integrieren Sie virtuelle Komponenten, die Ihre Hauptveranstaltung unterstützen, statt davon abzulenken? Wie fahren Sie den Umsatz hoch und stellen all denen wertvolle Inhalte bereit, die nicht vor Ort dabei sein können? Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf digitale Optionen vor, mit denen Sie Ihre Veranstaltungseinnahmen unabhängig von Teamgröße und Budget strategisch steigern können.

1. Gestalten Sie Ihre Konferenz-App als ganzjährige Interaktionsplattform

Die App, die Sie für Ihre Jahreshauptversammlungen und andere Großanlässe nutzen, eröffnet ideale Gelegenheiten zur Umsatzsteigerung, die sich viele Vereine und Verbände allerdings entgehen lassen. Nach dem Ende eines Events kann die Konferenz-App als dauerhafte virtuelle Adresse fürs Mitgliedernetworking, für branchenspezifische vertiefende Informationen und für kurzweilige Unterhaltung dienen. Für noch mehr Kosteneffizienz können Sie die App für Ihre Webinare und Mitgliedertreffen nutzen.

Sie brauchen nur die Event-App nach der Veranstaltung „in Betrieb“ zu lassen und immer wieder Inhalte zu ergänzen, die von überall abrufbar sind, was insbesondere für die Ehrenamtsbetreuung sowie für den Austausch der Ausschüsse und Regionalgruppen hilfreich ist. Die für diese Updates zuständige Person verfügt mit der App über ein praktisches Werkzeug, um einen lebendigen Anlaufpunkt für interaktives Engagement zu etablieren und Mitglieder zu individuellen Beiträgen zu animieren.

„Bieten Sie einer begrenzten Zahl von Mitgliedern vergünstigten oder kostenlosen Zugang zu Ihren Events an, wenn sie an der Bereitstellung von Inhalten mitwirken, und teilen Sie ihnen ein gewisses Soll oder bestimmte Aufgaben zu, um Mitglieder kontinuierlich interaktiv auf Ihrem Event-Community-Portal einzubinden“,

— empfiehlt KiKi L’Italien, Gründerin und Host von Association Chat.

Ähnlich wie auf Lernplattformen können Sie Mitgliedern gegen Bezahlung gestaffelte Zugangsberechtigungen zu Video-Mediatheken anbieten, in denen immer neue Fortbildungs- und Trainingsangebote bereitstehen. Außerdem können Sie Sponsoren anbieten, eigene Mediatheken mit Produktvideos, Demos und informativen Materialien einzurichten, womit sie die Markenwahrnehmung ausbauen und unter Ihren Mitgliedern Leads generieren können.

Wenn Sie Ihre Konferenz-App als ganzjährige Interaktionsplattform nutzen, sparen Sie zudem wertvolle Zeit. Die Eventplattform von EventMobi zum Beispiel ist nach dem All-in-one-Prinzip aufgebaut. Das bedeutet: Ihre Mitglieder müssen sich nur mit einem einzigen System vertraut machen, ganz gleich, ob sie die Event-App vor Ort nutzen, sich online zu Ihren Veranstaltungen zuschalten oder nach den eigenen zeitlichen Möglichkeiten Inhalte abrufen. Mit anderen Worten: weniger Einarbeitungszeit für alle Beteiligten und insbesondere für die Person, die die Plattform betreut.

2. Sorgen Sie mit Videos für mehr Anmeldungen zu Vor-Ort- und Onlineevents

Wie in den vergangenen Jahren eine Menge Untersuchungen gezeigt haben, eignen sich Videoinhalte perfekt, um die Interaktionen von Mitgliedern zu fördern. HubSpot hat ermittelt, dass 81 Prozent aller Zuschauer*innen sich mit größerer Wahrscheinlichkeit für eine bestimmte Marke entscheiden, wenn sie einschlägiges Videomaterial angeschaut haben.

Erstellen Sie filmische Beiträge, die Mitglieder und Sponsoren auf den Geschmack kommen lassen, was das Programm Ihrer Veranstaltung betrifft. Das verleiht den Anmeldezahlen für Präsenz- und Onlineveranstaltungen immer wieder einen echten Schub. Man kann es wie Teaser sehen, die das Beste Ihrer Events hervorheben, was darauf abzielt, dass Ihre Zielgruppen Lust auf mehr bekommen und sich registrieren.

Laut Untersuchungen der American Society of Association Executives (ASAE) führt stärkere aktive Einbindung zu intensiverer Mitgliederbindung, und sie steigert das mit einer Mitgliedschaft verbundene Wertversprechen. In Videos können Sie insbesondere aktive ehrenamtliche Führungskräfte und aufstrebende junge Fachleute zu Wort kommen lassen, die dabei betonen, was sie sich von Ihrer kommenden Veranstaltung erwarten. Die Videoproduktion können durchaus dieselben Teammitglieder übernehmen, die auch die Veranstaltungsplanung schultern.

3. Binden Sie das Onlinepublikum bewusst in Ihre Präsenz-programmpunkte ein

Livestreams von Vor-Ort-Programmpunkten, bereitgestellt für die Onlineteilnehmer*innen, eröffnen Ihnen in puncto Zusatzeinnahmen gleich zwei Optionen:

1. Verkauf virtueller Tickets
2. Gelegenheiten für digitales Sponsoring

Manch ein Verein oder Verband zögert noch bei dem Gedanken an Aktivitäten in der virtuellen Sphäre, aus Sorge, in der Folge könnten die Teilnehmerzahlen bei Tagungen vor Ort zurückgehen. Forschungen von UFI deuten darauf hin, dass Teilnehmer*innen und Sponsoren mehrheitlich am liebsten Präsenzveranstaltungen wählen, nicht Onlineevents. Wer also vor Ort dabei sein kann, wird das tun, doch alle, die den Weg nicht auf sich nehmen können, sollten nicht außen vor bleiben.

Möglicherweise ist dies der kostspieligste und zeitintensivste Punkt, doch Sie können das Format auf unterschiedliche Weise angehen. Dies reicht vom Engagement eines Audio/Video-Teams am Veranstaltungsort, das Ihr gesamtes Programm für das Onlinepublikum als Livestream bereitstellt, bis hin zur Auswahl ganz bestimmter Programmpunkte, die Sie für Ihr Remote-Publikum streamen.

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4. Stellen Sie Aufzeichnungen Ihres Präsenzprogramms nach dem Event online bereit

Falls es Ihr Budget übersteigt, parallele Programmpunkte live zu streamen, ist es eine durchaus sinnvolle Alternative, die Vorträge im Nachgang der Veranstaltung online bereitzustellen.

Für all dies muss einfach nur eines Ihrer Teammitglieder die Videos von den Vorträgen in Ihrer Konferenz-App hochladen. Bei einer Plattform wie der von EventMobi gelingt das mit links. Livestreams herunterladen und auf Kanälen platzieren, die denen ähneln, wie man sie von Videoportalen kennt – das ist mit nur zwei Klicks erledigt, wenn Sie das neue Mediathek-Feature von EventMobi nutzen. Und nur einen Klick braucht es, um Videodateien hochzuladen. Dabei sind inhaltliche Empfehlungen und Kommentarspalten inklusive, sodass Ihre Teilnehmer*innen sich unkompliziert untereinander austauschen können.

5. Planen Sie Onlineevents mit überschaubarem Umfang

Anlässe auf virtueller Ebene eröffnen für Vereine und Verbände Möglichkeiten, sich über das Jahr hinweg immer wieder mit ihren Mitgliedern kurzzuschließen und sie aktiv einzubeziehen, sowohl in der Vorbereitung auf als auch im Anschluss an Jahreshauptversammlungen und ähnliche Hauptveranstaltungen. Wichtig ist dabei allerdings, das rechte Maß zu finden und nicht zu viele virtuelle Treffen und Webinare anzubieten. Konzentrieren Sie sich auf ein eher kleines, aber wirklich feines digitales Angebot, denn dann werden sich mehr Leute anmelden – aus Angst, andernfalls etwas zu verpassen.

Diese unterjährigen Kontakte können den Wert einer Mitgliedschaft steigern, wenn sie nützliche, prompte Updates zu Belangen der Branche umfassen. Zudem eröffnen sie Gelegenheiten zum Netzwerken und geben den Mitgliedern Anlässe für Diskussionen über individuelle oder branchenspezifische Herausforderungen und Lösungen. Sponsoren können von diesen virtuellen Zusammenkünften ebenfalls profitieren, da sie dabei das ganze Jahr über wertvolle neue Kundenkontakte knüpfen können. Je nach Art Ihrer Onlineveranstaltung könnte es eine Überlegung wert sein, einen einzigen Sponsor oder aber mehrere ins Boot zu holen. Auch dies kann diejenige Person in Ihren Reihen organisieren, die Ihre Präsenzveranstaltung plant.

Wenn Sie auf EventMobi setzen, können Sie alle Livestreams und alle weiteren Videos auf ein und derselben Plattform organisieren. Das bedeutet für Ihre Organisation echte Effizienz, da Sie mit nur einem Anbieter alles abgedeckt haben. Wie nebenbei lässt sich damit auch besonders einfach überblicken, was wie funktioniert (oder wo es möglicherweise hakt), sodass Sie Ihr Veranstaltungsprogramm bei Bedarf schnell anpassen können und vor allem auch stets alle Daten unter Kontrolle haben.

Einnahmen zu steigern, kann auf kleine Teams, die ohnehin schon gut zu tun haben, wie eine abschreckende Aufgabe wirken. Doch mit all den genannten spannenden Optionen haben Verbände und Vereine es durchaus in der Hand, ihre angestrebten Einnahmen mithilfe von Veranstaltungen zu erzielen. Indem sie die Potenziale von Onlinekomponenten für sich nutzen, können kleine wie große Institutionen die Einnahmen aus ihren Mitgliederkreisen steigern und zugleich neue, flexible Sponsoringmöglichkeiten erschließen. Entscheidend ist, just die virtuellen Extras auszuwählen, die für das jeweilige Publikum am attraktivsten, für das Team gut zu handhaben und natürlich auch finanzierbar sind.