Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl: Ablauf, Planung & Tipps

Bei der Planung einer Vorstandswahl im Verein oder Verband stellen sich viele Fragen: Soll die Versammlung vor Ort, digital oder hybrid stattfinden? Wird öffentlich oder geheim abgestimmt? Und wie wird eine hohe Wahlbeteiligung und Interaktion unter den Mitgliedern erreicht?

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl richtig planen und dabei alle wichtigen Aspekte im Blick behalten.

Die wichtige Funktion einer Vorstandswahl

Der Vorstand nimmt in Verbänden und Vereinen eine wichtige Rolle ein. Er ist in der Regel dafür verantwortlich, die Organisation zu leiten, nach außen zu vertreten und strategische Entscheidungen zu treffen. Zu seinen Aufgaben zählen:

• Repräsentation und Interessenvertretung der Mitglieder nach außen
• Leitung und Management der Organisation
• Verwaltung der finanziellen Ressourcen
• Gestaltung der organisatorischen Struktur und Funktion
• Übernahme der rechtlichen Verantwortung und Haftung

Der Vorstand kann aus einer oder mehreren Mitgliedern bestehen. Wie viele Personen den Vorstand bilden, wird in der Satzung festgelegt. In regelmäßigen Abständen wird er neu gewählt, um eine demokratische und transparente Entscheidungsfindung sicherzustellen und die Organisation frisch und dynamisch zu halten. Denn neue Vorstandsmitglieder bringen oft neue Perspektiven und Ideen mit sich, was zur Weiterentwicklung der Organisation beitragen kann. Außerdem bieten Vorstandswahlen den Mitgliedern die Möglichkeit, aktiv an der Organisation teilzuhaben und Einfluss auf deren Entwicklung und Richtung zu nehmen. Indem sie ihre Vertreter selbst wählen, fühlen sich die Mitglieder stärker eingebunden.

Wann kommt es im Verband oder Verein zur Vorstandswahl?

Eine gesetzliche Vorschrift zur Amtszeit des Vorstands gibt es nicht. Der Zeitpunkt einer Vorstandswahl wird also individuell festgelegt und in der Satzung festgehalten. In vielen Fällen finden Vorstandswahlen im Turnus, also in regelmäßigen Abständen statt, um eine kontinuierliche Rotation und Erneuerung im Vorstand sicherzustellen.Typischerweise werden Vorstandswahlen auf Mitgliederversammlungen oder Hauptversammlungen abgehalten. Manchmal kommt es aber auch vorzeitig durch besondere Umstände zur Wahl – etwa, wenn ein Vorstandsmitglied zurücktritt.

Wer wählt und wer darf gewählt werden?

Legen Sie in der Satzung fest, welche Voraussetzungen für Wahlberechtigte und Kandidat*innen gelten.

Es gibt keine pauschale Regelung, ob die Abstimmung im Verein oder Verband öffentlich oder geheim stattfinden soll – das legt jede Organisation individuell in ihrer Satzung fest. Üblich und nach allgemeinem Vereinsrecht geltend ist die offene Wahl mit Handzeichen. Es kann aber vorkommen, dass sich einzelne Mitglieder eine anonyme Wahl wünschen. Wird dieser Wunsch als Antrag eingereicht, muss der Verein diesen berücksichtigen und über die Möglichkeit einer geheimen Wahl entscheiden. 

• Der Vorteil einer geheimen Wahl: Es besteht keine Gefahr, dass die Mitglieder entgegen ihrer Überzeugung abstimmen, um die Erwartungen anderer Mitglieder zu erfüllen.
• Der Nachteil einer geheimen Wahl: Sie ist aufwändiger, da eine geeignete Infrastruktur (vor Ort mit Stimmzetteln oder digital über ein Abstimmungstool) geschaffen werden muss.

Wie führt man eine geheime Wahl im Verein oder Verband durch?

Analog: Vor der Abstimmung werden Stimmzettel erstellt und verteilt. Diese werden von den Mitgliedern schriftlich ausgefüllt und im Anschluss verdeckt abgegeben. Wichtig: Alle Kandidat*innen müssen auf dem Stimmzettel in gleicher Form präsentiert werden. 

Digital: Die Stimmen werden über ein digitales Abstimmungstool abgegeben – vor Ort oder auf der virtuellen Plattform. Das Ergebnis ist im Anschluss innerhalb von Sekunden einsehbar.

Vor Ort, virtuell oder hybrid?

Seit dem 21. März 2023 dürfen Vereine und Verbände Mitgliederversammlungen rein digital oder in hybrider Form durchführen – auch ohne vorher die Satzung anzupassen. Das hat den Vorteil, dass Mitglieder trotz räumlicher Entfernung, Krankheit, familiären Verpflichtungen und anderen Umständen, die sie von der Teilnahme vor Ort abhalten können, dabei sein und bei Wahlen ihre Stimme abgeben können.

💡 Die hybride Variante bietet aufgrund der Flexibilität einen großen Vorteil. Sie holt alle Mitglieder gleichermaßen ab und ermöglicht eine hohe Wahlbeteiligung. Da digital abgestimmt wird, entfällt außerdem das manuelle Auszählen der Stimmen.

Die Vorteile digitaler Abstimmungen

Digital zu wählen bietet nicht nur die Möglichkeit, geheim und von jedem Ort aus abzustimmen. EventMobi verwendet z. B. das digitale Abstimmungstool von teambits, das bei Präsenz-, Hybrid- und Online-Veranstaltungen eingesetzt werden kann. Die Vorteile:

• Schnelle und unkomplizierte Stimmabgabe – vor Ort via Smartphone oder Tablet ganz ohne Stimmzettel-Chaos sowie virtuell mit nur wenigen Klicks. 
• Berücksichtigung individueller Bedürfnisse der Organisation, z. B. Stimmberechtigungen, Stellvertreterregelungen, Enthaltungen, Stimmgewicht und Quorum
• Rechtskonformität: teambits nutzt modernste Verschlüsselungstechnologien, um Nutzerdaten zu schützen. Die teambits Plattform wird in Rechenzentren im EU-Raum gehostet, wovon sich die meisten in Deutschland befinden. Außerdem erfüllt teambits alle Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG.
• Schnelle und unkomplizierte Auswertung der Stimmen

Wahlbeteiligung bei Präsenz-Versammlungen erhöhen

Die Mitgliederversammlung vor Ort hat den Nachteil, dass es für die Mitglieder schwieriger ist, ihre Stimme abzugeben. Schließlich müssen sie sich zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort einfinden. Um sicherzustellen, dass sich alle Mitglieder an der Wahl beteiligen können, sollten Sie die Möglichkeit der Briefwahl und der Stimmabgabe per Vollmacht in Betracht ziehen.

Wichtige Bestandteile der Vorstandswahl

Zum Ablauf einer Vorstandswahl im Verein oder Verband gehören auch die Themen Wahlleitung, Wählerverzeichnis, Einladungen, Stimmenauszählung und Protokoll. Hier die wichtigsten Informationen dazu.

Wahlleitung

Die Wahlleitung bei einer Vorstandswahl hat die Aufgabe, den gesamten Wahlprozess zu organisieren, zu überwachen und sicherzustellen, dass dieser fair und transparent verläuft.

Wenn nicht anders geregelt, übernimmt der aktuelle Vorstand diese Aufgabe. Dieser ist aber eventuell parteiisch – vor allem, wenn er selbst zur Wahl steht. Deshalb ist zu empfehlen, eine unabhängige Wahlleitung zu ernennen (bei größeren Organisationen einen Wahlausschuss, der aus mehreren Personen besteht).

Bei der Nominierung der Wahlleitung sind unter anderem relevant:

• Neutralität und Unabhängigkeit: Personen, die in einem engen Verhältnis zu bestimmten Kandidat*innen stehen oder persönliche Interessen haben, sollten von der Wahlleitung ausgeschlossen werden.
• Kenntnis der Vorschriften: Die gewählte Wahlleitung sollte über gute Kenntnisse der Satzung, der Wahlordnung und der rechtlichen Vorgaben verfügen, um den Wahlprozess korrekt umsetzen zu können.
• Vertrauen der Mitglieder: Die Wahlleitung sollte das Vertrauen der Mitglieder genießen, damit die Wahl als fair, transparent und demokratisch wahrgenommen wird.

Wählerverzeichnis

Ein Wählerverzeichnis ist eine Liste der Wahlberechtigten, also der Mitglieder des Verbands oder Vereins, die bei einer Vorstandswahl stimmberechtigt sind. Sie enthält die Namen der Mitglieder und die Information, ob sie die nötigen Voraussetzungen erfüllen, um an der Wahl teilnehmen zu dürfen. 

Vor einer Vorstandswahl muss eine vollständige und aktuelle Liste vorliegen. 

Das Wählerverzeichnis ist übrigens für die Mitglieder einsehbar, damit mögliche Unstimmigkeiten und Fehler gemeldet werden können. Gleichzeitig sollten persönliche Daten der Mitglieder vertraulich behandelt und nur für den Zweck der Vorstandswahl verwendet werden.

Einladung zur Mitgliederversammlung

Die Einladung sollte schriftlich erfolgen und alle relevanten Informationen enthalten. Dazu gehören:

• der Name des Vereins/der Organisation
• Datum, Uhrzeit und Ort der Versammlung
• eine Tagesordnung mit den geplanten Themen – diese sollte klar strukturiert sein und alle geplanten Themen der Versammlung enthalten. Es ist wichtig, dass die Mitglieder wissen, worüber abgestimmt oder diskutiert werden soll, damit sie sich angemessen vorbereiten können.
• ggf. der Hinweis, dass Anträge eingereicht werden können, und die entsprechende Frist für die Einreichung
• ggf. ein Hinweis, welche Voraussetzungen für die Beschlussfähigkeit der Versammlung gelten. Das kann beispielsweise die Anwesenheit einer bestimmten Anzahl oder einen Mindestprozentsatz der Mitglieder umfassen.
• Ggf. Hinweise zur Anreise, Parkmöglichkeiten oder besonderen Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen vor Ort
• Ggf. ein Downloadlink zur Event-App bzw. zum Eventportal, wo bereits vor der Veranstaltung Informationen und Ankündigungen bereitgestellt werden können, ohne dass eine E-Mail-Flut ausgelöst wird.

Tipp: Schicken Sie die Einladung am besten sowohl per E-Mail als auch postalisch, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder erreicht werden.

Teilnehmerregistrierung

Die Registrierung der Teilnehmer*innen dient dazu, die Wahlberechtigung der Teilnehmer zu überprüfen und sicherzustellen, dass nur die stimmberechtigten Mitglieder an der Wahl teilnehmen. Außerdem werden Doppelstimmen verhindert. Die Registrierung kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden – besonders unkompliziert gestaltet sich ein digitales Teilnehmermanagement.

Stimmenauszählung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, nach der Sie die Stimmen für die verschiedenen Kandidat*innen auswerten können. Die meisten Vorstandswahlen werden nach dem Prinzip der einfachen oder der absoluten Mehrheit durchgeführt.

• Einfache Mehrheit: Wer die meisten Stimmen erhält, gilt als gewählt.
• Absolute Mehrheit: Es werden mindestens 50 % der Stimmen benötigt. Wenn es in der ersten Runde keine Mehrheit gibt, kommt es zur Stichwahl zwischen den beiden Kandidat*innen mit den meisten Stimmen.

Protokoll

Die wichtigsten Informationen zur Wahl werden im Anschluss von der Wahlleitung in einem Protokoll festgehalten und an die Mitglieder versendet. Dieses enthält:

• Datum, Ort und Uhrzeit der Wahl
• Anwesenheitsliste
• Wahlleitung und Protokollführung
• Tagesordnung
• Wahlverfahren
• Wahlergebnis
• Sonstige Beschlüsse

Checkliste: Ablauf einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl

1-2 Monate vorher

• Festlegung des Termins, des Veranstaltungsorts und der Uhrzeit
• Informationsverteilung an die Mitglieder über die bevorstehende Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl
• Nominierung der Wahlleitung
• Anlegen bzw. Aktualisieren des Wählerverzeichnisses
• Erstellung der Tagesordnung und Festlegung der Themen
• Ggf. Aufsetzen und Einrichten der Eventplattform

3-4 Wochen vorher

• Versenden der Einladungen zur Mitgliederversammlung inklusive Tagesordnung und weiteren relevanten Dokumenten
• Bekanntgabe von Fristen für die Einreichung von Anträgen oder Kandidaturen für den Vorstand
• Einholen von Berichten und Updates vom aktuellen Vorstand

1-2 Wochen vorher

• Erinnerung an die Mitglieder über den Termin und die Wichtigkeit ihrer Teilnahme
• Vorbereitung der Präsentationen und Unterlagen für die Mitgliederversammlung
• Überprüfung der Wahlmodalitäten und Sicherstellung eines fairen Wahlverfahrens

Am Tag der Mitgliederversammlung

• Vor Ort: Bereitstellung von ausreichend Sitzgelegenheiten und technischer Ausstattung (z. B. Projektoren, Mikrofone)
• Registrierung der Teilnehmer und Bereitstellung der Unterlagen – analog oder in der Event-App
• Begrüßung der Mitglieder und Vorstellung des Ablaufs der Versammlung
• Präsentation der Berichte und Updates des aktuellen Vorstands
• Vorstellung der Kandidat*innen für den Vorstand
• Durchführung der Wahl und Zählung der Stimmen
• Bekanntgabe der Wahlergebnisse 
• Annahme des Amts durch die gewählten Vorstandsmitglieder
• Gratulation
• Abschluss der Versammlung mit einem Dank an die Teilnehmer*innen und einem Ausblick auf die kommende Amtszeit

Nach der Mitgliederversammlung

• Versand des Protokolls der Versammlung an die Mitglieder (postalisch, per Mail oder über die virtuelle Eventplattform)
• Informationsweitergabe an die gewählten Vorstandsmitglieder und Unterstützung bei der Übernahme ihrer Aufgaben

Beachten Sie, dass der Ablauf je nach Vorgaben der Satzung und Größe des Verbands oder Vereins angepasst werden kann.

Wichtige Tipps für die Planung und Durchführung einer Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl 

Planung im Voraus

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Mitgliederversammlung. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig an die Mitglieder verteilt werden – etwa die Tagesordnung, Berichte des aktuellen Vorstands, Kandidatenprofile und weitere relevante Dokumente. Klären Sie auch frühzeitig Ort, Zeit und Ablauf der Veranstaltung.

Transparente Kommunikation

Halten Sie die Mitglieder regelmäßig über den bevorstehenden Termin der Mitgliederversammlung und die Vorstandswahl informiert. Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Social Media oder den Vereinsnewsletter, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder darüber Bescheid wissen. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und erhöht die Beteiligung!

Interaktiver Ablauf

Eine Mitgliederversammlung kann leicht zur langwierigen und ermüdenden Veranstaltung werden. Versuchen Sie deshalb, den Ablauf möglichst interaktiv und abwechslungsreich zu gestalten. Ergänzen Sie Vorträge und Berichte mit Diskussionsrunden, Live-Umfragen oder interaktiven Übungen. Das ermöglicht den Mitgliedern, ihre Meinungen und Ideen einzubringen, und erhöht die Aufmerksamkeit.

Klare und verständliche Präsentationen

Um das Interesse der Teilnehmer*innen aufrechtzuerhalten, stellen Sie sicher, dass die Präsentationen und Reden während der Mitgliederversammlung klar und verständlich sind. Vermeiden Sie zu technische Fachsprache und verwenden Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme oder Grafiken, um komplexe Informationen leichter zugänglich zu machen.

Vorstellung der Kandidat*innen

Geben Sie den Kandidat*innen für den Vorstand ausreichend Zeit, sich den Mitgliedern vorzustellen. Dies kann in Form von Kurzreden, Präsentationen oder schriftlichen Profilen erfolgen. Erläutern Sie die Qualifikationen, Erfahrungen und Ideen der Kandidaten, damit die Mitglieder informierte Entscheidungen treffen können.

Gemeinsamer Abschluss

Beenden Sie die Mitgliederversammlung mit einem positiven und gemeinschaftlichen Abschluss. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmenden für ihre Anwesenheit und ihre Beteiligung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um die Ziele und Pläne des neuen Vorstands für die kommende Amtszeit zu betonen und die Mitglieder zur Zusammenarbeit zu ermutigen.

Bessere Mitgliederversammlungen umsetzen mit EventMobi

Die Eventmanagement-Software von EventMobi bietet alles, was Verbände und Vereine brauchen, um gelungene Veranstaltungen umzusetzen – egal ob Mitgliederversammlung, Jahrestagung, Webinar oder Spendengala.

Bei Verbänden und Vereinen besonders beliebte Funktionen unserer Software sind:

• Flexible Möglichkeiten für Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen
• Interaktive, personalisierte Agenden
• Einfache Registrierung der Teilnehmer*innen – sowohl vor Ort als auch virtuell
• Interaktive Features wie Live-Umfragen für abwechslungsreiche und spannende Veranstaltungen
• Vernetzungsmöglichkeiten über die virtuelle Plattform: Sponsoren eine Bühne bieten, weiterführende Informationen für die Mitglieder bereitstellen und Austausch über den Tag der Veranstaltung hinaus ermöglichen

… und viele mehr.

Fallbeispiel: So funktioniert eine hybride Jahrestagung

Die Organisation Peerscale unterstützt Tech-Führungskräfte und CEOs bei ihrer Entwicklung im Zuge des Unternehmenswachstums.

Erfahren Sie im Video, wie es Peerscale durch den Schritt zur hybriden Lösung für ihre Jahrestagung schafften, mehr Mitglieder zu erreichen und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.