12 Tipps für eine virtuelle Konferenz in Profi-Qualität

Eine Frau sitzt mit dem Rücken zum Betrachter vor einem Laptop. Auf dem Laptop-Bildschirm wird ein Panel mit drei Referenten im virtuellen Eventportal von EventMobi  übertragen. Hierbei wird eine professionelle virtuelle Konferenzproduktion genutzt.

Auch wenn noch immer viel Unsicherheit herrscht, sind Eventplaner und Teilnehmer sich überwiegend einig: Online-Events haben ihre Vorzüge.

Für einige sind virtuelle Events nur ein Ausweichplan, wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist. Andere planen von vornherein einen hybriden Ansatz, nicht zuletzt, weil dies eine größere Reichweite bedeutet. Und wieder andere entscheiden sich für ein rein virtuelles Format. Selbst wenn man Abstandsregeln und Reisebeschränkungen außer Acht lässt, bieten virtuelle Events logistische, wirtschaftliche und ökologische Vorteile. 

Das heißt: Virtuelle Veranstaltungen bleiben uns erhalten. Allerdings gibt es eine steile Lernkurve für Eventplaner, die noch keine Erfahrung mit diesem Format haben.

Als Konferenzen vor Ort die Norm waren, konnten sich die Organisatoren auf AV-Teams verlassen, die für einen reibungslosen Ablauf der Präsentationen auf der Bühne sorgten. Podiumsdiskussionen wurden meist von den Referenten selbst betreut. Jetzt, da viele Veranstaltungen auf ein virtuelles Format umgestellt haben, müssen die Organisatoren die Qualität der Programmpunkte und die Organisation des gesamten Ablaufs stärker in die Hand nehmen.

Livestreaming-Technologie für virtuelle Events hat sich seit den glorifizierten Zoom-Konferenzen von 2020 erheblich weiterentwickelt. Teilnehmer erwarten heute, dass virtuelle Inhalte genauso ansprechend sind wie Präsentationen vor Ort – oder noch besser. Da der Wettbewerb auf dem Markt der virtuellen Veranstaltungen immer intensiver wird, kann es Folgen haben, wenn man nicht mit professionellen, eleganten Livestream-Produktionen aufwartet – die Teilnehmer bleiben beim nächsten Mal vielleicht einfach weg.

In diesem Beitrag beleuchten wir:

Empfohlene Ressource: Showflow-Vorlage für virtuelle Events

Die Folgen von schlechter Livestream-Qualität

Eine Studie von EventMB halt kürzlich ergeben, dass Interaktion als größte Herausforderung bei virtuellen Veranstaltungen gilt. Besondere Unzufriedenheit mit virtueller Eventtechnologie rührte unter anderem daher, dass man nicht das gleiche Maß an Interaktion wie bei Vor-Ort-Veranstaltungen erreichte. Woran liegt das?

Zoom-Müdigkeit.

Streaming-Dienste wie Netflix und informative Reihen wie TED Talks legen die Messlatte für Online-Content hoch. Es braucht einiges, damit Teilnehmer aktiv dabeibleiben. Eine virtuelle Konferenz auf Zoom, bei der sich zwei Personen bei dürftiger Beleuchtung in ihren Wohnzimmern unterhalten, eignet sich besser als Podcast. Dabei kann man wenigstens mit dem Hund rausgehen.

Überangebot an virtuellen Events.

Virtuelle Veranstaltungen müssen sich gegen Ablenkungen zu Hause und gegen andere Events behaupten. De facto ist die Teilnahme an virtuellen Veranstaltungen mit weniger Hürden verbunden als bei Events vor Ort. Und die Konkurrenz durch anderen – häufig kostenlosen – Online-Content nimmt zu. Planer virtueller Events sind gezwungen, sich von dem Überfluss an online angebotenen Inhalten abzuheben. Dabei ist eine hochwertige Produktion in guter Livestream-Qualität entscheidend.

Glaubwürdigkeit der Eventmarke.

Da ständig neue Angebote aus dem Boden schießen, suchen Teilnehmer immer mehr nach Möglichkeiten, die seriösesten Anbieter zu erkennen. Ein professionell aussehender Stream auf einer eigenen Plattform kann die nötige Fachkompetenz ausstrahlen, mit der Sie sich von der Masse abheben können. Dass Ihre Marke unprofessionell oder ungeschliffen erscheint, ist das Letzte, was Sie wollen.

Ein Programmpunkt bei einer virtuellen Konferenz wird als Livestream mit Branding-Elememtem auf einer Eventplattform mit Live-Chat übertragen.

Der Wettlauf um besseres Livestreaming bei virtuellen Events hat begonnen

Was genau hat die Konkurrenz gemacht, und wie können Sie mithalten – oder sogar die Nase vorn haben?

So wie sich die Eventtechnologie im letzten Jahr sprunghaft weiterentwickelt hat, so schnell haben sich auch viele Eventprofis angepasst. 

Eine aktuelle Studie von EventMB zeigt, dass Interaktion nach wie vor die größte Herausforderung für die Organisatoren virtueller Events darstellt, aber immer mehr scheinen die Lücke zu schließen. Weniger als ein Viertel (24 %) der Befragten nannten Interaktion als ihre größte Herausforderung im zweiten Quartal 2021, verglichen mit mehr als einem Drittel (36 %) im vierten Quartal 2020.

Mehrere andere positive Trends gewinnen ebenfalls an Dynamik. Immer weniger der von EventMB Befragten halten virtuelle Eventtechnologie für “unerprobt”. Ebenso gaben nur 9 % der Befragten an, dass “fehlendes technisches Wissen” ihre größte Herausforderung sei (im Vergleich zu 21 % vor weniger als einem Jahr). Außerdem gaben mehr als doppelt so viele Planer an, dass ihre eigenen virtuellen Events ihre Erwartungen übertroffen haben.

Was ist das Geheimnis erfolgreicher virtueller Events?

Was ist der Grund für dieses wachsende Erfolgserlebnis? Brauchte es einfach Zeit, bis Veranstaltungsplaner sich an die neue Technologie gewöhnt hatten? Das ist zweifellos ein Teil der Antwort, aber es steckt noch mehr dahinter. Man kann von Veranstaltungsplanern nicht erwarten, dass sie die Qualität ihrer virtuellen Events steigern, wenn sie nicht über ein entsprechendes Budget verfügen.

Die Umfrage von EventMB zeigt, dass die Zahl der Befragten, die sich auf kostenlose virtuelle Eventtechnologie verlassen, von 14 % im dritten Quartal 2020 auf nur 9 % im zweiten Quartal 2021 gesunken ist. Mit anderen Worten, es sieht so aus, als hätten viele Eventplaner – und die Finanzabteilungen, die ihre Budgets festlegen – die Warnungen vor der „Zoom-Müdigkeit” beherzigt.

Darüber hinaus ist die Zahl derer, die bereit sind, 15.000 USD (oder mehr) auszugeben, um 70 % gestiegen. Fast ein Viertel der Befragten fällt jetzt in diese Spitzenkategorie, während es vor einem Jahr nur 14 % waren.

Veranstaltungsorganisatoren investieren in professionelle Livestream-Produktion mit eigenem Branding. So auch bei dem gesponserten Webinar, das hier abgebildet ist.

Wie man das Budget für bessere virtuelle Eventtechnologie festlegt

All diese Fortschritte sind zwar ermutigend, aber in Wirklichkeit können sich nicht alle Veranstaltungsplaner derartige Ausgaben leisten.

Eine wachsende Zahl der Umfrageteilnehmer von EventMB nennt ihr Budget als größte Herausforderung – auch wenn sie von höheren Teilnehmerzahlen und weniger Problemen bei der Akquise von Sponsoren berichten.

Wie können Eventplaner also die steigenden Kosten für Eventtechnologie mit ihren Einnahmen aus virtuellen Veranstaltungen ausbalancieren?
Die Antwort liegt letztlich darin, die richtige Technologie für die Anforderungen ihrer Veranstaltung zu finden. Die größten und etabliertesten Veranstaltungsorganisatoren können sich vielleicht professionelle Livestream-Produktionsdienste leisten. Für viele andere hingegen kann die Produktion von Livestreams in Eigenregie die beste Lösung se

Was bedeutet Livestream-Produktion in Eigenregie?

Mit einer selbst bedienbaren Livestream-Produktionssoftware wie EventMobi Studio können Sie ganz einfach Livestreams in professioneller Qualität direkt in Ihrem Browser produzieren.

Das Studio ist vollständig in Ihre Eventplattform integriert und ermöglicht es Ihnen, Ihren Livestream-Programmpunkt mit nur wenigen Klicks einzurichten. Die Plattform setzt Ihre RTMP-Streaming-Verbindung für Sie auf, so dass Sie nicht länger Links in eine Drittanbieter-Anwendung kopieren müssen. Gleichzeitig behalten Sie die volle Kontrolle über das gesamte Erscheinungsbild Ihrer Veranstaltung. Sie müssen mehrere Referenten unter einen Hut bringen und visuelle Effekte hinzufügen? Schalten Sie einfach die entsprechenden Regler ein und aus. Alles ist in einem leicht verständlichen visuellen Format gestaltet, so dass Sie keine technischen Kenntnisse benötigen.

12 Tipps für eine virtuelle Eventproduktion auf TV-Niveau

Mit diesen zehn Tipps können Sie Ihre virtuelle Konferenz so interaktiv und ansprechend gestalten, dass sie sich mit Sicherheit von der Konkurrenz abhebt.

1. Legen Sie fest, wie viel Interaktion Ihre virtuelle Konferenz braucht

Führen Sie ein einmaliges Stakeholder-Meeting durch, bei dem jemand im Hintergrund Protokoll führt? Oder präsentieren Sie gesponserte Inhalte mit einer ganzen Reihe von Referenten und steht das Material auch später noch online bereit?

Im ersteren Fall lohnt sich der finanzielle Aufwand wahrscheinlich nicht, den eine professionell produzierte Übertragung mit Elementen in Ihrem Branding erfordert. Doch wenn der zweite Fall zutrifft, empfiehlt sich eine selbst bedienbare Livestream-Plattform oder sogar die Unterstützung durch ein professionelles Produktionsteam. So ist garantiert, dass das Produktionsniveau auch auf lange Sicht überzeugt und den inhaltlichen Ansprüchen gerecht wird.

Eine Grafik zeigt die verschiedenen von EventMobi angebotenen Produktionsstufen für virtuelle Konferenzen. Jede Stufe entspricht den unterschiedlichen Anforderungen und Budgets für virtuelle Events.

2. Nehmen Sie sich genügend Zeit

Es kann Monate in Anspruch nehmen, eine virtuelle Konferenz zu planen. Und doch ist Reaktionsschnelligkeit gefragt, da sich die Einschränkungen für größere Veranstaltungen ständig ändern. Auch Zeit und Budget spielen eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, ob Fernsehqualität für die Produktion Priorität hat.

Vor diesem Hintergrund empfehlen wir Ihnen, mindestens einen Monat einzuplanen, in dem Sie die folgenden Punkte abarbeiten können:

  • Programm und Showflow fertigstellen
  • Inhalte zusammentragen
  • Referenten, Moderatoren und Sponsoren vorbereiten
  • Alle Inhalte vorab aufzeichnen, die nicht live übertragen werden soll
  • Aufgenommene Videos aufbereiten
  • Mindestens einen Probedurchlauf absolvieren – aber nicht erst in letzter Minute
  • Wenn nötig, Änderungen am Ablauf vornehmen
  • Sichergehen, dass Sie aus technischer Perspektive bestens vorbereitet sind

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie jeden dieser Schritte in einem virtuellen oder hybriden Kontext handhaben sollen, keine Sorge! Wir gehen nun auf jeden Punkt im Detail ein.

3. Sorgen Sie mit einem gründlichen Showflow für beste Erfolgsvoraussetzungen

Sobald Sie Ihre Agenda und die Themen Ihrer Programmpunkte festgelegt haben, sollten Sie so bald wie möglich mit der Entwicklung Ihres Showflows – dem Ablauf Ihrer Veranstaltung – beginnen. 

Im Idealfall sollte Ihr Showflow nicht nur einen detaillierten Zeitplan für jede Phase Ihres Livestreams enthalten, sondern auch als Tool für das Projektmanagement Ihres gesamten virtuellen Events dienen. Das heißt, er sollte eine Liste Ihrer Referenten und ihrer Jobtitel, eine Liste der Sponsoren und ihrer Ressourcen sowie Ihren Plan für Interaktionsmöglichkeiten wie Live-Umfragen enthalten.

Um sicherzustellen, dass Sie von Anfang an richtig vorgehen, stellt das Produktionsteam von EventMobi seine Vorlage für den Ablauf eines virtuellen Events zum Download bereit. Diese Vorlage war für das Team im vergangenen Jahr eine unverzichtbare Ressource bei der Produktion von über 300 virtuellen Events, bei denen das Publikum von 200 Teilnehmern bei einer privaten Veranstaltung bis zu über 5.000 Teilnehmern bei großen öffentlichen Konferenzen reichte.

Die Vorlage wurde speziell für Eventorganisatoren entwickelt und enthält:

  • einen dynamischen Projektplan inklusive To-Do-Liste
  • eine Greenroom-Checkliste mit Backstage-Tipps
  • Tabellen zur Verwaltung von Referenten & Sponsoren
  • einen klassischen Event-Ablauf mit Zeitplan
Ein Computerbildschirm zeigt eine professionelle Livestream-Produktion für eine virtuelle Konferenz mit Präsentationsfolien, Videos der Referenten und einem gebrandeten Hintergrund.

4. Setzen Sie visuelle Elemente in Ihrem Branding ein

Stellen Sie sicher, dass alle markenspezifischen Präsentationsfolien, Bauchbinden, Einblendungen und Übergänge frühzeitig in hoher Auflösung bereitstehen. 

Mit EventMobi Studio können Sie zum Beispiel aus einer Vielzahl von voreingestellten Grafiken wählen oder eigene hinzufügen. Wenn Sie keine Self-Service-Software für die Produktion von Livestreams verwenden, kann ein technischer Produzent Ihnen helfen, diese Materialien zusammenzustellen und auf die richtige Auflösung zu achten.

Sie sollten diese Spezifikationen auch rechtzeitig mit den Sponsoren teilen, damit diese genügend Zeit haben, Ihnen ihre Logos, Overlay-Grafiken und Videoclips zur Verfügung zu stellen. Denken Sie daran, all diese Elemente mit einem Projektmanagementsystem wie unserer herunterladbaren Showflow-Vorlage zu verwalten.

Setzen Sie Bild- und Videomaterial großzügig ein, damit das Publikum visuell stimuliert wird und nicht die ganze Zeit nur das Gesicht des Referenten zu sehen bekommt. Nehmen Sie sich ein Beispiel an Nachrichtensendungen, die Aufnahmen vom Reporter mit Schnittbildern und Statistiken auflockern.

Starke, klare Bilder bieten den Teilnehmern beste Voraussetzungen für Screenshots, die sie dann über Social Media verbreiten.

5. Bereiten Sie Ihre Referenten vor und proben Sie Ihre virtuelle Veranstaltung

Planer virtueller Events sind nicht die Einzigen, denen Online-Veranstaltungen Neues abverlangen. Referenten, Sponsoren, Moderatoren und Teilnehmer – sie alle passen sich gemeinsam an ein neues Format an. Das bietet viel Potenzial, um ins Straucheln zu geraten.

Nutzen Referenten zuverlässige Mikrofone? Finden die Gesprächsrunden in gut beleuchteten Räumen statt? Verfügen die Moderatoren über verlässliche Internetverbindungen? 

Probeläufe eignen sich bestens, um diese und andere Knackpunkte offenzulegen, mit denen das Live-Event zu einem weniger erfreulichen Erlebnis würde. Testen Sie das Equipment und die Einstellungen jedes Referenten. Stellen Sie sicher, dass alle Präsentationsfolien in bester Ordnung sind und dass alle Beteiligten wissen, wann sie wo gebraucht werden.

6. Unterstützen Sie Referenten und Moderatoren bei ihrem technischen Setup

Mit unscharfen Videos erreicht man keine professionelles Livestream-Niveau. EventMobis Produktionsteam empfiehlt: Referenten sollten eine Webcam mit einer Auflösung von 720 bis 1080 Pixeln und ein Mikrofon nutzen (mit Headsets lassen sich Hintergrundgeräusche und Echos anderer Referenten gut vermeiden).

Diese Technik braucht keineswegs teuer zu sein – ein 20-Euro-Mikrofon erhöht die Tonqualität bereits beträchtlich. Auch die Beleuchtung ist wichtig: Eine günstige LED-Lampe hinter dem Bildschirm des Referenten setzt diesen in ein gutes Licht. Alternativ können Sie Ihre Sprecher auch bitten, sich gegenüber ein gut erleuchtetes Fenster zu setzen. Und vor allem gilt es, Gegenlicht zu vermeiden – es gibt nichts Schlimmeres als einen Referenten, der wie eine schemenhafte Silhouette aussieht.

Unsere Showflow-Vorlage für virtuelle Events beinhaltet eine praktische „Green-Room-Checkliste“, die Sie daran erinnert, diese Elemente vorab zu überprüfen. Ansonsten kann ein technischer Produzent Gold wert sein, wenn es um den Probedurchlauf und das Setup der Referenten und Moderatoren geht. Er weiß, worauf es ankommt, kann alle etwaigen technischen Probleme ausräumen und Ihnen mit passgenauen Tipps unter die Arme greifen.

Ein Livestream-Produzent bereitet sich mit der nötigen Beleuchtung für die Aufnahme von qualitativ hochwertigem Videomaterial darauf vor, einen virtuellen Programmpunkt mit drei Referenten auf dem Bildschirm und einem hinter den Kulissen zu moderieren.

7. Überprüfen Sie die technischen Grenzen Ihrer Plattform

Leider kann es sein, dass Ihre virtuelle Eventtechnologie am Tag der Veranstaltung nicht so gut funktioniert wie bei den Proben. Das liegt daran, dass jeder neue Teilnehmer Ihrer Live-Veranstaltung eine neue Internetverbindung mit der Plattform herstellt. Das wiederum bedeutet eine höhere Belastung für Ihre Server.  Kann Ihre virtuelle Eventplattform das Volumen wirklich bewältigen, das sich ergibt, wenn Teilnehmer sich gleichzeitig einloggen, Videos streamen, Fragen einreichen und über Chat kommunizieren?

Vielleicht können Sie keinen Testlauf durchführen, der der erwarteten Teilnehmerzahl für die Veranstaltung selbst entspricht – aber Sie können Ihren Dienstleister fragen, wie hoch seine maximale Kapazität ist. Berücksichtigen Sie dabei auch die zusätzliche Datenlast, die durch zusätzliche Teilnehmeraktivitäten wie Chat-Kommentare entsteht.

Tipp: Wenn Sie kurz vor der maximalen Teilnehmerzahl stehen, die Ihre Plattform bewältigen kann, sollten Sie Ihr Publikum nicht unbedingt zum Kommentieren im Chat auffordern. (Fragen Sie zum Beispiel nicht: „Von wo aus sind Sie heute dabei?“)

Für zusätzliche Sicherheit sollten Sie Ihren Anbieter nach Statistiken über die Ausfallzeiten seiner Plattform fragen. Die virtuelle Eventplattform von EventMobi beispielsweise garantiert in ihrem Service Level Agreement (SLA) eine Betriebszeit von 99,9 % – und bis heute haben wir dieses Versprechen noch nie gebrochen.

Es empfiehlt sich auch, eine Plattform zu verwenden, bei der Sie einen Login von Ihren Teilnehmern verlangen können – selbst wenn die Veranstaltung kostenlos ist. So müssen Sie nicht befürchten, von dreimal mehr Besuchern überrascht zu werden, als Sie aufgrund der Anmeldezahlen erwartet hatten.

8. Nutzen Sie die Vorteile von vorab aufgezeichneten und „simulive“ ausgestrahlen Programmpunkten

Ein Kniff, mit dem ein Programmpunkt die Blicke auf sich zieht und reibungslos abläuft: Zeichnen Sie ihn im Vorfeld auf und integrieren Sie das Material in das Live-Event. So können Sie mehr zusätzliches Bildmaterial einfügen und Elemente, die Fehler enthalten oder das Publikum nicht fesseln würden, herausschneiden oder überarbeiten. Mit EventMobi Studio können Sie beispielsweise Ihre gebrandeten Programmpunkte jederzeit vor der Live-Veranstaltung aufzeichnen.

Sie können auch die wesentlichen Inhalte der Programmpunkte aufnehmen und dann Liveblöcke wie Q&A-Runden daran koppeln. Der Begriff „simulive“ – simuliert live – steht übrigens für die Verbindung von echter Live-Übertragung und vorab aufgezeichnetem Material. Damit die Übergänge dabei nicht ins Auge fallen, können Sie dazwischen eine Präsentationsfolie einblenden – zum Beispiel die Kontaktdaten der Referenten oder auch eine Sponsorenbotschaft.

Mit aufgezeichneten Inhalten können Sie mehrere Programmpunkte parallel ausstrahlen, ohne dafür jeweils einen eigenen Produzenten abstellen zu müssen. Falls in Ihrem Programm nichts gleichzeitig läuft, sind Sie damit dennoch in einer komfortablen Situation: Sie verfügen über mehr Spielraum für die Vorbereitung des nächsten Live-Abschnitts, können Live-Referenten „parken“ und denen, die im Hintergrund arbeiten, eine Pause verschaffen.

9. Sorgen Sie für Abwechslung – durch Interaktion und verschiedene Formate und Layouts

Anknüpfend an den vorigen Punkt: Setzen Sie Ihrem Publikum nicht stundenlang dieselbe Referentenansicht vor. Sorgen Sie stattdessen für Auflockerung durch interaktive Funktionen wie Live-Umfragen, Q&A-Sessions und einen aktiven Live-Chat in der Seitenleiste. Es empfiehlt sich auch, unterschiedliche Layouts und Anordnungen visueller Elemente einzusetzen, beispielsweise mit Überlagerungen, Bauchbinden, Einblendungen, Hintergründen, Folien und Grafiken.

Ihre Showflow-Vorlage kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten, sodass Ihr Livestream-Produzent am Tag der Veranstaltung nur noch einer einfachen Checkliste folgen muss. Ein professioneller Produzent kann Ihnen auch verraten, welche Optionen sich anbieten und wie sich die optisch anregendsten Aufmachungen und Übergänge gestalten lassen. Ein Beispiel gefällig, was sich mit ein wenig Hilfe bei der Produktion erreichen lässt? 

Ein Laptop-Bildschirm mit der Aufschrift "Virtualtech Annual Conference" und einem Video der Referentin unten links sowie den gebrandeten visuellen Elementen einer professionellen Livestream-Produktion.

10. Nutzen Sie einen virtuellen Green Room für die Koordination der Referenten

Wie bei Vor-Ort-Veranstaltungen brauchen Organisatoren virtueller Events eine Möglichkeit, sich mit ihren Referenten kurzzuschließen. Sie müssen etwaige Änderungen mitteilen und sicherstellen können, dass die Gäste im richtigen Moment für ihren Auftritt bereit sind.

Bei solch einem Bereich, häufig Green Room genannt, handelt es sich um einen virtuellen Raum, der nicht in der eigentlichen Live-Übertragung auftaucht. Referenten können hier auf ihren Programmpunkt warten oder sich nach der der Präsentation in den Backstage-Bereich zurückziehen. Der Name „Green Room“ stammt übrigens vom Wartebereich hinter den Kulissen eines Theaters.

EventMobi Studio gibt dem Livestream-Produzenten zum Beispiel die Option, Referenten jederzeit in den Backstage-Bereich zu bewegen. Zusätzlich gibt es eine private Chatfunktion, worüber Referenten, Moderatoren und Produzenten jederzeit während des Programmpunkts privat kommunizieren können.

11. Erhöhen Sie die Produktionsqualität durch eine virtuelle Eventlocation

Was eine virtuelle Eventlocation ist?

Hierbei handelt es sich um ein Studio oder einen Raum, der speziell für die Durchführung Ihrer virtuellen Konferenz oder für Ihre vorab erstellten Aufnahmen eingerichtet ist. Virtuelle Eventlocations werden in der Regel von Bild- und Tontechnikfirmen oder von Anbietern virtueller Eventtechnologie betrieben. Das heißt, sie sind mit genau der Infrastruktur ausgestattet, die für die Produktion und Übertragung von hochwertigem, professionellem Material erforderlich ist.

Virtuelle Eventlocations bzw. Studios sind eine gute Option, wenn Sie sich professionelle Livestreams wünschen, jedoch die Risiken oder Investitionen meiden möchten, die an die Einrichtung eines eigenen Studios geknüpft wären. Zudem erhalten Sie dabei so gut wie immer auch Beratung oder handfeste Unterstützung bei der virtuellen Eventproduktion. 

12. Gehen Sie bei Calls-to-Action und Datensammlung strategisch vor

Eine professionell aussehende Veranstaltung sollte natürlich eine Ihrer obersten Prioritäten sein. Es ist jedoch auch wichtig, wie ein Marketingdirektor zu denken. Welches ist der wichtigste Call-to-Action, also Handlungsaufruf, für jeden Ihrer Programmpunkte? Und mit welchen visuellen Elementen wird er jeweils beworben? Stellen Sie sicher, dass der Show Flow für Ihr virtuelles Event all diese Elemente für jeden Livestream-Programmpunkt enthält.

Und außerdem: Verwenden Sie eine virtuelle Eventplattform, mit der Sie Kennzahlen zur Interaktion, wie Zuschauerstunden und Klickzahlen, erfassen können? Diese Art von Informationen kann entscheidend dabei helfen, den ROI des Sponsors nachzuweisen. Außerdem kann auch nützlich sein, um Zertifikate für die Teilnahme an Webinaren auszustellen.

Die Vorzüge technischer Produzenten für virtuelle Events

Bei virtuellen Events ist ein Produktionspartner häufig enorm von Nutzen. Für viele Planer solcher Veranstaltungen – besonders für die, die gerade so zurecht gekommen sind – gibt es noch viel zu lernen im Hinblick auf die Fertigkeiten und Fachkenntnisse, die es für eine hohe Produktionsqualität und ein fachmännisch wirkendes virtuelles Event braucht. 

Ihre virtuelle Event-Plattform kann hierbei ein exzellentes Hilfsmittel sein. Wie die jüngste Erhebung von EventMB ergab, lagern 33 Prozent aller Veranstaltungsplaner die Produktion virtueller Events aus. Weitere 20 Prozent vertrauen dabei auf ihren einschlägigen Technologieanbieter.

Erfahrene Partner für virtuelle Eventproduktionen punkten mit vielen Vorzügen:

  • Expertenwissen.
    Technische Produzenten virtueller Events führen Probeläufe durch und können Schwachstellen offenlegen, die weniger erfahrene Beobachter vielleicht nicht bemerken oder erahnen würden.
  • Technische Unterstützung.
    Technische Produzenten stellen sicher, dass Bild- und Tonequipment, Internetverbindung, virtuelle Eventplattform und sämtliche angebundene Technik die Anforderungen erfüllen und reibungslos funktionieren.
  • Bildbearbeitung.
    Technische Produzenten kennen sich mit Videoschnittsoftware aus. Wenn Sie vorab aufgezeichnetes Videomaterial verwenden wollen, können sie Ihnen bei der Aufnahme und Bearbeitung helfen, sodass Sie ein sauberes, fachgerechtes Ergebnis erhalten.
  • Koordination.
    Bei virtuellen Events ist vieles in Bewegung: Referenten wechseln vom Green Room in den Livestream, Breakouts müssen punktgenau beginnen und enden, Einblendungen wechseln sich ab, aufgezeichnete Videos werden integriert, Bildmaterial wird ausgetauscht – die Liste lässt sich fortsetzen. Spezialisten für virtuelle Eventproduktionen koordinieren all dies so, dass es keinerlei Brüche gibt.
  • Teilnehmermanagement.
    Technische Produzenten virtueller Events können helfen, die Teilnehmer zur rechten Zeit an den rechten Ort zu lenken, damit sie nicht den Überblick verlieren. Zudem sorgen sie dafür, dass die Teilnehmer bei Bedarf stummgeschaltet sind, managen Chats sowie Q&A-Runden und verwalten den Zugang zu unterschiedlichen Bereichen.
  • Glückliche Sponsoren.
    Bei Sponsoren genießen Online-Events durchaus einen Vertrauensvorschuss. Also ist es entscheidend, dass ihre Marke und ihre Präsentation professionell wirken. Technische Produzenten virtueller Events verleihen nicht nur der gesamten Eventproduktion Professionalität, sondern stellen auch sicher, dass Pop-ups, Einblendungen, Bauchbinden und andere markenspezifische visuelle Elemente gekonnt und im richtigen Moment präsentiert werden.

Häufige Fragen zu virtueller Eventproduktion

EventMobi hat Tausenden Planern virtueller Events bei der Umstellung auf interaktive virtuelle Events geholfen – durch den Einsatz von handfester Technologie und fachkundiger technischer Produktionsunterstützung. Dabei wurden uns einige Fragen besonders oft gestellt. Die Antworten fassen wir hier zusammen:

Benötigen Referenten bei Webcast-Produktionen irgendeine Produktionssoftware?

Nein. Referenten benötigen nur eine Webcam, ein Mikrofon und eine zuverlässige Internetverbindung. EventMobi Studio ermöglicht den Zusammenschluss von Referenten, Moderatoren und Produzenten direkt innerhalb der Event-Plattform. Wenn Sie unseren GoLive! Produktionsservice buchen, erhalten Referenten und Moderatoren einen Link zum virtuellen Green Room, der als Wartebereich vor der Live-Sendung fungiert.

Über welche Internetgeschwindigkeit sollten Referenten und Moderatoren mindestens verfügen?

Wir empfehlen 20 MBit/s für Uploads und 30–50 MBit/s für Downloads. Sie können sich Ihre Internetgeschwindigkeit kostenlos über fast.com anzeigen lassen. Nutzen Sie nach Möglichkeit eine verkabelte Ethernet-Verbindung anstatt WLAN.

Was macht Live-Produktionen aus, was spricht für simulive (vorab aufgezeichnet)?

Livestreams sind perfekt, wenn Interaktion im Mittelpunkt steht. Das können zum Beispiel Umfragen sein oder Antworten auf Fragen aus dem Publikum, die oft direkt und nicht erst in der eigentlichen, der abschließenden Q&A-Runde gestellt werden. Allerdings gehen Live-Settings stets mit Risiken einher, etwa die instabile Internetverbindung eines Referenten oder Absagen von Referenten in letzter Minute. Die Simulive-Option bietet mehr Sicherheit, da die Programmpunkte vorab aufgezeichnet werden. Referenten können also mehrere Aufnahmen machen und das Ergebnis ist unter Umständen ausgefeilter. Für das interaktive Element ist es möglich, die Referenten am Ende für eine Q&A-Runde live zuzuschalten. Oder man hat die Aufzeichnungen schlichtweg als Back-up für eventuelle Probleme mit dem Livestream in der Hinterhand.

Sollten Referenten für Simulive-Produktionen dieselbe Kleidung tragen und denselben Hintergrund verwenden wie bei der Live-Q&A-Runde, damit der Eindruck entsteht, alles wäre live?

Im Idealfall: ja. Die Idee hinter Simulive-Formaten ist, das Gefühl von Live-Veranstaltungen hervorzurufen, ohne dass das Publikum die Vorabaufzeichnung als solche wahrnimmt. Falls es jedoch nicht gelingt, dasselbe Erscheinungsbild herzurichten, lüften Sie den „Simulive-Schleier“ vielleicht einfach – normalerweise ist das Publikum verblüfft, wenn es den Unterschied nicht erkannt hat. Das spricht dann durchaus für den Fluss der Show und für eine nahtlose Produktion!

Welche Aspekte sollte eine Technikkontrolle bzw. eine Probe abdecken?

  • Briefen Sie Referenten, wie sie auf Sendung gehen (zuschalten in den Green Room, warten auf das Zeichen des Produzenten, dass es „on air“ geht usw.).
  • Stellen Sie sicher, dass Bild- und Tonqualität des Referenten einwandfrei sind – keine Verzögerungen, verpixelte Videos oder dumpfe Töne.
  • Das generelle Erscheinungsbild sollte professionell sein – was unter anderem einen neutralen, aufgeräumten Hintergrund, gute Beleuchtung, angemessene Kleidung, aufrechte Körperhaltung (bevorzugt stehend) und den direkten Blick in die Kamera umfasst.
  • Wenn Präsentationen verwendet werden, prüfen Sie, ob die Folien korrekt angezeigt werden.
  • Bei vorab aufgezeichneten Programmpunkten wollen Referenten die Aufnahmen möglicherweise prüfen, um zu sehen, ob sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Planen Sie hierfür genügend Zeit ein.

Wie lässt sich sicherstellen, dass Referenten Richtung Kamera sprechen?

Sofern Referenten Notizen verwenden, sollten sie diese im oberen Teil des Bildschirms oder auf einem zweiten Bildschirm auf Augenhöhe anordnen. Wenn sie frei sprechen, kann vielleicht eine optische Markierung neben der Kamera den Blick auf den richtigen Punkt lenken.

Empfiehlt es sich, für alle parallelen Live-Programmpunkte einen eigenen Produzenten einzuplanen?

Dies hängt von der Art des Programmpunkts ab. Am gängigsten sind Breakout-Räume – hier ist keine gesonderte Produktion erforderlich, denn der Fokus liegt hier auf Gesprächen und Networking der Teilnehmer. (Tatsächlich handelt es sich hierbei eigentlich um Videokonferenzen, keine Livestreams.)

Für komplexe parallele Programmpunkte raten wir zur Zusammenarbeit mit einem kompetenten Bild- und Tontechnikunternehmen.

Wenn Sie sich für die Self-Service-Option entscheiden, erlaubt EventMobi Studio demselben Produzenten, mehr als einen Programmpunkt gleichzeitig zu verwalten. Beachten Sie jedoch, dass dies eine zusätzliche Belastung für die Internetverbindung und die organisatorischen Fähigkeiten des Produzenten darstellt. Vor allem, wenn Sie die Software zum ersten Mal verwenden, ist es eine gute Idee, sich auf einen Produzenten pro parallelem Livestream-Programmpunkt zu beschränken.

Was ist Latenz?

Latenz bezeichnet die Verzögerung, die durch den Prozess des Livestreamings entsteht. Kurz gesagt müssen alle Video- und Audioübertragungen innerhalb Ihres Programmpunkts einen “Codierungsprozess” durchlaufen, bevor sie per Livestream an Ihr Publikum übertragen werden können. Und dieser Prozess braucht Zeit, was zu einer Verzögerung von etwa 20 Sekunden führt.

Wenn Sie sich nach verschiedenen Livestream-Encodern umsehen, werden Sie vielleicht auf die Begriffe “hohe Latenz” und “niedrige Latenz” stoßen. Eine hohe Latenz bedeutet lediglich eine längere Verzögerung (was im Allgemeinen unerwünscht ist, aber oft eine bessere Videoqualität ermöglicht).

Beeinträchtigt die Latenz das Teilnehmer-Erlebnis?

Wenn es um praktische Ratschläge zum Thema Latenz geht, lautet die goldene Regel: Beenden Sie Ihren Livestream nicht sofort, sobald Sie zu Ende gesprochen haben. Am besten warten Sie mindestens 20 Sekunden, bevor Sie den Stream abschalten – so lange kann es dauern, bis Ihre letzten Worte das Publikum erreichen.

Was sind Bauchbinden?

Als Bauchbinde wird eine Einblendung im unteren Bildteil bezeichnet, in der der Name des Referenten steht (in der Regel auch sein Beruf oder sein Unternehmen).

Dieser Bereich kann auch verwendet werden, um Chat-Kommentare oder wichtige Nachrichten hervorzuheben. EventMobi Studio zum Beispiel macht es einfach, Chat-Kommentare einzublenden. So können Sie dafür sorgen, dass die Teilnehmer den Kommentar sehen, während Sie darüber sprechen.

Was daraus folgt

Der Zoom-Müdigkeit etwas entgegenzusetzen und sich von der steigenden Flut an virtuellen Veranstaltungen abzuheben – dies kann Sie vor Herausforderungen stellen. Doch fesselnde, professionell aussehende Livestreams sind ein geeignetes Mittel, Ihren Teilnehmern schnell und einfach zu verdeutlichen, dass Sie eine zuverlässige, glaubwürdige und professionelle Instanz sind.

Wenn Sie Ihre Vorstellungen mit der Produktionsqualität realisieren wollen, die Teilnehmer heutzutage erwarten, kann ein selbst bedientes Livestream-Produktionsstudio Sie auf den richtigen Weg bringen. Und wenn Sie lieber einem Profi die Zügel überlassen möchten, können technische Produzenten Ihnen helfen, damit das Projekt wie eine gut geölte Maschine läuft.

Kontaktieren Sie unser Team und erfahren Sie, wie Sie mit unserer Unterstützung eine beeindruckende Produktion in Fernsehqualität auf die Beine stellen.