Hybride Veranstaltungen: Ziele festlegen und Rendite messen
Hybride Events sind beileibe kein Selbstläufer. Bei der Planung haben Sie allerhand abzuwägen: wen Sie damit locken wollen, wer Vorträge beisteuert, wie Sie alle von Anfang bis Ende aktiv einbeziehen und wie Sie die Vor-Ort- und die Onlinebeiträge technisch verknüpfen.
Über derartige logistische Aspekte hinaus müssen Sie dafür sorgen, dass sich Ihr veranschlagtes Budget mit der Veranstaltung bezahlt macht.
Damit die Rendite stimmt (oder der Return on Investment bzw. ROI, wie es heute oft heißt), auch mit Blick auf folgende Events, sollten Sie die Ziele wirklich rechtzeitig abstecken und die Ergebnisse nach dem Event unverzüglich auswerten.
Klar, keine Veranstaltung ist wie die andere. Doch mit gewissen Methoden lassen sich in jedem Fall Ziele setzen und der ROI messen. Die Planungsprofis von EventMobi haben dazu folgende Tipps für Sie.
Warum Hybridevents höhere Renditen ermöglichen
Sind Sie noch unentschlossen, ob eine Präsenz- oder eine Hybridveranstaltung die beste Wahl ist? Dies könnte den Ausschlag geben: Hybride Formate sorgen besonders häufig für gute Renditen.
Mit Präsenzveranstaltungen erreichen Sie nur diejenigen, die die An- und Abreise auf sich nehmen können. Kommt etwas Unvorhergesehenes dazwischen (Reiserestriktionen, Schließung des Veranstaltungsorts, Unwetter …), können Sie jedoch etwaige Verluste wettmachen, indem Sie Programmpunkte in den virtuellen Raum verlagern.
Überhaupt lassen sich mit hybriden Events größere Zielgruppen erreichen. Solange eine Internetverbindung gegeben ist, können Sie sozusagen alle Welt einladen. Der Aufenthaltsort spielt keine Rolle. Für diejenigen, die vor Ort dabei sind, ist der Wert der Veranstaltung dabei kein Stück geringer.
Die Hauptziele Ihrer hybriden Veranstaltung festlegen
Die Zielsetzung für Ihre Veranstaltung dürfte von Ihrer Organisation und den Zielen abhängen, die Sie mit dem Projekt insgesamt verfolgen. Klären Sie also mit Ihrem Planungsteam zu Beginn diese große Frage:
Was genau wollen wir am Ende mit der Veranstaltung erreicht haben?
Ihre übergeordneten Ziele könnten sich an diesen Aspekten orientieren:
Teilnehmerzahl insgesamt: Geht es Ihnen darum, Ihre Organisation auszubauen, Ihre Marke bekannter zu machen oder Neukunden für sich zu gewinnen, ist eine hohe Teilnehmerzahl unter Umständen der wichtigste Gradmesser für Sie. Je mehr dabei sind, desto umfangreicher wird man über Ihr Unternehmen, Ihren Verband, Ihren Verein sprechen.
Interaktion der Teilnehmenden: Vielleicht wollen Sie nicht einfach nur Tickets für Ihre Veranstaltung verkaufen, sondern auch Ihr Publikum aktiv einbinden und die Interaktionen exakt auswerten. Beispielsweise könnte die Einbindung Ihr oberstes Ziel sein, wenn Ihr Event explizit auf Networking, wechselseitigen Austausch oder Kooperationen ausgelegt ist.
Finanzieller Ertrag: Sie können Veranstaltungen dazu nutzen, den Umsatz oder die Einnahmen Ihres Unternehmens zu steigern. Dabei rücken Kennzahlen wie diese in den Fokus: Zahl der verkauften Tickets, Einnahmen in Form von Sponsorengeldern oder auch Produktverkäufe auf und nach der Veranstaltung. Außerdem achten Sie in diesen Fällen sicherlich besonders auf die Ausgaben, die Sie für das Event in die Hand nehmen, sodass Sie sie abschließend den Einnahmen gegenüberstellen können, um ein präzises Bild von den finanziellen Zahlen zu erhalten.
Teilnehmerzufriedenheit: Dieses Ziel ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie eine ganze Reihe von Veranstaltungen planen. Schließlich kommen begeisterte Kunden besonders gern wieder, kaufen erneut Tickets und betreiben Mundpropaganda für Sie.
Informationen und Materialien: Möglicherweise möchten Sie mit Ihrer Konferenz vor allem wichtige Informationen und Kenntnisse zu einem bestimmten Thema vermitteln oder Materialien für Ihre Geschäftstätigkeit generieren. Ist dies der Fall, sollten Ihre Ziele auch den Evergreen-Content und den Marketingwert umfassen, die mit der Veranstaltung bei Ihnen zusammenkommen.
KPIs für Ihre hybride Veranstaltung festlegen
Sind die großen Ziele Ihrer Veranstaltung klar, geht es an die Details. Legen Sie die wesentlichen Leistungskennzahlen fest, die Key Performance Indicators (KPIs), die Sie während und nach der Veranstaltung messen und auswerten können.
Welche KPIs sinnvoll sind, hängt von Ihren übergeordneten Zielen ab. Ein Beispiel: Wenn Sie mit Ihrem Event in erster Linie Einnahmen erzielen möchten, kommt als KPI die Zahl der Eintrittskarten je Preiskategorie in Betracht, die es braucht, um die angestrebten Einnahmen zu erreichen.
Setzen Sie stattdessen voll und ganz auf eine große Reichweite, ist der Ticketpreis weniger wichtig, sondern vielmehr die Teilnehmerzahl an sich. Dies erklärt, weshalb so viele Organisationen und Unternehmen mittlerweile auf hybride Veranstaltungen setzen, womit reine Präsenzveranstaltungen ihren einstigen Stellenwert einbüßen. Mit Hybridevents können Sie bei Ihren Teilnehmerzahlen völlig neue Dimensionen anpeilen, denn damit können Sie auch einem großen Onlinepublikum bereichernde Veranstaltungserlebnisse bieten.
Weshalb das Rad neu erfinden? Nutzen Sie einfach dieses bewährte Konzept für Ihr hybrides Event!
Ihnen geht es vor allem um Interaktion Ihrer Teilnehmer*innen? Dann empfehlen sich KPIs wie diese: die Zahl derer, die an bestimmten Programmpunkten teilnehmen, oder die Zahl derer, die sich in Networking-Formaten, 1:1-Meetings, Live-Abstimmungen oder auch Umfragen zu Wort melden.
Steht bei Ihnen der Informationswert an erster Stelle, können Sie Ihre Planung auf die Inhalte ausrichten, die im Verlauf der Veranstaltung bei Ihnen zusammenkommen. Auf der Hybridevent-Plattform von EventMobi können Sie Ihre Live-Programmpunkte ganz einfach in eine Bibliothek mit Evergreen-Content umwandeln, den Sie nach Abschluss der Veranstaltung in Marketingmaterialien aufs Neue verwerten können.
Wie Sie den Veranstaltungs-ROI messen
Ziele und KPIs festzulegen, ist erst die halbe Miete. Es braucht auch Systeme, mit denen sich der Erfolg einer Veranstaltung nach deren Abschluss verlässlich ermitteln lässt. Das hilft Ihnen, Ihr Event auszuwerten, und darüber hinaus können Sie die entsprechenden Informationen auch zur Planung und Optimierung künftiger Veranstaltungen nutzen.
Mit EventMobis Eventstatistiken für hybride Veranstaltungen ist es ein Leichtes, Ihre KPIs zu analysieren. Sie finden sie auf derselben Plattform, auf der Sie sich auch um Ihre Teilnehmer*innen kümmern und auf der die Interaktionen stattfinden.
Auf dieser Plattform haben Sie nicht nur im Blick, wie viele Tickets verkauft sind und wie viele Teilnahmen vor Ort und online tatsächlich zu Buche stehen. Die intelligenten EventMobi-Nutzungsstatistiken greifen viel tiefer.
Mit den EventMobi-Statistiken können Sie:
einzelne Programmpunkte analysieren – um zu ermitteln, welche Vorträge oder Aktivitäten am meisten locken und bei welchen der Zulauf schwächer ist.
Daten in Echtzeit nachverfolgen – sodass Sie während des Events sehen können, wo Sie in Bezug auf Ihre Ziele stehen, und gegebenenfalls live nachjustieren können, um den Erfolg zu steigern.
interaktive Komponenten messen – um stets den Überblick zu haben über 1:1-Networking-Anlässe, die Teilnahme an Live-Umfragen und Quiz wie auch die Kontakte mit Sponsoren, und zwar sowohl online als auch vor Ort.
Leads generieren und Sponsoreninteraktionen beobachten – womit Sie genau wissen, wie viele Leute Sponsoren aufgesucht, Kontakte geknüpft oder während des Events etwas erworben haben.
die Nutzung Ihres Contents prüfen – wobei Sie im Blick haben, wie viele Leute die verschiedenen Materialien herunterladen, die Sie im Verlauf oder nach der Veranstaltung erstellt haben.
Die EventMobi-Eventplattform bietet Ihnen viel mehr als die Option, anhand solcher Zahlen Ihren Erfolg zu messen und künftige Veranstaltungen auf eine gesicherte Grundlage zu stellen: Sie können Ihre Auswertungen auch Sponsoren und anderen Stakeholdern präsentieren, damit auch sie Konkretes zu ihrem eigenen Return on Investment für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung erhalten.
Kurz rekapituliert: das Beste aus hybriden Events herausholen
Erfolgreiche hybride Veranstaltungen lassen sich auf verschiedenen Wegen erreichen.
Plant man umsichtig, so kann man mit klaren Zielvorstellungen in seine Veranstaltung starten. Und mit einer Hybridevent-Plattform wie der von EventMobi lässt sich tatsächlich einfach messen, wie erfolgreich man am Ende wirklich war.
Um genauer zu erfahren, wie Sie mit EventMobi erfolgreiche Hybridveranstaltungen auf die Beine stellen können, buchen Sie eine Gratis-Demo bei unseren Eventprofis.