Verbandsveranstaltungen erfolgreich sponsern lassen: elf Tipps für 2022


Partnerschaften mit Sponsoren eröffnen Einnahmequellen für Verbände in aller Welt, doch dabei tun sich auch einige Herausforderungen auf. Es lohnt sich also, einen genaueren Blick auf die Kniffe und Konzepte zu werfen, mit denen das Veranstaltungssponsoring für beide Parteien zu einem sicheren Erfolg wird – wobei die Personen eindeutig an erster Stelle stehen.

Machen Sie Sponsoren von nun an strategisch zu attraktiven Partnern Ihrer Institution.

Drei gut gelaunte Menschen, an einem Tisch sitzend und Hände schüttelnd

1. Nicht Geldquellen, sondern VIPs sehen

„Verkauf ist alles!“ ist in Sachen Sponsorenpakete nicht die beste Devise. Vielmehr gilt es, den Wert in den Mittelpunkt zu stellen, den verbindende Partnerschaften haben, die den Ambitionen Ihres Verbands und Ihren strategischen Zielen in die Karten spielen. Setzen Sie alles daran, dass Ihre Sponsorship-Programme mit den Vorhaben und Verpflichtungen Ihres Verbands harmonieren. Die Ansprüche Ihrer Verbandsmitglieder sind dabei immer großzuschreiben.

2. Alte Zöpfe abschneiden

Sponsoren haben NICHT immer recht. Es steht Ihren Mitgliedern und auch Beschäftigten zu, dass Sie sicherstellen, dass die Partnerschaften mit Geldgebern Ihren Mitgliedern und Ihrem Verband nützen. Ihre Mitarbeitenden dürfen nicht zu Handlanger*innen der Sponsoren herabgesetzt werden. Sponsorings sollten für wirklich alle Beteiligten zu einem positiven Ereignis werden.

3. Dauerhafte Beziehungen aufbauen

Wie wärʼs, wenn Sponsoren sich ganzjährig engagieren würden, statt nur bei einer Konferenz oder einem anderen Event aufzutreten? Beschränken sich die Sponsoringaktivitäten auf einen mehrtägigen Kongress, hat das sicherlich nicht den optimalen Wert für Ihre Hauptsponsoren, die das ganze Jahr über auf bestimmte Unternehmensziele hinarbeiten.

4. Die Werte der eigenen Mitglieder verstehen

Der Forscher David Allison erläutert die Bedeutung, die Werte anstelle demografischer Stereotype haben, wenn Entscheidungen zu den unterschiedlichsten Aspekten zu fällen sind (vom Marketing bis zu Leistungen). Gleiches gilt hinsichtlich der Bedürfnisse Ihrer Mitglieder. Um zu entscheiden, welche Maßnahmen Sie Sponsoren anbieten wollen, sollten Sie als Erstes ermitteln, was für Ihren Verband und Ihre Mitglieder wirklich wertvoll ist. So lassen sich die Sponsorenangebote besonders gut auf das zuschneiden, was in Ihren eigenen Reihen wertgeschätzt wird.

5. Nicht alle über einen Kamm scheren

Wenn Sie Pakete für Sponsoren schnüren, sorgen Sie dafür, dass sie dem Bedarf jedes Unternehmens gerecht werden, vor allem für besonders wichtige Sponsoren. Nach Gold, Silber und Bronze gestaffelte Standardangebote für Sponsoren sind zwar sehr verbreitet, doch eignen sie sich weniger für strategisch-kreative Herangehensweisen an die Frage, welche Produkte und Angebote sich am besten für Mitglieder wie auch Sponsoren eignen.

6. Das Geschäft der Sponsoren besser verstehen

Führen Sie mal direkte, individuelle Gespräche mit den führenden Köpfen jedes Unternehmens. Fragen Sie sie nach ihren Marketingzielen und nach ihren Vorstellungen davon, wie erfolgreiches Sponsoring aussieht. Versuchen Sie, herauszufinden, ob es bestimmte Mitglieder oder Gruppen von Mitgliedern gibt, mit denen sie besonders gern in Kontakt kommen würden.

Taschenrechner, Brille und kleine weiße Kugeln, auf ausgedruckten Tabellen liegend.

7. Die Zeitpläne der Sponsoren besser verstehen

Um zu entscheiden, wann Sie Sponsorenpartnerschaften abschließen bzw. erneuern sollten, orientieren Sie sich am für den Sponsor optimalen Timing – nicht an Ihrem eigenen Geschäftsjahr oder am Kalenderjahr. Fragen Sie die Unternehmen, wann sie ihre Budgets aufstellen und wann ihnen der Beginn des Sponsorings gelegen käme.

8. Neue Kooperationsinitiativen einbeziehen

Da es gilt, Elemente zu entwickeln, die sowohl für die Sponsoren als auch für die Mitglieder einen Wert haben, sollten Sie ausloten, welche aufmerksamkeitsstarken Inhalte mit gemeinsamem Markenauftritt oder welche gemeinsamen Social-Media-Kampagnen Sie aufsetzen können. Es kann auch ergiebig sein, Sponsoren zum Beispiel in Meetings oder Diskussionsrunden mit den Vertreter*innen und Führungsgremien Ihres Verbands ins Boot zu holen.

Fünf Leute in geschäftlicher Runde an einem Bürotisch, wobei eine Frau gerade das Wort führt.

9. Sponsorships mit anderen Engagements untermauern

Um den Sponsorennutzen bei Onlinekonferenzen zu steigern, geben Sie Ihren Hauptsponsoren Gelegenheit, den Konferenzteilnehmer*innen informative Inhalte bereitzustellen, an live ausgestrahlten oder vorab aufgezeichneten Interviews zu Kernthemen teilzunehmen, sich bei Podiumsdiskussionen oder anderen Programmpunkten einzubringen oder auch auf Teilnehmerdaten zuzugreifen, die Sie nach bestimmten Kennzahlen aufbereiten.

10. Neue Meinungen und Möglichkeiten ausloten

Sehen Sie sich nach Unternehmen um, bei denen die Mitglieder Ihres Verbands einkaufen und die Sie als neue Sponsoren gewinnen könnten. Tummeln sich neue Firmen und Produkte in den Branchen Ihrer Mitglieder, die im Rahmen einer Sponsorenpartnerschaft für positiven Wirbel sorgen dürften?

11. Gegenüber Sponsoren nahbar auftreten

„Je mehr wir Sponsoren darüber berichten, was uns auf Verbandsebene beschäftigt, desto besser verstehen sie die Optionen, wie sie für unsere Mitglieder von Nutzen sein können“, verrät Tanya Hannah Rumble, CFRE, Association of Fundraising Professionals.

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Zur Person

Kiki L'Italien

KiKi LʼItalien hilft verschiedensten Organisationen, engere Bindungen zwischen ihrem Auftrag und ihren Mitgliedern aufzubauen. Ihr Verständnis von Kommunikation und Strategie hat sie in Engagements für zahlreiche Institutionen geschärft, seien es gemeinnützige oder gewinnorientierte, unter anderem Optica, das Amerikanische Rote Kreuz, QVC oder das American Institute of Architects.

KiKi ist Senior Consultant bei Tecker International und hält immer wieder Vorträge zu Managementstrategien und darüber, wie sich vertrauensvolle Communitys aufbauen lassen.

KiKi hat Association Chat ins Leben gerufen. Hinter dem Namen verbergen sich eine Onlinecommunity, ein Blog und ein Podcast, der monatlich über 70.000 Personen erreicht. Im Jahr 2021 wurde sie zunächst von Cvent in den Kreis der 20 Eventprofis, denen Sie folgen sollten, erhoben und anschließend vom BizTech-Magazin unter den 30 Non-Profit-IT-Influencer*innen, die 2021 den Ton angeben, gelistet.

Außerdem zu Buche steht in KiKis Vita die Mitwirkung bei der ASAE (American Society of Association Executives) im Bereich Mitgliedschaften und Partnerschaften. 2019 wurde sie auf der IMEX von der Association for Women in Events als Hall-of-Fame-Empfängerin für organisatorische Führung ausgezeichnet. Weitere Auszeichnungen: einer der Top-1.000-Köpfe der US-amerikanischen Eventbranche laut BizBash (2019) und SURGE Innovation Pioneer (2018). Zurzeit ist sie Präsidentin vom Womanʼs Club of Wenonah.