MEET THE CHANGE: Technologie, Moderation, Interaktion – Tipps von Deutschlands erstem Hybrid-Event

MEET THE CHANGE

Über MEET THE CHANGE

MEET THE CHANGE, das erste Hybrid-Event vom Branchennetzwerk MEET GERMANY in Deutschland, wollte ein innovatives Veranstaltungsformat bieten. Das Ziel: Veränderung erlebbar machen, den Austausch von wichtigen Erkenntnissen der letzten Monate fördern, Kräfte bündeln und Ängste nehmen. Das eintägige Event, das am 27. August 2020 live im Humboldt Carre in Berlin und online stattfand, hat Mut bewiesen und eindrucksvoll gezeigt, dass nicht nur Präsenzveranstaltungen sich verändern, sondern dass mit einem Online-Publikum neue Möglichkeiten, Herausforderungen aber auch Chancen auf Planer, Referenten und Sponsoren warten. Im Folgenden zeigen wir, wie das Hybrid-Event mit Hilfe der EventMobi-Plattform umgesetzt wurde und was Eventplaner daraus lernen können.

„Eine gelungener Kick-Off für den so wichtigen Austausch über Möglichkeiten und Grenzen digitaler Lösungen im Event Bereich.“

Michael Hapka, Geschäftsführer, Mercedes Benz Arena

MEET THE CHANGE in Zahlen

Das Erlebnis vor Ort

Als eine der ersten Präsenzveranstaltungen in Deutschland fand MEET THE CHANGE am 27. August 2020 im Humboldt Carré in Berlin statt. Der Check-In vor Ort fand kontaktlos statt, indem Besucher ihr Ticket selbstständig scannten und daraufhin ihren personalisierten Badge erhielten. 57 Fachbesucher nahmen dabei mit genügend Sicherheitsabstand in bequemen Sesseln statt und lauschten gespannt der angeregten Podiumsdiskussion mit Branchengrößen. BerlinCuisine präsentierte leckere Snacks nach Hygienevorschriften, die jedoch weder optisch noch geschmacklich hinter den Erwartungen zurückblieben. Auf den ersten Blick – business as usual. Doch aus der Veranstaltersicht war eines anders: Während AV-Dienstleister primär dafür da waren, Licht, Ton und Präsentationen vor Ort zu koordinieren, haben die Produktionsexperten von Kuchem Konferenz Technik bei MEET THE CHANGE einen professionellen, abwechslungsreichen Live-Stream produziert, der die Online-Zuschauer hautnah dabei sein ließ. Dafür durften es dann auch ein paar Geräte mehr sein.

© MEET THE CHANGE pictures by Oliver Wachenfeld

Die MEET THE CHANGE-Plattform: Die Location für Online-Teilnehmer

Eine angenehme Atmosphäre im Raum, die geeignete Bestuhlung, angenehmes Licht und das richtige Equipment lädt Teilnehmer von Offline-Events zum aufmerksamen Zuhören und aktiven Mitmachen ein. Was für den Teilnehmer vor Ort also die perfekte Location ist, ist für den Online-Teilnehmer das virtuelle Eventportal. 

Die virtuelle MEET THE CHANGE-Plattform von EventMobi bestach vom ersten Moment an durch ein einheitliches Gestaltungskonzept, das dem farbenfrohen Design von MEET GERMANY entsprach. Es ließen sich nicht nur Farben, Schriftarten und die Startseite anpassen, sondern inhaltliche Module mit nur wenigen Klicks hinzufügen oder verstecken. Von Teilnehmer- und Referentenprofilen, über die übersichtliche Agenda bis hin zu Interaktionstools – die Zuschauer zu Hause hatten alles, um gut informiert Teil der Veranstaltung zu sein. Der Live-Stream war direkt in der Plattform eingebettet und wurde durch den lebendigen Austausch im Live-Chat zum kollektiven Erlebnis. Damit wirklich nur angemeldetet Teilnehmer online dabei sein konnten, war ein Login nötig, um die Plattform zu betreten – so bleibt das Event exklusiv und ungebetene Gäste draußen.

5 Tipps für ein erfolgreiches Hybrid-Event

Hybride Veranstaltungen – also die zeitgleiche Durchführung einer Veranstaltung vor Ort und einer virtuellen Veranstaltung – werden als das Zukunftsformat schlechthin gehandelt. Während sich Teilnehmer vor Ort persönlich begegnen können, erlaubt die Produktion eines Online-Events das Erreichen eines größeren Publikums überall auf der Welt. Dies spart nicht nur Zeit und Reisekosten für Teilnehmer, sondern bietet zusätzliche Flexibilität, situationsabhängig vor Ort oder doch bequem von zu Hause aus teilzunehmen.

1. Hybride Events sind zwei Events!

Ein häufiges Missverständnis, das uns in Kundengesprächen begegnet, ist jenes, dass es kaum mehr Aufwand wäre, ein Event vor Ort auch als Livestream einem Publikum zu Hause zugänglich zu machen. MEET THE CHANGE hat deutlich gemacht: Damit ein Hybrid-Event gelingt, bedarf es der Planung zweier Veranstaltungen, vor allem, was die inhaltliche Komponente betrifft. Online- und Offline-Teilnehmer haben unterschiedliche Bedürfnisse, Verhaltensweisen und Möglichkeiten der Interaktion. Während es für den Teilnehmer vor Ort meist problemlos möglich ist, in bequemen Stühlen und umgeben von Gleichgesinnten dem Keynote-Speaker zu lauschen, ist es ein Best Practice, den Online-Zuschauer alle 3 Minuten zu einer Interaktion zu bewegen, da die Aufmerksamkeitsspanne vor einem Bildschirm wesentlich kürzer ist. 

MEET THE CHANGE hat dabei an alles gedacht: In einem eigenen Studioraum wenige Meter neben der Hauptbühne wurden die virtuellen Teilnehmer von einem eigens für sie eingeplanten Moderator begrüßt und auch zwischendurch immer wieder abgeholt, während es vor Ort zu kurzen Umbaupausen kam. Indem für den virtuellen Zuschauer niemals eine Lücke im Programm auftaucht, wird aktiv signalisiert: Ihr seid kein Nebengedanke, sondern wichtiger Bestandteil des Events. Praktisch bedeutete dies, dass es in der virtuellen Plattform von EventMobi zwei Agenden gab, wobei für die jeweilige Teilnehmergruppe – online oder offline – nur die entsprechend relevante Agenda sichtbar war.

Begrüßung der virtuellen Teilnehmer im eigens dafür vorgesehenen Studio
© MEET THE CHANGE pictures by Oliver Wachenfeld

Ein lückenloses Programm zu bieten ist besonders dann wichtig, wenn sich die Teilnehmer vor Ort zum Netzwerken in die Mittagspause begeben. Dies wurde gelöst, indem ein eigener Live-Programmpunkt mit Pecha-Kucha-Vorträgen eingeschoben wurde.

Alternative Ideen für die virtuelle Mittagspause:

  • Versenden Sie das Catering an die Teilnehmer zu Hause und eröffnen Sie einen virtuellen Pausenraum, wo sich Teilnehmer zum gemeinsamen Schlemmen treffen können
  • Live-Kochshow: Versenden Sie vorab die Einkaufslisten für ein leckeres Mittagsgericht an die virtuellen Teilnehmer und lassen Sie einen Starkoch oder Cateringpartner live die Kochanleitung geben.  
  • Auch Ihre virtuellen Teilnehmer können eine Pause gebrauchen: Wenn es zum Event passt, kann auch eine Pause in Form von Live-Musik oder einem kurzen Schreibtisch-Workout gut tun. 
  • “Rasende Reporter”: Das Publikum vor Ort zu sehen und kennenzulernen unterscheidet ein gelungenes Hybrid-Event vom passiven Konsumieren eines Videostreams. Schicken Sie einen Moderator mit Kamerateam auf Live-Kennenlerntour während der Mittagspause und fragen Sie Teilnehmer vor Ort nach ihren ersten Impressionen.

2. Online-Teilnehmer aktiv einbeziehen durch Moderation

Interaktion ist der Schlüssel zum Erfolg. Das gilt vor Ort, aber ganz besonders für das virtuelle Event. Nur wenn man es als Planer schafft, dass die Online-Teilnehmer nicht nur aufmerksam zuhören, sondern auch mitdiskutieren, Fragen stellen und an Aktivitäten teilnehmen, wird das Event es schaffen, Ablenkungen die Stirn zu bieten und langfristig im Gedächtnis zu bleiben. 

Live-Chat-Moderation
Die Antwort-Funktion des EventMobi-Chats ermöglicht den direkten Austausch zwischen Teilnehmern und Moderatoren.

MEET THE CHANGE nutzte während des gesamten Programms einen Live-Chat, der besonders während der Paneldiskussion Schauplatz angeregter Gespräche war. Die Möglichkeit, im Chat direkt auf Kommentare anderer zu antworten und mit Emojis zu reagieren, unterstützt die virtuellen Teilnehmer dabei, ihrer Meinung und ihren Emotionen Ausdruck zu verleihen. Online-Moderator Ralf Neugebauer beteiligte sich am regen Austausch und brachte die Kommentare der Online-Community in Echtzeit auf die Live-Bühne. So werden die virtuellen Teilnehmer nicht nur vor Ort optimal präsentiert, es können auch eventuelle technische Schwierigkeiten schnell und unkompliziert an den lokalen AV-Dienstleister weitergegeben werden. Durch das wiederholte Einbeziehen und Adressieren des virtuellen Publikums wird klar gezeigt, dass es sich um gleichwertige Teilnehmer handelt.

3. Sponsoren eine Bühne geben

MEET THE CHANGE wurde maßgeblich durch Sponsoren und Partner ermöglicht und mitgestaltet. Dabei hat die Veranstaltung klug dargestellt, dass Sponsoren nicht nur stur ihre Produkte und Dienstleistungen vermarkten möchten, sondern dass diese auch hervorragende Geschichtenerzähler und Quellen des Wissens sind, die man in das Programm einbinden kann. Gerade die aktuelle Neuordnung der Veranstaltungsbranche durch die globale COVID-19-Pandemie hat gezeigt, dass Austausch von Ideen und Erfahrungen untereinander besonders wertvoll ist. Im Rahmen eines Pecha-Kucha-Programmpunktes wurden Sponsoren von MEET THE CHANGE eingeladen, mit mitreißenden Videos, Storytelling und Interviewformaten kurzweilig auf sich hinzuweisen. So erhält der Partner wertvolle Sendezeit und für Sie als Planer ist es ein einfacher Weg, Programmlücken für die virtuellen Zuschauer zu füllen. Besonders kluge Sponsoren machen sich dabei auch die Interaktionstools zunutze, beantworten Fragen oder verlosen Preise an jene Teilnehmer, die blitzschnell im Chat eine Quizfrage beantworten können.

4. Virtuelle Plattform dem Event-Zyklus anpassen

Die virtuelle Eventplattform ist das digitale Zuhause für Ihre Veranstaltung – nicht nur währendessen, sondern auch vor und nach dem Event. Um dem virtuellen Publikum nicht nur eine statische Seite mit Live-Stream zu bieten, sondern eine dynamische Eventplattform, gilt es den Inhalt den Bedürfnissen der Zuschauer während des Lebenszyklus der Veranstaltung anzupassen.

MEET THE CHANGE war es vor dem Event besonders wichtig, über den Ablauf vor Ort und Interaktionsmöglichkeiten zu informieren. Ein Banner auf der Startseite sowie im Menü leitete Besucher direkt zum Live-Stream. 

Während des Live-Streams lautete das Stichwort Interaktion. Im Live-Chat diskutierten Eventplaner untereinander die Zukunft der Eventbranche – paralell zur Podiumsdiskussion vor Ort. Auch die Social Media Wall zum Hashtag #meetgermany regte zur Diskussion in den sozialen Medien ein, und verband Teilnehmer vor dem Bildschirm mit Teilnehmern vor Ort. 

Nach dem Event gilt es, auf der virtuelle Eventplattform zwei Schlüsselfragen für viele Teilnehmer zu beantworten: Wird es Aufnahmen der Vorträge geben? Und wo finde ich die Präsentationsfolien? Obwohl die rund 5-stündige Veranstaltung als ein durchgängiger Live-Stream produziert wurde, hat sich MEET THE CHANGE bei der Veröffentlichung der Aufnahmen an das Netflix-Prinzip gehalten: Damit Zuschauer Inhalte leicht und flexibel ansehen können, ist es besser, diese in kleinere “Häppchen” zu zerteilen. Teilnehmer, die am Eventtag verhindert waren oder sich bestimmte Inhalte nochmals mit Kollegen ansehen wollen, haben direkten Zugriff auf die Aufnahmen des gesuchten Programmpunkts, anstatt durch mehrstündiges Videomaterial spulen zu müssen. Für die Organisatoren hat dies zudem den Vorteil, dass die Statistiken der On-Demand-Inhalte klar anzeigen, welche Inhalte am beliebtesten waren.

Abrufstatistiken der On-Demand Videoinhalte

Präsentationsfolien wurden übersichtlich in einer Dokumentenbibliothek zur Verfügung gestellt. Es empfiehlt sich auch, nach dem hybriden Event eine Teilnehmerumfrage durchzuführen, um von beiden Teilnehmergruppen Feedback einzusammeln. Das einfache Aussenden von Benachrichtigungen innerhalb der Plattform oder als E-Mail half dabei, eine maximal hohe Rücklaufquote zu erreichen.

5. Formate kombinieren

Da das lange Sitzen und Zuschauen vor einem Bildschirm bekanntermaßen schnell eintönig und ermüdend wird, ist es an dem Veranstaltungsplaner, mit einem Mix aus unterschiedlichen Formaten für Abwechslung zu sorgen. MEET THE CHANGE hat es vorgemacht: Das Hin- und Herschalten zwischen Studiomoderation und Bühnenprogramm sowie das Einbinden von Interviews und Videoformaten sorgte durchgehend für Spannung.

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Die Live-Podcast-Aufnahme mit Schauspieler Senay Gueler, die eigentlich für den Hörgenuss gedacht ist, wurde so kurzerhand zu einem Interview in Lounge-Atmosphäre, dem man als virtueller Teilnehmer als Exklusivgast beiwohnen darf.

Andreas Grunszky von der Agentur BEEFTEA und Schauspieler Senay Gueler bei der Live-Podcast-Aufnahme im Rahmen von MEET THE CHANGE

MEET GERMANY zeigt sich im Kombinieren von unterschiedlichen Formaten besonders versiert: Findet ein interaktiver Workshop vor Ort statt, so widmet sich Ralf Neugebauer von Unusual Thinkers ausgerüstet mit digitalen Whiteboards in einem Videokonferenzformat den virtuellen Teilnehmern und lässt diese genauso interaktiv zu Wort kommen wie die Teilnehmer vor Ort. Die Plattform von EventMobi sorgt dabei für volle Flexibilität: Sowohl das Einbetten eines nativen Live-Streams via RTMP als auch von On-Demand-Inhalten und Videokonferenz-Tools ist möglich.

Fazit

Trotz der regen Diskussion vor Ort und online, über eines waren sich alle Eventplaner einig: Hybride Veranstaltungen eröffnen neue Möglichkeiten und sind gekommen um zu bleiben. Um auch Online-Zuschauer erfolgreich miteinzubeziehen und keine Langeweile vor den Bildschirmen aufkommen zu lassen, gilt es, das Teilnehmererlebnis dieser Zielgruppe mitzudenken und durch viel Interaktion und gemischte Formate Impulse zu setzen. Der Live-Chat während des Streams ist dabei essenziell – denn Menschen lachen, quatschen, diskutieren nicht nur vor Ort liebend gerne miteinander, sondern auch online. Die größte Herausforderung ist jedoch, hybride Veranstaltungen als gänzlich neues Format zu begreifen, das wesentlich mehr Planung, technisches Know-How und andere Formen der Ansprache braucht, als klassische Veranstaltungen. Doch eines wurde bei MEET THE CHANGE klar: Mit guter Zusammenarbeit und viel Mut ist alles machbar!