Hybride Events: Warum „Virtual First“ das Erfolgsrezept ist

Ein Mischpult kann bei der Bearbeitung mehrerer Audio- und Videokanäle für hybride Events helfen.

Ein Jahr lang drehte sich alles um rein virtuelle Formate – doch nun setzen viele in der Veranstaltungsbranche darauf, dass 2021 das Jahr für hybride Events wird. Welche Best Practices werden sich dabei durchsetzen?

Hybride Veranstaltungen kommen einem vermutlich vertrauter vor als rein virtuelle Formate, doch zurzeit spricht nichts für ein Zurück zu alten Konzepten. Vor 2020 wurden virtuelle Teilnehmer bei hybriden Events meist als Nebensache gesehen. Die Veranstaltungen kreisten um das Erlebnis vor Ort, wobei Livestreams von Vorträgen lediglich als Bonus galten.

Ein Sprung ins Jahr 2021: Die Verhältnisse haben sich umgekehrt. Das virtuelle Publikum stellt den Löwenanteil, und die eher kleinen Programmpunkte vor Ort wirken schon fast nebensächlich.

Hybride Events im Jahr 2021 planen

Der Erfolg ist Veranstaltern am ehesten sicher, wenn man sein Onlinepublikum auch heute an die erste Stelle stellt. Die Teilnahme an physischen Veranstaltungen wird – Stichworte Platzkapazitäten und Reisebeschränkungen – zumindest im ersten Halbjahr weiterhin Einschränkungen unterliegen. Im Gegensatz dazu kennt die virtuelle Reichweite von Veranstaltungen praktisch keine Grenzen. Und da selbst für optimal geplante Präsenzveranstaltungen die Gefahr besteht, dass sie abgesagt werden, fährt man sicherer, wenn man auf die Einnahmen aus virtuellen Tickets setzt.

An diesem Punkt ist dann die eigentliche Frage, wie der wirkliche Nutzen für das virtuelle Publikum aussehen kann, ohne dass das Erlebnis vor Ort geschmälert wird. In diesem Leitfaden geben wir Ihnen praktische Tipps dazu, wie Sie ein „Virtual First“-Konzept für Ihr nächstes Event nutzen können.

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Wann sollten Sie auf hybride Events setzen?

Bevor Sie sich für ein hybrides Event entscheiden, klären Sie für sich: Was genau spricht für Veranstaltungselemente vor Ort? Wie groß sollte dieser Rahmen sein?

Im Grunde genommen steht und fällt die Entscheidung mit drei zentralen Faktoren:

  • Sicherheitsaspekte
  • Vereinbarkeit der Veranstaltungsformate
  • Budget

Sicherheitsaspekte

Wenn es um die Sicherheit geht, müssen Veranstaltungsplaner das Vertrauen ihrer Besucher ebenso berücksichtigen wie behördliche Vorgaben.

Halten Sie sich über die Nachrichten auf dem Laufenden, damit Sie frühzeitig mitbekommen, wenn sich strengere Vorgaben abzeichnen. Solche Entwicklungen können ggf. auch erklären, warum der Ticketverkauf vielleicht hinter den Erwartungen zurückbleibt. Und schlichtweg unverzichtbar ist, Impfpläne zu berücksichtigen – wie auch unerwartete Verzögerungen in der Produktion.

Falls Sie bereits mittels einer virtuellen Eventplattform eine Online-Community aufgebaut haben, könnten Sie eine Umfrage unter den Teilnehmern bisheriger virtueller Events durchführen. So können Sie ihre Interessen und Vorlieben ausloten.

Vereinbarkeit der Veranstaltungsformate

Bei der Überlegung, ob das Erlebnis den Aufwand rechtfertigt, spielt nicht zuletzt das Format Ihrer Veranstaltung eine Rolle. Unter anderem die folgenden Fragen können Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen:

Um sich aus der Ferne zu vernetzen, nutzen die virtuellen Teilnehmer die Video-Chat-Funktion der hybriden Eventplattform von EventMobi.
Mit Videochatfunktionen – wie hier auf der virtuellen Eventplattform von EventMobi – können Onlineteilnehmer sich beim virtuellen Networking unmittelbarer austauschen.
  1. Ist es für Teilnehmer entscheidend, ob sie persönlich netzwerken und Geschäfte abschließen können?

Es gibt diverse Strategien, wie sich virtuelle Teilnehmer zusammenbringen lassen, doch dieser Austausch vermittelt sicherlich ein anderes Gefühl als echte Zufallsbegegnungen beim informellen Cocktailabend. Allerdings haben sich die meisten mittlerweile gut auf virtuelles Networking eingestellt. Introvertiertere Zeitgenossen ziehen Möglichkeiten zum Online-Netzwerken wie die Gamificationangebote von EventMobi vielleicht sogar vor. Wenn Sie vorfühlen möchten, bevor Sie Elemente für eine Veranstaltung vor Ort entwickeln, können Sie eventuell unter künftigen Teilnehmern eine Umfrage starten und erfragen, ob persönliche Kontakte für ihre Geschäftstätigkeit essenziell sind.

  1. Sorgt das Dabeisein vor Ort tatsächlich für ein besseres Eventerlebnis?

Persönliche Interaktion kann bei besonderen Veranstaltungen, die mehrere Sinne ansprechen, eine Schlüsselrolle spielen. Denken Sie hier zum Beispiel an ortsspezifische Erlebnisse oder Vorführungen. Noch stärker ist dies bei Incentive-Reisen oder Live-Entertainment der Fall.

  1. Lebt das Event von großformatigen Präsentationsflächen?

Stellen Sie sich Marketingprojekte vor, die immersive Erlebnisse oder auch Bildungsangebote umfassen. Während sich durch 3D-Visualisierungen und virtuelle Realität heute viele Produkte auch digital abbilden lassen, erfordern oder bevorzugen bestimmte Branchen (z. B. Lebensmittel) noch immer die Warenpräsentation im physischen Raum.

  1. Im Gegenzug: Lassen sich die wichtigsten Attraktionen der Veranstaltung auch online vermitteln?

Manche Formate können online – mindestens – so wirkungsvoll sein wie offline. Geht es bei einer Veranstaltung in erster Linie darum, Ideen zu erläutern, kann ein Livestream oder vorab aufgezeichnetes Material den Zweck optimal erfüllen. Hier sei beispielsweise an Fachvorträge oder Produktpräsentationen gedacht, die von narrativen Botschaften und spannendem visuellem Content leben.

Budget

Letztlich gibt oft das Budget den Ausschlag bei der Entscheidung für oder gegen hybride Formate. Präsenzveranstaltungen gehen grundsätzlich mit viel höheren Kosten einher – für den Veranstalter und für die Teilnehmer. Die zusätzlichen Kosten entfallen unter anderem auf:

  • Raummiete, Bühnengestaltung, Beleuchtung sowie Bild- und Tontechnik
  • Ausgaben für Personal und Versorgung vor Ort (Catering, Reinigung, Sicherheit, Schutzkleidung wie Masken)
  • Reise und Transport

Im Übrigen sind die Investitionsrisiken bei Präsenzveranstaltungen höher, da es im Zusammenhang mit der Pandemie eher zu Absagen kommt. Ist das Budget knapp bemessen, dürften rein virtuelle Konferenzen die sicherste Wahl sein.

Wie das neue Hybrid-Format profitabel wird

Zwei Referenten präsentieren mit Abstand zueinander vor einem auffälligen Hintergrund, während sie mit professionellem Kamera-Equipment aufgezeichnet werden - so werden alle wichtigen Best Practices für hybride Events erfüllt.
Ein Hintergrund, der die Blicke auf sich zieht und professionelle Aufnahmetechnik sind der Schlüssel, um hybriden Events das gewisse Etwas zu geben.

Zwar sind finanzielle Risiken bei der Durchführung hybrider Events unvermeidbar, doch bestimmte Strategien können zu einem erfolgreichen Business-Modell beitragen. Wenn Sie für diesen Sprung bereit sind, können wir Ihnen mit Tipps bei der sicheren Landung helfen.

Einer der wesentlichen Pluspunkte von Hybridmodellen: Sie erschließen zwei mögliche Einnahmequellen – Tickets für den Präsenzteil und auch für den virtuellen Zugang. Der Kniff ist, sicherzustellen, dass das virtuelle Element so viel Nutzen bietet, dass es für zahlende Besucher attraktiv ist. Mit „Virtual First“-Konzepten sind Eventplaner stets auf der sicheren Seite, auch wenn der Präsenzteil ins Wasser fällt.

Das optimale Preismodell für hybride Events gestalten

Traditionell stellten Vor-Ort-Tickets die wichtigste (wenn nicht die einzige) Einnahmequelle für Veranstalter dar. Die Teilnahme über virtuelle Kanäle war in der Regel sehr viel günstiger oder sogar kostenlos zu haben.

Mit neuen Hybridmodellen jedoch werden die virtuellen Komponenten so reizvoll, dass sie Eintrittsgelder für die Onlineteilnahme rechtfertigen. Ein Staffelsystem, auch dynamische Preisgestaltung genannt, kann Ihnen das Beste aus beiden Welten bieten: Zugänglichkeit und Wirtschaftlichkeit. Für Standardtickets ist ein gewöhnlicher Preis angebracht – hierbei geht es vor allem um eine hohe Reichweite der Veranstaltung. Demgegenüber können Ticket-Upgrades für eine höhere Rendite sorgen.

Registrierung: Zwei Optionen für individuelle Erlebnisse – auf einer Plattform

Zunächst gilt es, eine virtuelle Eventplattform zu wählen, auf der Sie ein Ticketsystem mit getrennten Registrierungsoptionen für die virtuelle und die Vor-Ort-Teilnahme einrichten können. Die Plattform von EventMobi zum Beispiel ermöglicht Ihnen separate Pfade für die Anmeldung. Jede Preiskategorie lässt sich mit Folgendem verknüpfen:

  • bedingte Sichtbarkeit, mit der Sie präzise festlegen können, welche Inhalte jeder Nutzer sehen kann (und wann er sie sehen kann)
  • angepasste Optionen für persönliche Zeitpläne

Die beiden Hauptoptionen sind sicherlich Präsenz- bzw. virtuelle Tickets. Innerhalb der Kategorie virtuelle Tickets können Sie unterschiedliche Preisniveaus festlegen, beispielsweise Standard, VIP oder ein Upgrade für Inhaber des Standard-Tickets. Ist die virtuelle Eventplattform gut konzipiert, können Sie jedem Teilnehmer darüber ein vollkommen persönliches Erlebnis bieten. Bauen Sie unbedingt erstklassige Teaser in Ihr Eventmarketing ein, mit denen Sie besondere Begeisterung für solche Ticketkategorien wecken.

Sponsoring: eine Option zur Senkung von Ticketpreisen

Auch Sponsorengelder lassen sich zur Finanzierung hybrider Veranstaltungen nutzen – und wieder einmal kann das virtuelle Publikum entscheidend sein, da es gilt, den Nutzen des Ganzen zu verdeutlichen. Geldgeber wollen so viele potenzielle Kunden wie möglich erreichen, und bei Online-Events ist das Zuschauerpotenzial praktisch unbegrenzt.

Angesichts der Fülle an online verfügbaren Inhalten herrscht jedoch auch ein quasi grenzenloser Wettbewerb um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass die Produktion mit Fernsehqualität aufwarten muss, wenn Sie das Werbepotenzial Ihrer digitalen Veranstaltung optimal ausschöpfen wollen. Die Investitionen im Vorfeld fallen eventuell relativ hoch aus, doch lassen sich professionelle Aufnahmen so bearbeiten, dass sie zu Dauerbrennern werden, die auch noch lange nach dem Event für Aufmerksamkeit sorgen.

Ein Event-Sponsor navigiert durch die detaillierten Nutzungsstatistiken, die die virtuelle Eventplattform von EventMobi bereitstellt.
Die Nutzungsstatistiken der virtuellen Eventplattform von EventMobi versorgen Sponsoren mit detaillierten Daten. So können sie auswerten, wie sehr sich ihre Investition bei hybriden Veranstaltungen auszahlt.

Ein weiterer Vorzug hybrider Events besteht darin, dass die virtuelle Eventplattform umfassende Nutzungsstatistiken bereitstellen kann – sogar dazu, wie aktiv die Teilnehmer vor Ort dabei sind. Derartige Daten können äußerst wertvoll sein, wenn es um den weiteren Kontakt mit vielversprechenden Interessenten oder auch um andere Marketingziele geht. Doch das ist längst nicht alles. Bei der Nutzung virtueller Eventplattformen können Sie auch:

  • Produktvideos von Sponsoren in die Programmgestaltung einbinden
  • Logobanner und andere Branding-Elemente im Bildschirmlayout einblenden
  • Werbung und anderes Promo-Material in Erfrischungspausen (die vor Ort Teil des Programms sind) für das virtuelle Publikum ausstrahlen

Q&A

Wie können wir Rückzahlungsforderungen der Teilnehmer von Präsenzveranstaltungen vermeiden, falls wir diesen Teil streichen müssen?

Wir raten Ihnen, solchen Teilnehmern einen Umtausch ihrer Tickets in virtuelle VIP-Tickets schmackhaft zu machen. Je verlockender der virtuelle Teil eines Events ist, desto besser ist es gegen mögliche Ertragsausfälle bei einer Absage des Vor-Ort-Teils abgesichert.

Sollten die Preise für die Teilnahme im virtuellen und im analogen Raum gleich sein?

Bei manchen hybriden Events wird für VIP-Erlebnisse der gleiche Preis wie für Präsenztickets verlangt, doch diese Veranstaltungen bieten den Großteil ihrer Inhalte exklusiv auf virtuellen Kanälen und vergleichsweise wenig vor Ort an. Grundsätzlich lässt sich sagen: Wenn das gesamte Geschehen vor den Augen des Publikums gefilmt wird, sollte der Preis für Vor-Ort-Tickets über dem für virtuelle VIP-Tickets liegen.

Ein Tipp: Die geplanten Erlöse aus dem Verkauf virtueller Tickets sollten die Ausgaben für Veranstaltungsorte und für Leistungen vor Ort übersteigen. So dürften Sie selbst dann zu einem ausgeglichenen Ergebnis kommen, wenn Präsenztickets erstattet werden müssen.

Was war der gelungenste Sponsoring-Ansatz, den Sie bei einer virtuellen Veranstaltung gesehen haben?

Eine unserer erfolgreichsten virtuellen Aktivierungen war ein gesponserter Networking-Programmpunkt, für den die Teilnehmer vorab ein Barmixer-Set erhalten hatten. Im Verlauf der Veranstaltung wurden virtuelle Teilnehmer eingeladen, bei einem Liveauftritt eines Mixologen dabei zu sein.
Bei einem hybriden Event können virtuelle Teilnehmer, die derartige Sets im Vorfeld erhalten haben, sich mit den Teilnehmern vor Ort über die verschickten Speisen und Getränke austauschen.


Lori D’Agostino, EventMobi, Event Success Managerin und Referentin bei der Virtual Masterclass – Hybrid or Virtual: How to Plan for 2021.

Jetzt die Aufnahme ansehen (in englischer Sprache)

Präsenz- und virtuelles Erlebnis zugleich optimieren

Während hybride Veranstaltungen gleich zwei Einnahmequellen bieten, muss sich parallel auch für zwei unterschiedliche Publikumsgruppen ein Mehrwert ergeben. Die große Aufgabe für Veranstalter hybrider Events ist, zwei eigenständige, aber völlig aufeinander abgestimmte Erlebnisse zu planen. Und jeder Schritt dieses Prozesses muss gründlich abgewogen sein.

Aus diesem Grund ist es entscheidend, eine virtuelle Eventplattform zu wählen, mit der der Planer das Erlebnis für jede Untergruppe des Publikums maßgeschneidert gestalten kann. Mit der richtigen Technologie entscheidet sich die Frage, ob man Aktivitäten verknüpfen oder voneinander trennen sollte, danach, was optimal ist – nicht danach, was möglich ist.

Das Hauptprogramm: wie man beide Teilnehmerkreise glücklich macht

Der zentrale Veranstaltungsinhalt sollte sowohl auf das Publikum vor Ort als auch auf das Onlinepublikum abgestimmt sein. Doch die Sache hat einen Haken. Alles deutet darauf hin, dass virtuelles Publikum eine viel kürzere Aufmerksamkeitsspanne hat als Teilnehmer vor Ort. Wenn Sie wollen, dass es am Ball bleibt, müssen Sie sich kurz und bündig fassen. Griffige, vorab aufgezeichnete Inhalte eignen sich perfekt.

Allerdings will niemand bei einer Veranstaltung live dabei sein, auf der nichts als Vorabaufzeichnungen geboten werden oder auf der einfach nur ein Referent eine schnelle 20-minütige Präsentation zum Besten gibt.

Wie Planer es beiden Gruppen zugleich recht machen können? Wir empfehlen eine dieser beiden Lösungen:

  1. Inhalte individualisieren, aber Interaktion einfließen lassen: Nutzen Sie die Proben für die Veranstaltung als Gelegenheit, Material aufzuzeichnen, das sich zwecks Prägnanz und Aussagekraft zusammenschneiden lässt. So können Sie diesen komprimierten Inhalt für das virtuelle Publikum in einem Simulive-Format (einem nur vermeintlich live gezeigten, aber tatsächlich aufgezeichneten Programmpunkt) ausstrahlen. Setzen Sie es zeitlich so an, dass die virtuellen Teilnehmer zur Live-Q&A-Runde direkt dazustoßen. (Denken Sie daran, sich von den Referenten schriftlich die Erlaubnis geben zu lassen, die Proben aufzuzeichnen und die Aufnahmen zu verwerten.)
  2. Pausen einlegen, aber das Geschehen am Laufen halten: Übertragen Sie die Vorträge der Referenten live für das virtuelle Publikum, doch gliedern Sie die Präsentationen mit mehreren Unterbrechungen in kleinere Abschnitte. Ganz nebenbei bilden sich bei häufigen Pausen auf Präsenzveranstaltungen normalerweise weniger Schlangen vor den Toiletten – was für die Gäste angenehm ist und auch das Risiko einer Übertragung von Viren reduziert.

Personal: So stellen Sie Ihr hybrides Erfolgsteam zusammen

Die Planung von Veranstaltungen hat immer schon besonderes Organisationstalent erfordert, doch für hybride Events müssen Planer mehr flexible Elemente denn je koordinieren. Folgendes Personal könnte unverzichtbar sein, damit Ihre hybride Veranstaltung wie gewünscht verläuft:

  • Ein Moderator]  kann für einen guten Draht zwischen dem virtuellen Publikum und den Gästen vor Ort sorgen.
  • Bild- und Tontechniker können Ihnen unter die Arme greifen, da es gilt, sämtliche Inhalte im passenden Format aufzunehmen und zu übertragen.
  • Streaming-Spezialisten können – gemeinsam mit dem Technikteam vor Ort – die ein- und ausgehenden Content-Streams koordinieren.

Im Idealfall verfügt das Technikteam über Erfahrung mit virtuellen und auch mit Vor-Ort-Veranstaltungen – so kann es die reibungslose Koordination sicherstellen.

Ein AV-Profi koordiniert mehrere Video- und Audiostreams, eine wesentliche Aufgabe bei jeder hybriden Veranstaltung.
Mithilfe eines Bild- und Tontechnikteams, das Erfahrung mit Vor-Ort- und mit virtuellen Veranstaltungen hat, können Sie dafür sorgen, dass hybride Events für alle Teilnehmergruppen reibungslos über die Bühne gehen.

Die Location: wie Ihr Veranstaltungsort auch zum Produktionsstudio wird

Bei hybriden Events ist Ihre Veranstaltungsadresse Studio, Bühne und Kulisse in einem. Planer sollten nach Orten suchen, die sowohl mit einem optisch ansprechenden Hintergrund als auch mit hohem Produktionswert aufwarten – idealerweise eine Bühne, die mit professioneller Tonaufnahme-, Beleuchtungs- und Kamerakrantechnik ausgestattet ist.

Die Raumgestaltung und das Bild- und Tonequipment sollten so angelegt sein, dass sich das Publikum wie auch die Referenten einfangen lassen. Denken Sie an Fernsehtalkshows und die wachsende Beliebtheit von Reaktionsvideos im Internet. Schwenks aufs Publikum versetzen virtuelle Teilnehmer in die Lage, das Präsenzerlebnis stellvertretend nachzuempfinden.

Ein weiteres Muss am Veranstaltungsort ist eine Art Backstage-Bereich. Aufenthaltsräume bieten sich an, um Referenten und Künstler „hinter den Kulissen“ zu zeigen, was sich verkaufsfördernd auf das virtuelle VIP-Erlebnis auswirken kann.

Auch die passende digitale Beschilderung kann zum Zusammenwachsen Ihrer beiden wichtigsten Publikumsgruppen beitragen. Mit digitaler Beschilderung von EventMobi zum Beispiel können Sie den Teilnehmern vor Ort einen Eindruck davon verschaffen, wie sich das virtuelle Publikum einbringt. Als Optionen bieten sich die Social-Media-Wall der virtuellen Eventplattform, der Livechat-Stream und Echtzeitumfragen an.

Networking: getrennte Gruppen zusammenbringen – wie und wann

Das Netzwerken ist wohl eine der herausforderndsten Aufgaben bei hybriden Formaten. Für die meisten Aktivitäten gilt unsere Empfehlung, virtuelle Teilnehmer mit anderen virtuellen Teilnehmern zu verbinden, Vor-Ort-Teilnehmer hingegen mit anderen Teilnehmern vor Ort.

Allerdings kann eine virtuelle Eventplattform enger verzahnte Erlebnisse ermöglichen. Beispielsweise können Vor-Ort-Teilnehmer wie auch Gäste aus dem virtuellen Raum im Vorfeld der Veranstaltung gemeinsam auf dieser Plattform netzwerken.

Für die Veranstaltung selbst empfehlen wir einen strategischen Umgang mit der Frage, welche Art von Aktivität sich für welches Format am besten eignet.

Videochats mit drei bis sechs Teilnehmern und moderierte Diskussionsrunden machen sich online offenbar am besten, während informelle Cocktailabende wirklich nur persönlich funktionieren. Es gibt jedoch Aktivitäten, die weniger auf einen bestimmten Raum festgelegt sind. Unter anderem gut vorbereitete Gespräche zu zweit sind in beiden Rahmen effektiv – und sie können sogar bei einer Verbindung von virtuellen und Vor-Ort-Settings gelingen.

Wer experimentierfreudiger ist, kann auch „Präsenzbotschafter“ ernennen: Hier ist die Idee, jeder dieser Personen eine Gruppe virtueller Teilnehmer zuzuordnen, die dann in Gruppenvideochats und Foren Fragen zum Erlebnis vor Ort stellen können.

Q&A

Empfehlen Sie einen durchgängigen Stream oder individuelle Streams für die Personen auf der Hauptbühne? Hängt dies von einem Wechsel zwischen Livecontent und vorab aufgezeichnetem Material ab?

Wir empfehlen generell einen fortlaufenden Stream für das Hauptprogramm. Damit können die Teilnehmer das Geschehen auf der Hauptbühne an einem zentralen Ort auf der virtuellen Eventplattform verfolgen. Individuelle Streams sind ein nützliches Werkzeug für parallel laufende Programmpunkte.

Damit der Wechsel zwischen Livegeschehen und aufgezeichnetem Material in einem fortlaufenden Stream flüssig gelingt, empfiehlt es sich, einen virtuellen Gastgeber oder Moderator einzusetzen. Er kann aufgezeichnete Beiträge ankündigen und die nächsten Referenten vorstellen.

Vorträge können live für das virtuelle Publikum übertragen werden, doch wie lassen sich die interaktiveren Elemente eines Events abstimmen? Sollten wir zum Beispiel zwei getrennte Q&A-Runden ansetzen?

Nutzen Sie Ihren virtuellen Gastgeber oder den Moderator einer Breakout-Session, um Remote-Teilnehmern in den interaktiven Abschnitten eine Stimme zu geben. Im besten Fall ist den virtuellen Teilnehmern klar, wo sie Fragen an den Referenten posten können – und wo sie Kommentare für andere Teilnehmer notieren können. Die virtuelle Eventplattform von EventMobi zum Beispiel verfügt über spezifische Funktionen für Live-Session-Chats und Q&A-Runden.

Die Balance zwischen Echtzeitinteraktion und Dauerbrennerpotenzial finden

Bei all dem Onlinewettbewerb zwischen großen Streaming-Portalen und der Fülle an anderen Ablenkungen: Wie machen Sie es Ihren virtuellen Teilnehmern schmackhaft, sich in Echtzeit zu beteiligen – statt einfach später die Aufnahme anzuschauen? Dies steht und fällt damit, dass exklusive Echtzeit-Erlebnisse zusammen mit bestimmten Interaktionselementen angeboten werden.

Eine Strategie ist, Ihren virtuellen Gästen ein VIP-Gefühl zu vermitteln. Geben Sie ihnen dafür Zugang zu Material, das hinter den Kulissen spielt und dem Vor-Ort-Publikum eher nicht in Echtzeit zur Verfügung steht. Zwischen Soundcheck und Liveauftritt gibt es in der Regel eine gewisse Pause hinter der Bühne. Nutzen Sie diese Zeit für einen „Vorgeschmack“ mit Ihren Moderatoren oder Künstlern.

Oder holen Sie die Stars Ihrer Show einfach mal zu Livechats auf Ihrem virtuellen Eventportal dazu. Dort können sie das unmittelbare Erlebnis mit einem Meet-and-Greet oder mit improvisierten Einlagen steigern.

Ein gutes Beispiel für hybride Events: Eine virtuelle Teilnehmerinschaut sich während eines interaktiven Programmpunkts mehrere Videostreams an.
Binden Sie die Onlineteilnehmer Ihrer hybriden Veranstaltung stets in Echtzeit ein, indem Sie interaktive Fragerunden mit Referenten als Teil des virtuellen Erlebnisses anbieten.

Virtuelle Eventplattformen wie die von EventMobi umfassen häufig eine ganze Reihe an Elementen für gelungene Echtzeitinteraktionen – beispielsweise:

  • Gruppendiskussionen für Teilnehmer, Referenten und Sponsoren
  • Umfragen
  • Live-Q&As mit Referenten
  • Quiz, Spiele und Verlosungen
  • native interaktive Gruppenprogrammpunkte

Als kleines Extra lässt sich Backstage-Material, das für das virtuelle Publikum ausgestrahlt wird, nach der Veranstaltung auch für weitere On-demand-Abrufe bereitstellen. Bedenken Sie, dass Livestreams gut als fortlaufendes Programm funktionieren, wohingegen langlebiger Content sich besser macht, wenn er in Form von kleineren, themenspezifischen Häppchen angeboten wird.

Q&A

Wenn ein Referent um eine Vorabaufzeichnung seines Vortrags bittet – wie viel Zeit sollten wir für die Aufbereitung einplanen?

Für die GoLive!-Produktion von EventMobi empfehlen wir, Vorträge drei bis vier Wochen im Vorfeld aufzuzeichnen. So bleibt genügend Zeit für die Postproduktion und die Freigabe seitens des Referenten.

Hybride Veranstaltungen 2021: das Wichtigste in Kürze

Die Durchführung erfolgreicher hybrider Events im Jahr 2021 wird ein sorgsam abgestimmtes Programm wie auch die Möglichkeit erfordern, flexibel zu bleiben. Mit anderen Worten: Sie sollten für den Fall vorbeugen, dass Sie Ihre Pläne noch im letzten Moment ändern müssen – und das bedeutet, auf ein „Virtual First“-Konzept zu setzen. Entscheidend wird sein, den Teilnehmern maximale Auswahl und zugleich optimalen Nutzen zu bieten. Hybride Veranstaltungen sollten nicht nur mit einer virtuellen und einer Vor-Ort-Komponente aufwarten, sondern für das Online-Erlebnis auch gestaffelte Zugangsoptionen anbieten.

Um alle flexiblen Elemente parat zu haben, werden Sie eine virtuelle Eventplattform benötigen, auf der sich separate Registrierungspfade mit jeweils maßgeschneiderten Erlebnissen einrichten lassen. Die Plattform von EventMobi macht all dies möglich, und zudem steht Ihnen hier ein Backend-Produktionsteam zur Verfügung, damit professionelle Aufnahmen sichergestellt sind. Hybride Events sind in vielerlei Hinsicht technisch anspruchsvoller als rein virtuelle Formate, doch die richtigen Tools können einen großen Beitrag dazu leisten, dass über beide Kanäle hinweg ein nahtloses Erlebnis möglich ist.