Event-Marketing mit Plan: Strategien und Beispiele
Wenn Ihr Event mehr sein soll als ein einmaliges Erlebnis — nämlich ein echter Business-Treiber — reicht perfekte Organisation allein nicht. Ihr Event muss aktiv beworben werden. Kurz: Sie benötigen einen klaren Event‑Marketing‑Plan, der Menschen begeistert und zur Anmeldung bewegt.
Zum Glück muss gutes Event‑Marketing weder kompliziert noch teuer sein. In diesem Leitfaden zeigen wir Marketing‑Verantwortlichen, Veranstaltungsmanager*innen und internen Stakeholdern praxisnahe Strategien, bewährte Taktiken und die besten Tools, damit Ihr nächstes Event — ob hybride Konferenz, virtueller Launch oder präsentes Firmenevent — wirklich Erfolg bringt. Konkrete Schritte, Beispiele und Messmethoden inklusive.
Definition: Was ist Event-Marketing?
Event‑Marketing umfasst alle strategischen Maßnahmen, die darauf abzielen, ein Event zu promoten, die richtige Zielgruppe zu erreichen, Teilnehmer*innen zu gewinnen und messbare Geschäftsergebnisse zu erzielen. Es verbindet klassisches Marketing, Content‑Maßnahmen und kanalübergreifende Promotion, um aus einer Veranstaltung echten Wert für Marke und Business zu schaffen.
Der Fahrplan zum Erfolg ist ein solider Event‑Marketing‑Plan. Er liefert einen Überblick über alle Ihre Marketing‑Aktivitäten – von der ersten Ankündigung über Social Media-Posts bis zur Nachbereitung. Ein guter Plan definiert klar, welche Ziele Sie verfolgen, welche Zielgruppe Sie ansprechen, welche Kanäle Sie nutzen und wie Sie Ihr Budget einsetzen, damit aus Aufwand echte Ergebnisse werden.
Wichtig: Event‑Marketing beginnt lange vor dem Veranstaltungstag und endet nicht mit dem letzten Gast. Es begleitet den gesamten Event‑Lebenszyklus:
- Pre‑Event: Aufmerksamkeit erzeugen, Early‑Bird‑Tickets und Registrierungen fördern, Audience‑Targeting über E‑Mail und Social Media, sowie Content‑Teaser auf der Website veröffentlichen.
- Während des Events: Teilnehmer*innen aktivieren, Interaktion via Event‑App oder Live‑Streaming fördern, Social‑Media‑Updates und Echtzeit‑Engagement steuern.
- Post‑Event: Leads qualifizieren, Follow‑up‑E‑Mails senden, Highlights als Content nutzbar machen, Feedback einholen und ROI ausweisen.
Die Kunst besteht darin, diese drei Phasen nahtlos zu verknüpfen: Konsistente Botschaften (Message), passende Kanäle (Channels) und relevante Inhalte (Content) sind dabei entscheidend, damit Ihre Marke nachhaltig profitiert.
3 Beispiele für gelungenes Event‑Marketing
Produktlaunch
Bei der Vorstellung eines neuen Produkts sind klare Botschaften entscheidend: Welches (und wessen) Problem löst das Produkt? Warum ist es eine absolute Neuheit? Diese Antworten müssen sich wie ein roter Faden durch alle Kommunikationsmaßnahmen ziehen. Zudem sollten Inhalte, Kanäle und Tonalität exakt auf die anvisierte Zielgruppe abgestimmt sein.
Um mehr Teilnahmen zu erreichen, eignen sich z. B. folgende Maßnahmen:
- frühzeitige Teaser‑Videos auf Social Media, die das Produkt in Aktion zeigen und exklusive Einblicke gewähren
- gezielte E‑Mails für Bestandskunden, die personalisierte Angebote und Erinnerungen enthalten
- eine optimierte Event‑Landingpage, die mit klaren Call-to-Action-Elementen und ansprechendem Design ausgestattet ist.
Fachkonferenz
Bei einer Fachkonferenz entscheiden Relevanz und Tiefe darüber, ob sich eine Anmeldung lohnt. Eventmanager*innen sollten früh vermitteln, welche konkreten Fragestellungen behandelt werden und welchen Wissensvorsprung Teilnehmende mitnehmen. Die Kommunikation darf dabei ruhig anspruchsvoll sein – schließlich geht es um Austausch auf Augenhöhe und fachliche Substanz.
Um die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen, bieten sich unter anderem folgende Maßnahmen an:
- kurze Fachimpulse oder Thesen der Speaker*innen auf Business-Netzwerken wie LinkedIn
- zielgruppenspezifische Mailings mit klarer Zuordnung zu einzelnen Themen-Tracks
- eine inhaltlich strukturierte Event-Landingpage, die Lernziele, Formate und Speaker transparent darstellt
Mitarbeitenden-Event
Bei internen Veranstaltungen steht nicht die Bewerbung, sondern die Einbindung im Vordergrund. Mitarbeitende möchten verstehen, warum das Event stattfindet und welchen Beitrag es zum gemeinsamen Ziel leistet. Eine offene, transparente Kommunikation schafft Vertrauen und steigert die Motivation zur Teilnahme.
Um eine hohe Beteiligung zu erreichen, sind z. B. folgende Ansätze geeignet:
- persönliche Ankündigungen durch Führungskräfte oder Projektverantwortliche
- regelmäßige, kurze Updates über interne Kanäle, die Orientierung und Vorfreude schaffen
- eine zentrale Informationsseite mit Agenda, organisatorischen Details und Beteiligungsmöglichkeiten
Warum ist ein Event-Marketing-Plan entscheidend?
Ob lokaler Workshop, globale Konferenz oder Verbandsveranstaltung: Eine durchdachte Event‑Marketing‑Strategie sorgt dafür, dass jede Entscheidung mit Ihren übergeordneten Zielen übereinstimmt. Mit einem klaren Plan können Sie konkrete Business‑Ergebnisse erzielen — hier die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Höhere Einnahmen
Denken Sie über reine Ticketverkäufe hinaus. Sponsoring, Aussteller‑Pakete und Merchandise können beträchtliche Einnahmequellen sein. Beispiel: Wenn Sponsoring 20–40% der Event‑Einnahmen ausmacht (branchenabhängig), lässt sich durch einen professionellen Sponsoren‑Pitch und zielgerichtetes Marketing oft ein deutlicher Umsatzhebel erzielen.
Stärkere Kunden‑ und Branchenbeziehungen
Events sind Beziehungsplattformen: Sie bringen relevante Entscheider, Partner und Interessenten zusammen. Gutes Event‑Marketing zieht die passende Zielgruppe an, verbessert die Gesprächsqualität und schafft die Basis für langfristige Kooperationen und Empfehlungsnetzwerke.
Neue Leads
Jede Registrierung ist ein potenzieller Lead! Unterscheiden Sie zwischen bloßen Kontakten und qualifizierten Leads. Praktisch: Scannen von Badges oder QR‑Codes während des Events verwandelt Besucher*innen in trackbare Leads; gezielte Nachfass‑E‑Mails und Lead‑Scoring erhöhen die Qualität dieser Kontakte für Vertrieb und Marketing.
Erhöhte Bekanntheit
Ein gut vermarktetes Event verbreitet Ihre Botschaft über den Saal hinaus: PR, Social‑Media‑Kampagnen und Partnerschaften erzeugen Reichweite und Positionieren Ihre Marke als relevanten Akteur in der Branche. Denken Sie übergeordnet: Es geht nicht nur darum, Sitze zu füllen, sondern Aufmerksamkeit zu erzeugen und als Gesprächsthema zu gelten (brand‑awareness) .
17 bewährte Event-Marketing-Strategien
Der Einstieg ins Event‑Marketing kann überwältigend wirken – es gibt viele Kanäle und Taktiken, die unterschiedliche Zielgruppen und Ziele bedienen. Hier sind 17 Ideen, wie Sie Ihr Event wirkungsvoll bewerben können.
Bezahltes Marketing (Paid Ads)
PPC‑Kampagnen und gesponserte Social‑Posts liefern schnelle Sichtbarkeit. Sie eignen sich perfekt, um schnell eine bestimmte Zielgruppe zu erreuchen, sind jedoch oft mit höhreren Kosten verbunden.
E‑Mail‑Marketing
Personalisierte Sequenzen (Reminder, Early‑Bird, Segment‑Offers) sind extrem effektiv, um Ticketverkäufe und Teilnehmerraten zu steigern. CTA‑Beispiele: „Jetzt Early‑Bird sichern“ oder „Platz auf der Warteliste“.
Social‑Media‑Marketing
Nutzen Sie LinkedIn und X (Twitter) für B2B‑Audiences, Instagram und TikTok für visuelle Teaser. Live‑Stories, Speaker‑Clips und Short‑Videos steigern Reichweite und Engagement. Testen Sie verschiedene Formate und messen Sie Klickraten (CTR) zur Event‑Website.
Website‑Optimierung (Event‑Landingpage)
Die Landingpage ist Ihre Homebase: Hier sollten Ihre potenziellen Teilnehmer*innen klare Wertevesprechen, einfache Registrierung, FAQs und Social Proof (Testimonials) finden. Optimieren Sie auch die Pagespeed und SEO für Event‑Keywords, um organischen Traffic zu erhöhen.
Content‑Marketing
Blogposts, Speaker‑Interviews, Podcasts oder Videos bauen Vertrauen auf und versorgen Ihre Audience mit relevanten Inhalten vorab. Content eignet sich auch ideal für Post‑Event‑Nachbereitung (Recaps, Highlights).
Influencer‑ und Partner‑Marketing
Kooperationen mit Branchen‑Influencer*innen oder Medienpartner*innen vergrößern Ihre Reichweite. Briefen Sie Partner*innen mit konkreten Botschaften und Assets, um eine einheitliche Kommunikation zu sichern.
Event‑Listing‑Websites (Eventbrite, Meetup etc.)
Posten Sie Ihr Event auf relevanten Plattformen für zusätzliche Sichtbarkeit. Viele Nutzer*innen suchen dort aktiv nach Events — eine gute Ergänzung zu Ihren eigenen Kanälen.
PR & Medienarbeit
Gezielte Pressemitteilungen und Medienkooperationen können für Branchensichtbarkeit sorgen. Nutzen Sie starke Geschichten (Daten, Speaker*innen, Innovation) als Aufhänger.
Forum‑ und Community‑Engagement
Engagieren Sie sich in Nischenforen, LinkedIn‑Gruppen oder Slack‑Communities, um relevante Teilnehmer*innen organisch anzusprechen. Tipp: keine reine Promotion, sondern Mehrwert bieten (Diskussionen, Insights).
E‑Mail‑Signaturen & Footer‑Promotion
Kleine, konstante Reichweite: Fügen Sie Event‑Teaser in E‑Mail‑Signaturen und Newsletter‑Footer ein, besonders für interne und bestehende Kontakte.
Direktwerbung (Print/postalisch)
Haptische Einladungen oder hochwertige Broschüren können in bestimmten Zielgruppen (z. B. hochpreisige B2B) auffallen und Vertrauen schaffen.
SMS‑Marketing
Kurznachrichten sidn schnell und direkt. Sie eignen sich besonders für Erinnerungen und Last‑Minute‑Angebote.
Promotion bei bestehenden Events
Bewerben Sie Ihr Event auf Partner‑Events oder Messen vor Ort, um ein bereits interessiertes Publikum direkt anzusprechen. Live‑Werbung kann hohe Conversion bringen.
Mobile Apps / Event‑Apps
Event‑Apps verbessern die Teilnehmererfahrung und bieten Agenda, Networking‑Tools, Updates und mehr an einem zentralen Ort.
Remarketing
Remarketing‑Kampagnen holen Interessent*innen zurück, die Ihre Anmeldung nicht abgeschlossen haben. Schalten Sie zielgerichtete Ads mit klarer Offer und Dringlichkeit („Nur noch X Plätze“).
Community‑Aktivierung / Alumni
Mobilisieren Sie frühere Teilnehmer*innen, Mitglieder oder Brand‑Advocates als Multiplikatoren. Kleine Anreize oder Affiliate‑Programme erhöhen die Motivation, Events weiterzuempfehlen.
Goodies
Gebrandete Goodies erzeugen Erinnerungseffekt und Markenpräsenz nach dem Event. Gut für Branding und als Incentive (Giveaways für Leads oder VIPs).
Event-Marketing-Plan erstellen – Schritt für Schritt
Sie müssen nicht jeden Kanal gleichzeitig bespielen. Wählen Sie die Kanäle und Taktiken, die am besten zu Ihrem Event und Ihrer Zielgruppe passen. Ein schlanker, gut strukturierter Event‑Marketing‑Plan hilft Ihnen, gezielt Aufwand in messbare Ergebnisse zu verwandeln.
Sie sind sich unsicher, wo Sie anfangen sollen? Hier kommt ein Überblick über die wichtigsten Schritte.
Definieren Sie Ihre Ziele
Formulieren Sie 2–3 klare Ziele: z. B. Markenbekanntheit steigern, X Ticketverkäufe, Y qualifizierte Leads oder Teilnehmer‑Engagement. Wichtig: Machen Sie Ziele messbar (entsprechend der SMART-Formel) — z. B. „200 Tickets verkauft bis T‑30“.
Legen Sie ein Budget fest
Bestimmen Sie ein Gesamtbudget: Was möchten Sie in Marketing investieren, um die gesetzten Ziele zu erreichen?
Erfahren Sie, wie EventMobi Ihre Eventplanung unterstützt und Ihre Teilnehmer*innen begeistert.
Kreieren Sie Ihre Event-Marke
Definieren Sie Wertversprechen (value proposition), Kernbotschaften und visuelle Richtlinien (Farben, Schriften) für Ihr Event-Branding. Damit Ihre Kommunikation konsistent bleibt, erstellen Sie Shareables (Grafiken, Speaker‑Zitate) für Social Media, E‑Mails und die Event‑Website.
Wählen Sie Ihre Tools
Identifizieren Sie Tools für E‑Mail, CRM, Social‑Media-Planung, Analytics und Projektmanagement (z. B. Mailchimp, HubSpot, Hootsuite, Google Analytics, Asana). Stellen Sie sicher, dass die Tools Tracking‑Funktionen für Ihre KPIs unterstützen. Tool-Empfehlungen finden Sie in diesem Abschnitt.
Definieren Sie Ihr Publikum
Erstellen Sie ein klares Audience‑Profil: Demografie, Job‑Titel, Interessen, bevorzugte Kanäle. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Botschaften und Anzeigen zu segmentieren (z. B. separate E‑Mail‑Sequenzen für Bestandskund*innen und neue Leads).
Finden Sie Ihr Publikum, wählen Sie Ihre Kanäle
Fragen Sie sich, wo ist Ihre Zielgruppe aktiv ist — LinkedIn, Instagram, E‑Mail? Priorisieren Sie Kanäle nach Reichweite und Conversion‑Potenzial und fokussieren Sie Ihre Ressourcen darauf.
Erstellen Sie einen Event‑Marketing‑Kalender
Notieren Sie die wichtigsten Termine. Wann sollen Pressemitteilungen veröffentlicht werden? Wann gehen die ersten E-Mails raus? Daraus ergibt sich Stück für Stück eine konsistente Timeline, die Ihnen zur Orientierung dient. Hier ein Beispiel:
- T‑60: Launch Landingpage, Speaker‑Ankündigung, PR‑Pitch
- T‑45: Start Paid Ads, Early‑Bird‑E‑Mail an Segmente
- T‑30: Reminder‑Sequenz, Social‑Teaser, Influencer‑Shares
- T‑14: Agenda‑Finale, Pressemitteilung, SMS‑Erinnerung
- T‑7: Last‑Call E‑Mail, Social‑Countdown
- T‑1: Teilnehmer‑Info, App‑Reminder, Check‑in‑Instruktionen
- Post (T+1 bis T+14): Follow‑up‑E‑Mails, Content‑Recap, Feedback‑Survey, Lead‑Nurturing
Erstellen Sie Ihre Marketing‑Materialien
Vorproduzieren Sie Banner, Social‑Grafiken, E‑Mail‑Templates, Landingpage‑Assets und Speaker‑Content. Achten Sie auf mobile‑optimierte Grafiken und schnelle Ladezeiten auf der Website.
Verfeinern Sie Ihre CTAs (Call to Action)
CTAs sind für Ihre potenziellen Teinehmer*innen die Eintrittstür zur Ticketbuchung. Gestalten Sie sie klar und ansprechend! Typische Beispiele: „Jetzt Early‑Bird sichern“, „Platz reservieren“, „Kostenloses Ticket anfordern“.
Testen und prüfen Sie alles
QA ist Pflicht: Texte, Links, Formulare, Zahlungswege, Tracking‑Parameter (UTM), und E‑Mail‑Zustellung testen. Führen Sie einen internen Testlauf und eine Generalprobe durch, um Fehler zu vermeiden.
Go‑Live: Kampagnen ausrollen
Starten Sie Ihre Kampagnen gemäß Kalender, monitoren Sie Performance (täglich in kritischen Phasen) und reagieren Sie mit Optimierungen (Gebotsanpassungen, Zielgruppensegmente, kreative Variationen).
PR und Multiplikatoren
Versenden Sie Ihre Pressemitteilung zeitgerecht und statten Sie Speaker*innen mit teilbarem Content (vorformulierte Posts, Grafiken, Links) aus, damit diese Ihre Reichweite erweitern.
Verfolgen Sie den Erfolg, passen Sie bei Bedarf an
Nicht alles läuft immer nach Plan – und das ist in Ordnung. Entscheidend ist, dass Sie Performance‑Daten sammeln, auswerten und Ihre Event‑Marketing‑Strategie fortlaufend anpassen, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Messen Sie die Ergebnisse
Legen Sie vor dem Event klare KPIs fest. Empfehlenswerte Metriken sind: Registrierungen, tatsächliche Teilnehmer*innen, Teilnehmer‑Rate, No‑Show‑Rate, Cost‑per‑Registration (CPR), Engagement‑Rate (z. B. Umfragen, Q&A‑Teilnahmen), Anzahl qualifizierter Leads und Net Promoter Score (NPS) für Zufriedenheit. Diese Kennzahlen zeigen, ob Ihre Ziele erreicht wurden und wo Optimierungsbedarf besteht.
Daten erfassen
Nutzen Sie Tracking‑Methoden wie UTM‑Tags auf allen Kampagnenlinks, Tracking‑Links in Social Media, QR‑Codes am Veranstaltungsort, Session‑Logs aus Ihrer Event‑App und Web‑Analytics (z. B. Google Analytics) für Website‑Traffic. CRM‑ und Event‑Tools (z. B. HubSpot, Event‑Apps) verbinden Registrierungs‑ und Lead‑Daten, sodass Sie Conversion‑Pfade und Top‑Performing‑Kanäle identifizieren können.
Beim Event: Teilnahmen und Engagement messen
Verfolgen Sie Sitzungszahlen, Live‑Engagement (Umfragen, Chats, Q&A) und Networking‑Aktivitäten. Diese Daten helfen, die Teilnehmererfahrung zu bewerten und direkt zu reagieren (z. B. Moderation anpassen, Technikprobleme beheben). Erfassen Sie außerdem, welche Sessions besonders viele Leads oder Social‑Shares erzeugen.
Post‑Event-Marketing
Das Event ist vorbei, die Marketing-Aktivitäten nicht. Teilen Sie Highlights und Fotos, veröffentlichen Sie Recaps und interagieren Sie online mit Ihren Teilnehmer*innen.
Benchmarking und kontinuierliche Verbesserung
Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit früheren Events oder Branchenbenchmarks (sofern verfügbar). Notieren Sie, welche Maßnahmen den größten Einfluss hatten (Conversion, Engagement, Ticket‑Sales) und priorisieren Sie diese für künftige Strategien.
12 Event-Marketing-Tools zur Verstärkung Ihrer Strategie
Eine gute Event‑Marketing‑Strategie braucht passende Tools, damit Ideen skaliert und Performance gemessen werden können. Hier sind unsere 12 Vorschläge für Event-Marketing-Software, die wirklich hilft und Arbeit abnimmt.
Design & Content
Ideal, um inhouse schnell einheitliche Visuals zu erstellen — auch ohne Designer. Canva ist das perfekte Tool zur Erstellung von Social‑Media‑Teasern, Event‑Bannern, Speaker‑Grafiken und mehr.
Projekt‑ & Aufgabenmanagement
Ein nützliches Tool, um Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten zu koordinieren. Erstellen Sie ein Event‑Board (T‑60 bis Post‑Event), tracken Sie Produktion und Freigaben und integrieren Sie Verantwortliche für Content, Ads und PR.
Erstellen Sie Boards, Listen und Karten, um Ihre Veranstaltungsaufgaben zu organisieren. Trello ist wie ein digitales Whiteboard, auf dem Ihr gesamtes Team zusammenarbeiten und den Fortschritt der Veranstaltungsplanung visualisieren kann.
CRM & Teilnehmer‑Management
Ein Kundenbeziehungsmanagement-Tool wie HubSpot CRM hilft Ihnen dabei, diese die Teilnehmerbindung aufrechtzuerhalten, indem es Kundeninteraktionen und -daten verwaltet und analysiert. Behalten Sie mühelos den Überblick über Leads, Ticketverkäufe und Präferenzen der Teilnehmer*innen.
E-Mails spielen immer noch eine wichtige Rolle im Event-Marketing. Plattformen wie Mailchimp vereinfachen den Prozess des Erstellen, Versendens und Verfolgens Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen und stellen sicher, dass Ihre Einladungen und Updates in den richtigen Posteingängen landen.
Analytics & Performance
Mit einem Web-Tracking-Tool wie Google Analytics verfolgen Sie den Traffic Ihrer Website, sehen, welche Marketingkampagnen am effektivsten sind, und gewinnen Einblicke in die Wünsche Ihrer potenziellen Teilnehmer*innen.
Möchten Sie genau wissen, wo Ihre Veranstaltungswebsite in der Flut der Suchergebnisse steht? Die Google Search Console liefert Ihnen alle notwendigen Informationen. Sie erhalten Einblicke in die Suchleistung Ihrer Website und mögliche Probleme, sodass Ihr Publikum Ihre Veranstaltung finden kann, wenn es die Suchleiste antippt.
Social‑Media & Scheduling
Mit Buffer können Sie alle Ihre Social-Media-Beiträge an einem Ort planen, veröffentlichen und analysieren, was perfekt ist, um konsistente Updates zu Ihrer Veranstaltung auf verschiedenen Plattformen sicherzustellen!
Hootsuite ist ein Social-Media-Management-Tool, mit dem Sie alle Ihre Social-Media-Kanäle an einem Ort verwalten. Sie können Beiträge planen und mit Ihrem Publikum interagieren, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung die Aufmerksamkeit erhält, die sie verdient.
Social Listening ist das A und O bei Sprout Social. Beobachten Sie Erwähnungen Ihrer Marke, interagieren Sie mit Ihrem Publikum und werten Sie Analysen aus, um den sozialen Puls Ihrer Veranstaltung zu verstehen.
Collaboration & Dateien
Zusammenarbeit ist das Rückgrat der Veranstaltungsplanung. Google Drive bietet Ihrem Team einen Ort, an dem Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten können, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
Fazit: So meistern Sie Event-Marketing
Mit den richtigen Event-Marketing-Strategien und Tools können Ihre Veranstaltungen sich von bloßen Zusammenkünften zu leistungsstarken Möglichkeiten für das Wachstum Ihrer Marke entwickeln.
Eventmanagement-Software wie EventMobi kann Ihnen dabei helfen, mit den Trends im Eventmarketing Schritt zu halten. Sprechen Sie mit unserem Team, um zu erfahren, wie wir Ihnen dabei helfen können, großartige Veranstaltungen umzusetzen.
Wir zeigen Ihnen bei einer persönlichen Demo, wie EventMobi Ihnen dabei helfen kann, Ihre Teilnehmer*innen und Sponsoren zu begeistern.
