Mobile Event-App – Vorteile, Funktionen & Anbieter

Immer mehr Veranstalter binden eine App in ihr Event ein, um Informationen bereitzustellen und Austausch zu fördern. Wir beleuchten, in welchen Fällen sich eine Mobile Event-App lohnt, wie sie eingesetzt werden kann und worauf Eventplaner*innen bei der Wahl eines Anbieters achten sollten.

Die Vorteile – brauche ich eine mobile Event-App?

Die Entscheidung für eine Event-App ist immer mit Investitionen (Geld, Zeit, Personal) verbunden. Da stellt sich natürlich die Frage, in welchen Fällen sich diese wirklich lohnen. Werfen wir also einen Blick auf den Nutzen einer App für Veranstaltungen.

Die wichtigsten Vorteile für Sie als Organisator*in

Flexibilität

Egal, wie gut man plant – es kann immer etwas Unvorhergesehenes passieren. Früher bedeutete das: Zettel mit Programmänderung drucken und tausendfach in die Programmhefte legen. Mit einer mobilen Event-App können Sie sich die Arbeit sparen, denn sie ermöglicht Änderungen zu jedem Zeitpunkt.

Veranstaltungskosten senken

Zwar ist eine Event-App auch mit Kosten verbunden, aber auf der anderen Seite kann sie dazu beitragen, dass insgesamt Kosten gespart werden – z. B. durch den Wegfall von gedruckten Programmen, das Zusammenführen von Tools sowie neue Sponsoring-Möglichkeiten.

Reporting

Eine Event-App macht die ganze Veranstaltung auswertbar: Welche Programmpunkte waren z. B. besonders beliebt? Diese Analysen sind nicht nur sehr wertvoll für Ihre Erfolgsauswertung und Planung zukünftiger Veranstaltungen, sondern auch für Sponsoren.

Weniger Papierverbrauch

In vielen Fällen kann eine App das klassische, gedruckte Papier-Programm ersetzen. Und weniger Drucken bedeutet nicht nur geringere Ausgaben, sondern ist nachhaltig.

Die wichtigsten Vorteile für Ihre Teilnehmer*innen

Apps sind praktisch

Die meisten Menschen sind an die Nutzung von Smartphones und Apps gewöhnt und schätzen es sehr, Informationen damit jederzeit schnell und unkompliziert an einem zentralen Ort abrufen zu können.

Apps bieten individuelle Inhalte

Während ausgedruckte Programmhefte, Flyer und Schilder nach dem One-to-many-Prinzip funktionieren (alle sehen die gleichen Inhalte), sind Apps in der Lage, individuelle Inhalte an Ihre Teilnehmer*innen auszuspielen. Zum Beispiel können sie Programmpunkte filtern, speichern und sich ihr persönliches Veranstaltungserlebnis zusammenstellen. Außerdem können sie schnell durch die digitalen Inhalte navigieren und nur die Informationen konsumieren, die sie tatsächlich benötigen.

Apps sind interaktiv

Via App können Ihre Besucher*innen unkompliziert mit Ihnen oder untereinander kommunizieren, sich vernetzen, Feedback geben und zusammenarbeiten. Das zahlt auf ihre Bedürfnisse nach Spannung, Unterhaltung und Austausch ein.

Funktionen: Das kann eine Mobile Event-App

Eine App kann Ihre Besucher*innen vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung begleiten. Sie bietet Funktionen, die Teilnehmer*innen helfen, sich auf dem Event zurechtzufinden, zu interagieren und relevante Informationen zu erhalten. Natürlich ist der Funktionsumfang einer App von Anbieter zu Anbieter verschieden. Hier einige nützliche Mobile Event-App-Features:

Wie finde ich die richtige Mobile Event-App?

Es gibt viele Event-App-Anbieter auf dem Markt – welcher ist für Ihre Veranstaltung am besten geeignet? Vorbereitend sollten Sie sich die Frage stellen, welche Ziele Sie vorrangig durch die Nutzung einer Event-App erreichen möchten (z. B. Interaktion fördern, neue Umsatzmöglichkeiten erschließen, Papier sparen …). Von diesen Zielen hängen nachgelagerte Entscheidungen ab, etwa zu den notwendigen Funktionen Ihrer App.

Bei der Wahl der richtigen Event-App sind vor allem folgende Aspekte entscheidend:

Kosten / Budget

Die verfügbaren Event-Apps unterscheiden sich unter anderem anhand ihres Preismodells. Wie viel Budget haben Sie für die Einrichtung und Unterhaltung der App zu Verfügung? Eine Orientierungshilfe erhalten Sie im Abschnitt zu den Kosten für eine Event-App.

Service

Ein guter Service ist bei Technologie-Produkten Gold wert, denn hier kommt es schnell einmal zu Problemen bei der Einrichtung oder Eingliederung in vorhandene Umgebungen. Fragen Sie bei den Event-App-Anbietern nach, ob sie Sie bei der Einrichtung des Systems unterstützen und über ein umfassendes Support-Team verfügen, das auch kurzfristig weiterhelfen kann. Verlassen Sie sich aber nicht ausschließlich auf die Informationen der Anbieter, sondern tauschen Sie sich mit Branchenkolleg*innen aus und greifen Sie auf Bewertungen zurück, z. B. auf capterra.com und OMR Reviews.

Technologie / Funktionen

Überlegen Sie sich, welche Funktionen die App unbedingt bieten muss, damit Sie Ihre Ziele erreichen können. Genügen Standardfunktionen wie Lage- und Programmplan? Sind Ihnen Funktionen für Networking und Beteiligung besonders wichtig? Wünschen Sie sich innovative Gamification-Elemente? Erstellen Sie eine Liste und gleichen Sie sie mit den Funktionen verschiedener Mobile Event-Apps ab.

Gestaltungsmöglichkeiten

Wahrscheinlich möchten Sie die App und ihre Inhalte im Stil Ihres Corporate Designs gestalten. Nicht bei jedem Anbieter ist das in vollem Umfang möglich. Informieren Sie sich also über die Möglichkeiten des individuellen Event-App-Designs.

Integrationen

Wenn Sie mit Eventtechnologie wie Online-Registrierung, E-Mail-Marketing, CRM oder Ticketsystemen arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass die Mobile Event-App mit diesen Tools kompatibel ist und entsprechende Integrationen bietet.

Datenschutz

Was den Datenschutz angeht, stoßen Sie bei Event-App-Anbietern auf unterschiedliche Standards. Wenn Sie großen Wert auf die DSGVO-Konformität Ihrer App legen, sollten Sie den Anbieter daraufhin prüfen. Mehr zum Thema Datenschutz finden Sie in diesem Abschnitt.

Demo und kostenlose Testversion anfragen

Damit Sie beurteilen können, ob eine Event-App die richtige für Ihre Veranstaltungen ist, sollten Sie sich zuerst im Rahmen einer Demo die Plattform zeigen und alle Funktionen erklären lassen. Teilen Sie Ihrer Ansprechperson mit, welche Funktionen für Sie besonders wichtig sind, und stellen Sie Fragen. Im Anschluss sollten Sie die Gelegenheit bekommen, die Event-App ausführlich zu testen. So können Sie sich selbst davon überzeugen, dass sie einfach zu bedienen ist und alles bietet, was Sie benötigen.

Nehmen Sie an einer Produkt-Demo teil und testen Sie Software und Event-App ausführlich, um alle Funktionen kennenzulernen.

Lernen Sie die Event-App von EventMobi kennen und erfahren Sie, wie Sie damit großartige Veranstaltungserlebnisse realisieren können!

Demo anfordern

Wie viel kostet eine Mobile Event-App?

Bei der Entscheidung für oder gegen eine Veranstaltungs-App spielen die Kosten natürlich eine große Rolle. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

• Die App selbst – Abo-Preise (monatlich oder jährlich) oder pro Veranstaltung
• Die Personalkosten für die Einrichtung und Unterhaltung der App
• Ggf. Service-Kosten Ihres App-Anbieters, wenn dieser Ihnen bei der Einrichtung oder Unterhaltung unter die Arme greift

Wie gut sind kostenlose Event-Apps?

Neben zahlungspflichtigen Produkten gibt es auch einige kostenlose Mobile Event-Apps auf dem Markt. Verständlicherweise ist die Versuchung groß, sich das Geld zu sparen und einen kostenlosen Anbieter zu wählen. Dabei sollten Sie sich aber im Klaren sein, dass Sie in anderen Punkten Abstriche machen müssen. 

• Die meisten Anbieter kostenloser Event-Apps bieten keinen oder sehr eingeschränkten Support. Das kann sehr ärgerlich sein, wenn Sie ein Problem haben (vor allem, wenn es schnell gehen muss). In diesem Fall liegt die gesamte Verantwortung für die App-Entwicklung und -Bereitstellung bei Ihrem Team.
• Kostenlose Apps bieten oft nicht die erforderlichen Anpassungsoptionen, um Ihre Markenidentität widerzuspiegeln und die beste Nutzererfahrung zu gewährleisten.
• Häufig ist bei kostenlosen Angeboten die Teilnehmerzahl oder Unternehmensgröße beschränkt. Generell müssen Sie mit einem eingeschränktem Funktionsumfang rechnen. 
• Zudem neigen Gratis-Apps dazu, fehleranfälliger zu sein, was das Risiko erhöht, dass die Technologie während der Veranstaltung sowohl Sie als auch Ihre Teilnehmer*innen im Stich lässt.

Personalkosten für die App-Einrichtung

Bei der Kostenkalkulation sollten Sie die Kosten für das Personal nicht vergessen, das mit der Event-App arbeitet. Klären Sie am besten gleich zu Beginn mit Ihrem Event-App-Anbieter, welchen Support Sie benötigen, um Ihre Mobile App zu gestalten. Eine DIY-Lösung sollte alle Voraussetzungen bieten, auch ohne Design- oder Programmierkenntnisse, eine App eigenständig umzusetzen. Sollten Ihre Ressourcen begrenzt sein, könnte externe Hilfe notwendig sein, die in der Regel vom Event-App-Anbieter angeboten wird. Wir bei EventMobi bieten z. B. zusätzlich zum DIY-Paket auch einen Full Service an, damit sich unsere Kund*innen bei Bedarf voll und ganz auf die Planung konzentrieren können.

Fazit: Mit welchen Kosten müssen Sie rechnen?

Je nachdem, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden und welche Funktionen Sie benötigen, kann eine Event-App null bis mehrere tausend Euro kosten. Bei EventMobi haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Paketen, die sich an Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen orientieren.

Die Einstiegspreise für die Event-App wie auch für die Plattform für virtuelle und hybride Events betragen bei EventMobi 3.500 € bei Einzelveranstaltungen und 1.458 € je Veranstaltung im Rahmen eines Jahres-Abos mit mehreren Events.

Mobile Event-Apps und Datenschutz

Als Veranstalter müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche persönliche Daten Ihrer Veranstaltungsteilnehmer*innen nur für berechtigte Parteien zugänglich sind. Bezogen auf eine Mobile Event-App bedeutet das, dass Ihr Technologiedienstleister diese Daten nach den Richtlinien der DSGVO speichert und verwendet.

Um DSGVO-konform zu sein, sollten Sie als Veranstaltungsplaner:

• Eine Datenschutzerklärung veröffentlichten
• Nutzungsbedingungen für Ihre Veranstaltung und Veranstaltungstechnik festlegen und veröffentlichten
• Den Teilnehmer*innen dazu helfen, öffentliche Profile in der App auszublenden, wenn sie dies wünschen
• Sich darauf vorbereiten, zeitnah auf Datenzugriffs- und Löschanträge zu reagieren

Dementsprechend sollte Ihr Event-App-Anbieter folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

• Die Möglichkeit, Ihre eigene Datenschutzerklärung zu veröffentlichen
• Die Möglichkeit, dass Ihre Teilnehmer die AGB akzeptieren
• Die Möglichkeit, bestimmte Teilnehmerprofile zu „verbergen“ und/oder festzulegen, welche Daten auf Teilnehmerprofilen angezeigt werden
• Passwörter für alle Teilnehmerkonten erforderlich machen
• Zugangscodes für private Veranstaltungen erstellen
• Zugriff nur für registrierte E-Mail-Adressen (die höchste Sicherheitsstufe für Event-Apps)

Es ist wichtig, dass Sie alle wesentlichen Informationen von Ihrem Technologie-Dienstleister anfordern und die notwendigen Funktionen nutzen, um die hiesigen Datenschutzgesetze einzuhalten. Involvieren Sie im Zweifel Ihren Datenschutzbeauftragten in die Auswahl eines Anbieters.
Detaillierte Informationen dazu finden Sie in unserem Beitrag „Event-App-Sicherheit: Der richtige Umgang mit Datenschutz und Zugriffsrechten“.

Wie bringen Sie Ihre Teilnehmer*innen dazu, Ihre Event-App zu nutzen?

Befürchten Sie, viel Zeit und Geld in eine App zu stecken, die am Ende keiner nutzt? Dieses Szenario können Sie mit der richtigen Strategie umgehen. Hier sind 5 einfache Tipps, wie Sie sichergehen können, dass (fast) alle Ihre Event-App nutzen:

• Vorveranstaltungs-Promotion: Bewerben Sie Ihre Mobile Event-App schon vor der Veranstaltung über Ihre Website und Einladungsmails. Laden Sie Teilnehmer*innen direkt nach der Anmeldung zum Event ein und bieten Sie vorab Inhalte in der App an.
• Mehrwert bieten: Nutzen Sie die App, um visuell ansprechende Inhalte wie Präsentationen oder aktuelle Informationen bereitzustellen. Zeigen Sie, dass Ihnen die Bedürfnisse Ihrer Gäste wichtig sind!
• Exklusive Inhalte: Stellen Sie exklusive Materialien wie On-demand-Videos oder nützliche Unterlagen in der App bereit, um Neugier zu wecken und das Interesse der Gäste zu steigern.
• Bekanntmachung auf dem Event: Gehen Sie bei der Eröffnung Ihrer Veranstaltung kurz auf die App ein. Spätestens dann wissen wirklich alle Bescheid.

Interaktive Integration: Binden Sie die App interaktiv in die Veranstaltung ein, ermöglichen Sie Fragen an Referent*innen, nutzen Sie Live-Umfragen und Gamification-Elemente, um mehr Engagement zu fördern und Sponsoren einzubeziehen.

Setzen Sie eine Event-App ein, um den Austausch unter Ihren Teilnehmer*innen anzukurbeln und sie zu motivieren, Programmpunkte oder Ausstellerstände zu besuchen.

So bauen Sie mit einer Mobile Event-App eine ganzjährige Event-Community auf

Eine Event-App bietet eine großartige Plattform, um eine ganzjährige Event-Community ins Leben zu rufen. So bleiben die Teilnehmer*innen aktiv und werden langfristig an Ihre Veranstaltungsreihe gebunden. Ein weiteres Plus: Die kontinuierliche Nutzung derselben Eventtechnologie über das Jahr hinweg kann insgesamt kostengünstiger sein.

Hier sind einige Tipps und Schritte, wie Sie Ihre Mobile Event-App zum Aufbau einer Community nutzen können:

• Kontinuierliche Interaktion ermöglichen: Die App sollte so gestaltet sein, dass sie auch zwischen den Veranstaltungen für Diskussionen, Wissensaustausch und Networking genutzt werden kann.
• Wert über die Veranstaltung hinaus bieten: Über die App können Veranstalter ganzjährig wertvolle Ressourcen und exklusive Inhalte verfügbar machen. So bieten Sie einen zusätzlichen Anreiz für Teilnehmer*innen, Teil der Community zu bleiben.
• Community-Management-Strategie entwickeln: Neben der Technologie ist eine strategische Herangehensweise entscheidend. Ein*e erfahrene*r Community-Manager*in kann dabei helfen, die Community zu verwalten und zu fördern.

Beispiele: So können Sie eine Mobile Event-App in Ihre Veranstaltung integrieren

GO WEST-Konferenz 2023: Enorme Aussteller-Interaktion dank Gamification

Deutscher Verbändekongress: Event-App als zentrale Anlaufstelle für Informationen

CMEE: Beeindruckende Interaktionsraten mit Ausstellern

Tipp: Finden Sie im großen Event-App 1×1 heraus, wie Sie mit einer Event-App die Kommunikation und das Engagement Ihrer Teilnehmer*innen bei Hauptversammlungen, Seminaren, Webinaren, Incentive-Reisen, Sales-Kick-offs, Galas, Preisverleihungen und vielem mehr optimieren können!

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