Veranstaltungen auswerten: So messen Sie Ihren Erfolg

Veranstaltungen auswerten: Das ist der erste Schritt, bevor Sie mit der Planung Ihres nächsten Events beginnen. Dabei geht es nicht nur um die Erwartungen Ihres Vorgesetzten und anderen beteiligten Parteien. Zu verstehen, was funktioniert hat und was nicht, und zu erkennen, wo Sie sich verbessern können – das ist die Grundlage für Ihren Erfolg. Diese Erkenntnisse verraten Ihnen außerdem, mit welchen Zahlen Sie sich bei der nächsten Veranstaltung messen müssen.

Je nachdem, an welchem Punkt Ihres Veranstaltungszyklus Sie sich befinden, sollten Sie unterschiedliche Messwerte beachten. In der nachfolgenden Tabelle sind die verschiedenen Eventphasen und die jeweiligen Metriken aufgeführt.

Veranstaltungserfolg auswerten

So messen Sie die verschiedenen Eventphasen

In der Planungsphase vor der Veranstaltung können Sie mehrere quantitative Daten erfassen, z. B. Ticketverkaufs- oder Registrierungszahlen. Die Metriken zur Teilnehmerinteraktion spielen hingegen in jeder Phase des Veranstaltungszyklus eine wichtige Rolle. Schauen wir also mal genauer hin:

Interaktionen auswerten

Die Interaktion mit Ihren Teilnehmern beginnt, sobald Sie zum ersten Mal mit Ihrem Publikum kommunizieren. Sie erreicht Ihren höchsten Punkt vor Ort bei der Veranstaltung und sollte nach dem Event fortgesetzt werden. Je mehr Gelegenheiten Sie für die Teilnehmer-Interaktion schaffen, desto höher sind Ihre Chancen auf Erfolg. Denken Sie daran: Teilnehmer wünschen sich ein persönliches Event-Erlebnis. Was den einen Teilnehmer anspricht, lässt den anderen vielleicht kalt. Welchen Mehrwert Besucher in Ihrer Veranstaltung sehen, hängt direkt damit zusammen, wie stark sie interagieren – miteinander, mit Ihren Inhalten und mit Ihrer Marke.

Mehr Interaktion kommt allen zugute, und die Auswertung dieser Interaktionen sollte die quantitativen und qualitativen Daten beinhalten, die während des gesamten Veranstaltungszyklus erfasst wurden. Engagierte Teilnehmer sind glückliche Teilnehmer. Sie bewerten Veranstaltungen in Zufriedenheitsumfragen in der Regel höher und nehmen mit großer Wahrscheinlichkeit jedes Jahr erneut teil. Engagierte Besucher zeigen außerdem mehr Bereitschaft zur Teilhabe. Das kommt nicht nur dem Veranstalter, sondern auch anderen Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren zugute. Im Folgenden werden drei Aspekte genannt, unter denen Sie die Interaktionen auswerten können.

Persönliche Gespräche

Teilnehmer legen in der Regel großen Wert aufs Netzwerken – oft ist dies ein ausschlaggebender Faktor für die Teilnahme an Veranstaltungen. Über die Chat-Funktion Ihrer Event-App können Sie schon vor der Veranstaltung Gelegenheiten zum Netzwerken schaffen. Achten Sie auf die Anzahl der Gespräche; findet Networking innerhalb der App vor, während und nach der Veranstaltung statt? Gehen Sie noch einen Schritt weiter und beobachten Sie die Anzahl der Interaktionen bei Networking-Empfängen, Meet & Greets, Kaffeepausen und offenen Networking-Bereichen. Können Sie angeregtes Geplauder hören? Wenn nicht, müssen Sie dafür sorgen, dass es entsteht. Wenn Ihre Teilnehmer sich in der App vernetzen, aber nicht persönlich vor Ort, versuchen Sie z. B. mittels Gamification die Kluft zu überbrücken, damit die Besucher sich auch persönlich unterhalten.

Brand Activation und Teilen auf Social Media

Brand Activation ist überall. Darunter versteht man eine Kampagne, bei der Kunden direkt mit einer Marke interagieren können, damit ihre Loyalität zu dieser Marke gesteigert wird. Wenn Sie die Interaktionen auf Ihrer Veranstaltung messen, achten Sie darauf, ob Besucher Ihre Marke bzw. die Ihrer Aussteller oder Sponsoren über Social Media teilen. Die Nutzung von sozialen Medien zu untersuchen, ist wichtig, denn es zählen auch Interaktionen in Form von „Likes“, geteilten Beiträgen und Downloads. An ihnen kann man leicht erkennen, wohin es die Teilnehmer zieht. Wenn Sie wissen, wessen Marke(n) Ihre Besucher teilen, bekommen Sie einen Eindruck, welche Aussteller und Sponsoren Erfolg haben, aber auch, wen Sie in Zukunft für ein Sponsoring gewinnen sollten. Und wenn Ihre Marke wenig Interaktionen erzeugt, müssen Sie Ihren Social-Media-Plan anpassen und Inhalte erstellen, die es wert sind, geteilt zu werden.

Teilhabe

Es versteht sich von selbst, dass ein engagierter Teilnehmer sich stärker in Ihre Veranstaltung vertieft und bei mehr Aktivitäten mitmacht. Das sind Ihre wertvollsten Teilnehmer: diejenigen, die am gesamten Programm teilnehmen (nicht nur an den erforderlichen Sessions), die Demo-Bereiche ausprobieren, aktiv bei allen Anlässen netzwerken, das Gamification-Angebot nutzen, um Ihr Event-Erlebnis zu erweitern, zu Markenbotschaftern werden, mehr Ausstellerstände besuchen und am Ende des Tages wahrscheinlich mehr Geschäfte abgeschlossen haben als andere Teilnehmer. Kombinieren Sie Ihre Social-Media-Daten mit Ihren anderen Datensätzen wie Registrierung, Gamification, In-App-Chat, Lead Retrieval und mehr, um herauszufinden, wer die aktivsten Teilnehmer sind.

PROFI-TIPP FÜR EVENTPLANER

 

Interaktionen messen

 

Vergeben Sie Punkte für jede Handlung oder Interaktion, die ein Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung vornehmen kann. Sie können eine Rangfolge Ihrer Teilnehmer erstellen, Ihre „Champions“ identifizieren und die nur mittelmäßig engagierten Teilnehmer zu mehr Interaktion anregen.

 

Diese Übung hilft Ihnen auch dabei, festzustellen, welche möglichen Interaktionen Ihrer Teilnehmer Ihnen am wichtigsten sind. Anschließend können Sie sich auf diese Bereiche konzentrieren. Wenn Sie zum Beispiel lieber „Retweets“ anstatt „Likes“ auf Twitter erhalten möchten, können Sie diese unterschiedlich messen und aktiv daran arbeiten, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Empfohlene Ressource: Wenn Sie überlegen, ob Sie eine Event-App einkaufen oder von Grund auf selbst bauen sollten, hilft Ihnen dieser praktische Leitfaden beim Abwägen Ihrer Optionen. Dabei richtet er sich nach notwendigen Kriterien bei der Entscheidungsfindung, etwa:

  • Welche Kosten entstehen beim internen Entwickeln bzw. beim Einkaufen von einem Anbieter?
  • Was ist nötig, damit die Event-App vor Ort reibungslos läuft?
  • Welche Veranstaltungsstatistiken werden gebraucht, um den ROI zu überprüfen?
  • Welche Ziele sollen mit der Event-App erreicht werden?
  • Welche technischen Ressourcen sind nötig (und verfügbar), um eine App zu entwickeln bzw. einzukaufen?

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