7 typische Fehler bei der Budgetplanung für Events
Ein Gastbeitrag von Katrin Taepke
Je besser Sie Ihre Budgets im Griff haben, desto ruhiger können Sie schlafen. Das gilt zumindest für die meisten von uns. Wie ist das bei Ihnen? Könnten Ihre Budgets besser aussehen? Bleiben Sie im Rahmen oder schneiden Sie am Ende sogar besser ab? Prüfen Sie sich einmal selbst. Hier sind 7 typische Budgetfehler, die Sie nicht (mehr) machen müssen.
1) B-Termine ignorieren
Oftmals haben Sie einen Wunschtermin oder einen festen Rhythmus für Ihre Veranstaltung. Sagen wir, diese findet immer von Mittwoch bis Samstag statt. Weil es halt schon immer so war. Doch wenn Sie hier ein wenig flexibel sein können, lässt sich richtig viel Geld sparen. Vor allem bei Locations und bei den Personalkosten.
Wie das? Locations haben ihre Haupt- und ihre Nebenzeiten. In letzteren sind sie weniger gefragt und kommen Ihnen preislich daher auch eher einmal entgegen. Das Ganze ist auch als Revenue Management bekannt. Ganz wie bei den günstigeren Hotelpreisen zu weniger nachgefragten Terminen.
Außerdem kann es sein, dass Ihr Veranstaltungsrhythmus plötzlich Feiertage beinhaltet und dann können die Personalkosten schnell explodieren. Wegen der Zuschläge, die Sie auf jeden Fall für alle extern beauftragten Dienstleister und Helfer zahlen müssen.
Wer also von seinem A-Termin auch einmal auf eine B-Variante ausweichen kann, kann auf einen Schlag viel sparen.
2) B-Städte oder Locations ignorieren
Was für Termine gilt, können Sie auch bei der Auswahl des Veranstaltungsortes und der Location berücksichtigen. Die beliebtesten Städte in Deutschland, oder auch weltweit, sind einfach teurer. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Städte besonders gefragt sind, schauen Sie mal ins aktuelle Meeting und Eventbarometer.
Eine B-Stadt ist übrigens sowohl für Sie als Veranstalter als auch für Ihre Teilnehmer günstiger – vor allem bei der Buchung ihrer Übernachtung. Das wiederum kann sich sehr positiv auf die Anmeldezahlen für Ihr Event auswirken.
Gleiches gilt für die Wahl der Location. Die namhaften Locations wissen einfach, dass sie stark nachgefragt sind. Und hier regelt der Markt den Preis: hohe Nachfrage, hoher Preis. Wollen oder müssen Sie sparen, wählen Sie ruhig einmal eine etwas entlegenere oder unbekanntere Locations. B-Locations sind übrigens häufig – zwangsweise – kundenorientierter.
3) Zu kurzfristig planen
Sie selbst planen wahrscheinlich ziemlich langfristig – wären da nicht die Anderen. Vorgesetzte, Auftraggeber, Dienstleister… Es gibt viele, die Ihre Pläne durchkreuzen können. So müssen Sie immer kurzfristiger planen oder umschwenken. Doch das kostet richtig Geld. Sie sind dann einfach nicht mehr flexibel. Haben kaum Zeit für eine umfangreiche Recherche und der Dienstleister schlägt einen Sonderzuschlag drauf. Auch wenn er es Ihnen nicht verrät. Je kurzfristiger Sie etwas beauftragen, desto teurer wird’s. Meistens jedenfalls. Oder haben Sie schon einmal einen großen Druckauftrag über Nacht besonders günstig erhalten? Wohl eher nicht. Ebenso ist’s bei Räumen oder Technik. Muss Ihr Dienstleister die Technik oder einen Techniker extern anmieten, kann er Ihnen einfach keine guten Preise mehr anbieten. Hätten Sie eher angefragt, hätte auch er deutlich mehr Spielraum gehabt. Verraten Sie diesen Kosten-Spartipp auch ruhig mal denen, die Ihre Pläne spontan ändern wollen.
4) Mit IST-Kosten planen
Die IST-Kosten, die Sie aus Ihrer Buchhaltung erfahren, sind zwar sehr wichtig für Ihre Budgetplanung, doch nur die halbe Wahrheit. Wichtig ist, dass Sie auch die künftigen, also die PLAN-Kosten mit einkalkulieren. Das klingt so banal. Doch ich habe dieses „Management by Kontostand“ schon mehr als einmal gesehen. Stellen Sie also ein Budget auf, das gleich von Anfang an alle zu erwartenden Kosten auflistet. Und aktualisieren Sie dies um die bereits angefallenen, tatsächlichen Kosten – regelmäßig.
5) Verluste um jeden Preis vermeiden
Wenn’s ums Geld oder um Zahlen geht, lassen wir uns gern in die Irre führen. Ein Phänomen ist zum Beispiel die Verlust-Aversion. Wir wollen Verluste um jeden Preis vermeiden. Das führt u. a. dazu, dass wir an Dingen und Projekten festhalten, die wir bereits als defizitär erkannt haben. Je stärker Sie zuvor in das Projekt involviert waren und je mehr Sie bereits in Ihr Event investiert haben, desto stärker wirkt die Verlust-Aversion. „Jetzt haben wir schon so viel reingesteckt, jetzt ziehen wir das auch durch.“ Wundern Sie sich also nicht, wenn der „Erfinder“ Ihrer Veranstaltung auch bei noch so schlechten Umsatz- oder Teilnehmerzahlen an dem Event festhalten will. Wollen Sie diese Falle umgehen, legen Sie vor Ihrer Veranstaltung einen „STOP or GO“-Termin schriftlich fest. Und halten Sie sich dann an die selbst erstellten Kriterien fürs Weitermachen oder eben Absagen Ihrer Veranstaltung.
6) Kosten vermischen
Die meisten erstellen ihre Budgets nach Kostenarten, also zum Beispiel Raummiete, Catering, Technik etc. und clustern diese dann. Zum Beispiel bilden sie Kategorien wie Marketing oder Location. So weit so gut. Doch schnell vermischen sie Kosten wie variable und fixe Kosten, direkt zurechenbare Projektkosten oder indirekte Kosten. Das führt dazu, dass Sie nicht sauber sagen können, was Ihr Projekt wirklich gekostet hat und was übrig geblieben ist. Vor allem können Sie es dann nicht auf den einzelnen Stufen Ihrer Deckungsbeitragsrechnung sagen.
Trennen Sie daher schon in Ihrer Budgetplanung die variablen von den fixen Kosten. So können Sie Ihr Budget auch viel leichter der tatsächlichen Teilnehmerzahl anpassen.
Bedenken Sie ebenfalls, wem Sie wie reporten. Davon hängt z. B. ab, ob Sie Freelancer als direkte Projektkosten einstufen oder ob es wie die anderen internen Personalkosten eher als Gehälter ansehen. Denn was kann schon das Team A dafür, dass es mit einem Freelancer arbeitet und Team B nicht? Hier gibt es übrigens kein richtig oder falsch. Es hängt von Ihrem konkreten Projekt ab und wem gegenüber Sie abrechnen.
Überlegen Sie sich auch, wie Sie mehrjährige Kosten auf Ihre Veranstaltung verrechnen wollen. Schaffen Sie eine neue Software an, sollten Sie das auf mehrere Projekte und mehrere Jahre verteilen. Doch aus meiner Sicht eben nicht in den Deckungsbeitrag I integrieren.
7) Ohne Puffer planen
Ganz egal wie gut Sie Ihre Veranstaltung, Ihre Teilnehmer und Sponsoren oder Ihren Auftraggeber kennen, planen Sie immer einen Posten für unvorhergesehene Kosten ein. Selbst wenn Sie glauben, Sie liegen im Plan – vor Ort kann immer noch etwas überraschendes geschehen. Und wenn es bloß der Kaffee ist, der nicht reicht und den Sie nochmal ordern. Bei größeren Veranstaltungen kann auch das Ihr Budget sprengen. Selbst wenn Ihre Veranstaltung vorbei ist, die Gefahr der zusätzlichen Kosten ist auch dann noch nicht gebannt. Wer weiß, welcher Dienstleister doch mehr abrechnet als er ursprünglich angeboten hat. Zum Beispiel weil sich unvorhergesehene Änderungen ergeben haben. Oder weil auf Ihrem Gala-Abend mehr getrunken wurde, als Sie geschätzt hatten. Planen Sie einfach einen Puffer ein. Im „schlimmsten“ Fall brauchen Sie ihn am Ende gar nicht.