Event-Badge-Design der Extraklasse in sechs einfachen Schritten

Starke Event-Badges können einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Veranstaltungen und Konferenzen haben. Das richtige Design:

• sorgt beim Publikum für einen großartigen ersten Eindruck
• animiert die Teilnehmer*innen zum Netzwerken
• dient als hervorragende Branding-Möglichkeit für Ihre Veranstaltung, Ihre Organisation oder Sponsoren

Wer viel mit Photoshop und Serienbriefen (oder gar manueller Dateneingabe) zu schaffen hat, empfindet die Erstellung von Namensschildern für Veranstaltungen vielleicht als zähesten Teil aller Eventvorbereitungen. Doch das Gestalten von Event-Badges braucht eigentlich gar nicht kompliziert zu sein.

Von der automatischen Übertragung Ihrer Teilnehmerdaten bis hin zu verschiedenen Optionen für Badge-Halter: Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat bei der Kreation beeindruckender Namensschilder für Ihr nächstes Event zur Seite.

Was sollte jedes Event-Badge enthalten?

Das sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Badges für Veranstaltungen gestalten:

• Veranstaltungslogo – Unbedingt sollte die Marke Ihres Events auf den Namensschildern zu sehen sein, und zwar klar und deutlich; dies hilft Teilnehmer*innen, die Veranstaltung einzuordnen, und unterstützt das Branding Ihrer Organisation.
• Teilnehmername – Unverzichtbar ist der Personenname; er ist entscheidend für das Netzwerken und für gegenseitige Vorstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Schrift gut lesbar ist.
• Jobtitel der Person – Mit einem Blick auf Funktionsbezeichnungen und Unternehmensnamen kommen Networking-Bemühungen leichter in Gang.
• Programmpunktinformationen – Infos zu den Sessions der Veranstaltung auf den Badges können es Teilnehmer*innen erleichtern, ihr Programm nach Plan abzuarbeiten und schnell die jeweiligen Räume zu finden. Für Referent*innen können Sie auf der Vorderseite der Namensschilder zusätzlich einen Hinweis auf deren Programmpunkt integrieren, sodass sie einfach auf ihre Vorträge hinweisen können.
• QR-Code – Mit QR-Codes auf Teilnehmerinformationen, Programmpunkte oder auch das Event als solches verlinken: Das ist für Ihre Aussteller und Sponsoren eine exzellente Gelegenheit, direkt vor Ort Leads zu sammeln und dabei alle Daten prompt digital parat zu haben.
• Attraktivität des Designs – Als ästhetische Blickfänger zahlen Ihre Namensschilder auf die vorteilhafte Präsentation Ihres Events ein. Besser noch: Badges werden damit zu geliebten Erinnerungsstücken – ein Marketingerfolg von unschätzbarem Wert.
• Ribbons – Anhängerbänder sind beliebte Elemente zur Präsentation zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit den Badges. Zum Beispiel lassen sich damit die Funktion von Teilnehmer*innen oder auch der Status von Sponsoren bequem kennzeichnen.

Im Kern geht es bei der Erstellung eines Layouts für Namensschilder stets um zweierlei: Es sollte positiv ins Auge fallen und seinen Sinn und Zweck erfüllen.

Mit diesen Aspekten im Hinterkopf sind Sie auch schon startklar.

Tipp: 📺 Sie wüssten zu gern, wie Sie sogar mit knappen Ressourcen ein fesselndes Erlebnis für Ihr Publikum gestalten? Nehmen Sie sich einen Moment für acht kurze Videos, in denen Sie erfahren, wie Sie erfreulich unkompliziert Präsenzveranstaltungen planen und umsetzen können, die das Publikum begeistern und Sponsoren Mehrwerte bieten.

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Den idealen Badge-Designer wählen

Klar, es gibt ohne Ende raffinierte Designsoftware. Doch damit kann man sich allzu leicht verzetteln. Und von Hand Namen und Informationen übertragen? Oder immer wieder neu bei null beginnen? Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Wenn Sie sich ein Badge-Design-Konzept überlegen, empfiehlt sich ein genauerer Blick auf folgende Fragen:

• Ist das Badge-Design-Tool mit den Registrierungsdaten synchronisiert? Ihr Badge-Designer sollte die Anmeldedaten wie von selbst übernehmen bzw. nutzen können, denn so können Sie Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch einfließen und die Badges systemseitig vervollständigen lassen. Das kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren.
• Gehören standardmäßig verschiedene Vorlagen zum Badge-Designer? Eine gute Event-Badge-Design-Software umfasst Designvorlagen, die Sie bequem auf das Branding Ihrer Organisation zuschneiden und eventspezifisch ausgestalten können. Das macht es vor allem dann leichter, wenn niemand mit Grafik-Know-how zur Stelle ist.
• Kann man das Badge-Design einfach nach eigenen Vorstellungen maßschneidern? Wenn Sie ein bestimmtes Layout oder Design realisieren möchten, halten Sie am besten nach einem Badge-Designer Ausschau, der explizit auch für „Nichtgrafikprofis“ konzipiert ist. Sie werden Drag-and-drop-Funktionen vorfinden, eine nutzerfreundliche Bildschirmansicht und auch die Option, eigene Grafiken hochzuladen.
• Lassen sich Badges serienmäßig erstellen? Wenn Sie eine Großveranstaltung mit Hunderten oder Tausenden von Leuten planen, kann ein Event-Badge-Designer mit Serienbrieffunktion Ihnen Arbeit und Mühe ersparen. Damit umgehen Sie die Krux, jedes Namensschild eigenhändig erstellen zu müssen.

Startklar für ein neues Badge-Design-Tool, mit dem Sie die Namensschilder für Ihre Veranstaltung mühelos zu echten Hinguckern machen?
EventMobi ist die Lösung schlechthin für Eventplaner*innen, die auch ohne Grafikdesigner*in an ihrer Seite große Mengen an Badges gestalten müssen.

Mit dieser Software können Sie Teilnehmerdaten synchronisieren, aus diversen Vorlagen schöpfen und Badges passgenau auf Ihre Organisation abstimmen sowie in Serie produzieren. Und das ist noch nicht alles: Das Tool ist von Haus aus mit einem Event-CMS verknüpft, dem Experience Manager, mit dem Sie einfach, effektiv und effizient alle Aspekte Ihrer Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen auf die Beine stellen können.

Kommen Sie mit unserem Team ins Gespräch und sehen Sie, wie wir den Designprozess für Ihre Veranstaltungsausweise auf eine neue Stufe heben können! Oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren. 👀

In sechs Schritten beeindruckende Event-Badges zaubern

Sie haben also Ihre Event-Badge-Design-Software gewählt.

Jetzt gestalten Sie die attraktivsten Badges der Welt! Oder zumindest solche, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen, etwa für eine Branchenmesse, einen Kongress, eine Jahreshauptversammlung oder auch ein Kundenevent.

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie im Handumdrehen Ihre Event-Badges designen, erstellen und aushändigen.

Schritt 1: Ideen sammeln

Bevor Sie richtig loslegen, brauchen Sie Anregungen. Versuchen Sie es mal mit diesen Quellen:

• Pinterest – Diese Onlinepinnwand für Grafiken und Fotos ist eine großartige Adresse. Sie können auf dem Portal nach Event-Badges oder Event-Branding suchen und sich ansehen, was andere Organisationen und Ereignisse zu bieten haben.
• Frühere Designs – Wenn Sie bereits Veranstaltungen im Programm hatten, stöbern Sie in Ihren früheren Badges. Werfen Sie auch einen Blick in Umfragen, die Sie nach vorigen Events durchgeführt haben, und suchen Sie darin nach dem Stichwort Badge oder auch Namensschild, um zu erfahren, was gut oder weniger gut ankam.
• Wettbewerber – Schauen Sie, was die Konkurrenz treibt! So können Sie sich davon abheben und sich Ihren Teilnehmer*innen unverwechselbar präsentieren.
• Anlässe anderer Branchen – Es kann zu wahrlich innovativen Ergebnissen führen, wenn man über seinen thematischen Tellerrand hinausschaut. Sehen Sie sich Farbwelten, Designelemente oder auch Druckformate an. Vielleicht eignen sich zum Beispiel die feschen Namensschilder vom Comic-Festival für Sie als Vorlage?
• Brainstorming-Runden – Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder*innen und Entscheider*innen an einen Tisch und tragen Sie Ideen zusammen, um gemeinsam eine Ausrichtung festzulegen. Dann können Sie sicher sein, dass Ihr Badge-Design zu Ihrer Marke und Ihren Veranstaltungszielen passt.

Schritt 2: Eine Badge-Vorlage auswählen

Wie bereits erwähnt: Eine mit dem Wichtigsten ausgestattete Badge-Vorlage ist ein wertvolles Hilfsmittel. Wenn Sie Badges für Ihre Veranstaltungen individueller ausgestalten wollen, können kundenspezifische Templates das Mittel der Wahl sein. Ein paar Worte zu beiden Optionen:

• Vorgefertigte Vorlagen – Dies ist eine praktische Sache, wenn Sie nur wenig Zeit haben oder über wenig Erfahrung im Designen verfügen. Laden Sie schnell Ihr Logo hoch, wählen Sie Ihre Farbe(n) und entscheiden Sie, welche Informationen auf den Badges zu sehen sein sollen.

Maßgeschneiderte Vorlagen – Ist jemand mit Design-Know-how in Reichweite? Haben Sie schon konkrete Vorstellungen? Dann können eigens erstellte Vorlagen sinnvoll sein, denn damit haben Sie besonders gut den Daumen auf Gestaltungs- und Layoutfragen.

Schritt 3: Ihr Konferenz-Badge designen

Liegt die Vorlage bereit, kann die Feinarbeit beginnen. Klären Sie insbesondere dies:

• Ist alles auch aus etwas Entfernung gut zu lesen? Badges für Kongresse, Tagungen und Messen, Konferenz-Namensschilder, Veranstaltungsausweise: Sie müssen schon lesbar sein, bevor man auf Armeslänge an sein Gegenüber herantritt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme ungemein.
• Ist die Schrift groß genug? Der Teilnehmername sollte die größte Schrift erhalten, gefolgt von der Funktion bzw. Position und weiteren individuellen Angaben.
• Ist die Reihenfolge der Informationen plausibel? Eine klare Hierarchie dessen, was Sie auf den Badges notieren, hilft Ihrem Publikum, entscheidende Angaben sofort als solche zu erkennen. Probieren Sie verschiedene Schriftgrößen oder Farben für Namen und Funktionen aus.
• Gibt es einen QR-Code? Über QR-Codes auf Event-Badges können die Anwesenden sich bequem untereinander vernetzen und veranstaltungsspezifische Informationen abrufen. Vergessen Sie nicht, die Codes vorab zu testen, damit sie auch wirklich funktionieren, wenn sie ausgedruckt vorliegen.
• Machen sich die Event-Badges gut als Andenken? Wenn Badges optisch etwas hermachen, sind sie wie Eintrittskarten für viele Menschen ein schönes Erinnerungsstück – und wirken damit auch noch lange über das Event hinaus als Marketingmaterial. Vielleicht finden Sie eine tolle Farbkombination in Verbindung mit Ihrem Logo, die den Blick fesselt.
• Sind die richtigen Sponsoren abgebildet? Wenn bei Ihrem Event Sponsoren mit von der Partie sind, können Sie deren Logos auf den Badges platzieren, um ihnen zu besonderer Sichtbarkeit zu verhelfen. Dies kann im Design der Badges für positive Spannung sorgen.

Schritt 4: Registrierungsdaten mit Badge-Designer synchronisieren

Serienbrieffunktionen können Sie von jetzt an vergessen! Zumindest, wo es um Veranstaltungsbadges geht.

EventMobi zum Beispiel synchronisiert Ihre Daten zu Ihren Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren mit Ihrer Badge-Design-Software, ohne dass Sie dabei selbst aktiv werden müssten. Davon profitieren Sie (mindestens) dreifach:

• Seriendruckfelder sind bereits im Badge angelegt. Der EventMobi Badge Designer umfasst Seriendruckfelder für Personennamen, Funktionsbezeichnungen und weitere zentrale Angaben, sodass Sie Ihre Badges damit schnell und unkompliziert in großen Mengen nach Ihren Wünschen gestalten können.
• Infos zu Teilnehmer*innen, Eventpersonal, Referent*innen und Mitarbeiter*innen der Sponsoren sowie Aussteller werden automatisch übernommen. Dank der Verknüpfung der Anmeldedaten mit Ihrem Badge-Designer können Sie die Angaben zur Person automatisch eintragen lassen.
• Die fertigen Badges werden als PDF „druckreif“ bereitgestellt. Sobald Ihre Badges fertig designt sind, können Sie sie als PDF herunterladen und selbst ausdrucken oder an einen Namensschilddrucker oder auch Standarddrucker senden.

Auch wenn die Arbeit mit E-Mail-Zusammenführung immer noch besser ist, als wenn Sie Namensschilder von Hand erstellen: Warum nicht einen richtigen Badge-Designer wählen, wenn er Ihnen die Arbeit doch gleich in vielerlei Hinsicht erleichtert?!

Schritt 5: Event-Badges drucken

Wenn die Schilder für alle Beteiligten erstellt sind, steht das Drucken an. Je nachdem, wie groß Ihr Budget ist und wie hoch Ihre Anforderungen sind, haben Sie vor allem diese drei Optionen:

• Vorab drucken und vor Ort persönlich aushändigen – Wenn Ihre Veranstaltung eher klein ist oder wenn Sie über die personellen Kapazitäten verfügen, um die Badges zu verteilen, ist es möglicherweise eine charmante Sache, sie im Vorfeld auszudrucken und dann beim Einlass von Angesicht zu Angesicht auszuhändigen. Dann haben Sie die Badges beim Check-in direkt parat.
• Vor Ort drucken – Bei größeren Anlässen oder bei einem komplexeren Einlassprozedere kann es sich anbieten, die Veranstaltungsausweise vor Ort zu drucken. So können Sie auch bei Änderungen in letzter Minute (Änderungen an den Teilnahmemodalitäten der betreffenden Person) perfekt passende Event-Badges ausstellen. Da das Ausdrucken schnell erledigt ist, geht hiermit keine nennenswerte Wartezeit einher.
• Im Voraus drucken und per Post zustellen – Wenn Ihnen daran liegt, dass die Namensschilder bereits vor dem großen Tag bei den Teilnehmer*innen sind, können Sie sie rechtzeitig postalisch versenden. In diesem Fall fungieren die Badges zusätzlich als Markenkontaktpunkt, über den Sie für Vorfreude und Spannung sorgen können.

Bezüglich des Event-Badge-Drucks sollten Sie Folgendes bedenken:

• Verwenden Sie hochwertiges Material. Ihre Event-Badges repräsentieren Ihre Marke und Ihre Veranstaltung. Sie sollten also unbedingt professionell und hochwertig daherkommen.
• Testen Sie Drucker und Material rechtzeitig im Vorfeld. Prüfen Sie Ihre Ausstattung, damit alles wie geplant klappt und damit Ihre Badges so aussehen wie gewünscht. Wenn Sie eine externe Druckerei beauftragen, lassen Sie sich Testdrucke vorlegen, und zwar nicht erst in letzter Minute. Am besten testen Sie jetzt auch nochmal die QR-Codes.
• Legen Sie sich einen Plan für die Verteilung der Badges zurecht. Ob Sie im Vorfeld oder „live“ vor Ort drucken: Mit einem durchdachten Konzept, in dem auch die Zuständigkeiten für die Aushändigung der Namensschilder festgelegt sind, sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf.

Schritt 6: Hüllen und Bänder nicht vergessen!

Event-Badges an sich sind noch nicht alles. Sie müssen sich auch bequem und gut sichtbar tragen lassen. Möglichkeiten hierfür gibt es einige; gängig sind insbesondere diese:

• Bänder – Die klassische Option sind Bänder zum Um-den-Hals-Hängen. Solch ein Umhängeband ist nebenbei eine praktische kleine Werbefläche. Warum nicht das Event-Branding oder Logos Ihrer Sponsoren darauf platzieren?
• Ribbons – Dieser Begriff bezeichnet eine Art Ansteckschild, auf dem abgesehen vom Namen der Person weitere Informationen Platz haben, etwa über die berufliche Position oder die Organisation.
• Anstecknadeln und Clips – Wenn es simpel und schnell gehen soll, tun es auch Sicherheitsnadeln, Clips oder Klemmen. Auf der Badge-Rückseite bzw. an der oberen Seite angebracht, lassen sie sich einfach an der Kleidung befestigen.

Wenn Sie eher zierliche, empfindliche oder filigrane Namensschilder gestalten, sollten Sie sie übrigens mit transparenten Hüllen versehen.

Ihr Bonus: mit der Event-Badge-Design-Software Namensschilder für besondere Teilnehmer*innen erstellen

Sie fragen sich, wie Sie schnell und einfach Namensschilder für Podiumsgäste und Referent*innen gestalten können? Mit Ihrer Badge-Design-Software ist dies in nur wenigen Augenblicken erledigt.

Thorben Grosser, EventMobis VP of Product Marketing, verrät Ihnen, wie Sie mit dem Event-Badge-Designer von EventMobi im Handumdrehen professionelle Namensschilder gestalten können. Richten Sie Ihre Badge-Größe einfach als A4 ein und fügen Sie ein vorgefertigtes Design aus einem kostenlosen Design-Tool wie Canva hinzu. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, Seite für Seite die Namen hineinzukopieren oder abzutippen.

Im Video hier oben können Sie sich dies Schritt für Schritt abschauen.

Gestalten Sie sehenswerte Badges mit EventMobi!

Wenn Sie mit weniger Aufwand ungeahnt attraktive Event-Badges designen möchten, sind Sie bei EventMobi an der richtigen Adresse.

Sie brauchen keine Grafikdesign-Fachkompetenz und kein dickes Budget, um professionelle Veranstaltungsausweise zu gestalten und zu erstellen. Unsere nutzerfreundliche Software versorgt Sie mit einsatzbereiten Vorlagen, gibt ihnen zudem alles an die Hand, was Sie für eigene Kreationen brauchen könnten, und überträgt die gewünschten Anmeldedaten Ihrer Teilnehmer*innen automatisch, was Ihnen viel Zeit und Aufwand erspart.

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