Event-Badge-Design der Extraklasse in sechs einfachen Schritten

Event-Badges sind weit mehr als nur Namensschilder – sie tragen maßgeblich zum Erfolg Ihrer Veranstaltung oder Konferenz bei. Und das Design der Badges spielt dabei eine besondere Rolle.

Mit dem richtigen Design erreichen Sie:

• einen starken ersten Eindruck bei Ihren Teilnehmer*innen
• eine angenehme Gesprächsbasis und mehr Networking unter den Gästen
• eine hochwertige Präsentationsfläche für Ihre Marke, Ihre Organisation oder Ihre Sponsoren

Klingt simpel – ist es aber oft nicht. Wenn Sie Ihre Badges noch mit Photoshop, Serienbrief-Funktionen oder gar per Hand erstellen, zählt die Badge-Erstellung wahrscheinlich zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Aufgaben in der Eventplanung. Dabei muss das Gestalten von Event-Badges gar nicht kompliziert zu sein.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie ein professionelles Event-Badge gestaltet ist und wie Sie die Gestaltung am besten umsetzen.

Was sollte jedes Event-Badge enthalten?

Diese Elemente sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie Badges für Veranstaltungen gestalten:

• Veranstaltungslogo – Unbedingt sollte die Marke Ihres Events auf den Namensschildern zu sehen sein, und zwar klar und deutlich; dies hilft Teilnehmer*innen, die Veranstaltung einzuordnen, und unterstützt das Branding Ihrer Organisation.
• Teilnehmername – Unverzichtbar ist der Personenname; er ist entscheidend für das Netzwerken und für gegenseitige Vorstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Schrift gut lesbar ist.
• Jobtitel der Person – Mit einem Blick auf Funktionsbezeichnungen und Unternehmensnamen kommt das Networking leichter in Gang.
• QR-Code – Mit QR-Codes auf Teilnehmerinformationen, Programmpunkte oder auch das Event als solches verlinken: So können Ihre Aussteller und Sponsoren angenehmer denn je direkt vor Ort Leads sammeln, denn sie haben dabei alle Daten prompt digital parat.
• Attraktivität des Designs – Als ästhetische Blickfänger zahlen Ihre Namensschilder auf die vorteilhafte Präsentation Ihres Events ein. Besser noch: Badges werden damit zu geliebten Erinnerungsstücken – ein Marketingerfolg von unschätzbarem Wert.
• Ribbons – Anhängerbänder sind beliebte Elemente zur Präsentation zusätzlicher Informationen im Zusammenhang mit den Badges. Zum Beispiel lassen sich damit die Funktion von Teilnehmer*innen oder auch der Status von Sponsoren bequem kennzeichnen.

Im Kern zählt beim Layouten von Namensschildern stets zweierlei: Attraktivität und Zweckmäßigkeit.

Den idealen Badge-Designer wählen

Klar, es gibt raffinierte Designsoftware ohne Ende. Doch damit kann man sich leicht verzetteln. Und von Hand Namen und Informationen übertragen? Oder immer wieder neu bei null beginnen? Das ist nicht mehr zeitgemäß.

Wenn Sie sich ein Badge-Design-Konzept überlegen, empfiehlt sich ein genauerer Blick auf folgende Fragen:

• Ist das Badge-Design-Tool mit den Registrierungsdaten synchronisiert? Ihr Badge-Designer sollte entweder die Anmeldedaten wie von selbst übernehmen bzw. nutzen können oder in das Eventmanagementsystem integriert sein. So können Sie Informationen zu Teilnehmer*innen, Referent*innen und Ausstellern bzw. Sponsoren automatisch einfließen und die Badges systemseitig vervollständigen lassen. Das kann Ihnen viele Stunden Arbeit ersparen und das Fehlerrisiko erheblich minimieren.
• Gehören standardmäßig verschiedene Vorlagen zum Badge-Designer? Eine gute Event-Badge-Design-Software umfasst Designvorlagen, die Sie bequem auf das Branding Ihrer Organisation zuschneiden und eventspezifisch ausgestalten können. Das ist vor allem dann Gold wert, wenn niemand mit Grafik-Know-how zur Stelle ist.
• Kann man das Badge-Design einfach nach eigenen Vorstellungen maßschneidern? Wenn Sie ein bestimmtes Layout oder Design realisieren möchten, halten Sie am besten nach einem Badge-Designer Ausschau, der explizit auch für „Nichtgrafikprofis“ konzipiert ist. Sie werden Drag-and-drop-Funktionen vorfinden, eine nutzerfreundliche Bildschirmansicht und auch die Option, eigene Grafiken hochzuladen.
• Lassen sich Badges serienmäßig erstellen? Bei Großveranstaltungen mit Hunderten oder gar Tausenden von Leuten kann ein Event-Badge-Designer mit Serienbrieffunktion Ihnen sehr viel Arbeit und Mühe ersparen. Damit umgehen Sie die Krux, jedes Namensschild eigenhändig erstellen zu müssen.

Startklar für ein neues Badge-Design-Tool, mit dem Sie die Namensschilder für Ihre Veranstaltung mühelos zu echten Hinguckern machen?

Der EventMobi-Badge-Designer ist direkt in die Eventmanagement-Software integriert. Das ist perfekt für Planer*innen, die Hunderte von Badges benötigen und niemanden für das Grafikdesign in Reichweite haben.

Ihre Teilnehmerdaten sind nicht nur automatisch mit Ihrem Badge-Design-Tool synchronisiert, sondern Sie können auch aus diversen Vorlagen schöpfen, Badges passgenau auf Ihre Organisation abstimmen und in Serie produzieren. Und das ist noch nicht alles! Das Tool ist von Haus aus mit einem Event-CMS verknüpft, dem Experience Manager, mit dem Sie einfach, effektiv und effizient alle Aspekte Ihrer Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen realisieren können.

Melden Sie sich bei unserem Team und sehen Sie, wie wir den Designprozess für Ihre Veranstaltungsausweise auf eine neue Stufe heben können! Oder sehen Sie sich das Video unten an, um mehr zu erfahren. 👀

In sechs Schritten beeindruckende Event-Badges zaubern

Sie haben also Ihre Event-Badge-Design-Software gewählt.

Jetzt gestalten Sie die attraktivsten Badges der Welt! Oder zumindest solche, die perfekt zu Ihrer Veranstaltung passen, etwa für eine Branchenmesse, einen Kongress, eine Jahreshauptversammlung oder auch ein Kundenevent.

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie im Handumdrehen Ihre Event-Badges designen, erstellen und aushändigen.

Schritt 1: Ideen sammeln

Bevor Sie richtig loslegen, brauchen Sie Anregungen. Versuchen Sie es mal mit diesen Quellen:

• Pinterest – Diese Onlinepinnwand für Grafiken und Fotos ist eine großartige Adresse. Sie können auf dem Portal nach Event-Badges oder Event-Branding suchen und sich ansehen, was andere Organisationen und Ereignisse zu bieten haben.
• Frühere Designs – Wenn Sie bereits Veranstaltungen im Programm hatten, stöbern Sie in Ihren früheren Badges. Werfen Sie auch einen Blick in Umfragen, die Sie nach vorigen Events durchgeführt haben, und suchen Sie darin nach dem Stichwort Badge oder auch Namensschild, um zu erfahren, was gut oder weniger gut ankam.
• Ähnliche Organisationen – Schauen Sie, was andere Verbände, Vereine, Firmen treiben! So können Sie sich davon abheben und sich Ihren Teilnehmer*innen unverwechselbar präsentieren.
• Brainstorming-Runden – Holen Sie Ihre wichtigsten Stakeholder*innen und Entscheider*innen an einen Tisch und tragen Sie Ideen zusammen, um gemeinsam eine Ausrichtung festzulegen. So passt Ihr Badge-Design mit Sicherheit zu Ihrer Marke und Ihren Veranstaltungszielen.

Schritt 2: Eine Badge-Vorlage auswählen

Wie bereits erwähnt: Eine mit dem Wichtigsten ausgestattete Badge-Vorlage ist ein wertvolles Hilfsmittel. Wenn Sie Badges für Ihre Veranstaltungen individueller ausgestalten wollen, können kundenspezifische Templates das Mittel der Wahl sein. Ein paar Worte zu beiden Optionen:

• Vorgefertigte Vorlagen – Dies ist eine praktische Sache, wenn Sie nur wenig Zeit haben oder über wenig Erfahrung im Designen verfügen. Laden Sie schnell Ihr Logo hoch, wählen Sie Ihre Farbe(n) und entscheiden Sie, welche Informationen auf den Badges zu sehen sein sollen.
• Maßgeschneiderte Vorlagen – Ist jemand mit Design-Know-how in Reichweite? Haben Sie schon konkrete Vorstellungen? Dann können eigens erstellte Vorlagen sinnvoll sein, denn damit haben Sie besonders gut den Daumen auf Gestaltungs- und Layoutfragen.

Schritt 3: Ihr Event-Badge designen

Liegt die Vorlage bereit, kann die Feinarbeit beginnen. Klären Sie insbesondere dies:

• Ist alles auch aus etwas Entfernung gut zu lesen? Badges für Kongresse, Tagungen und Messen, Konferenz-Namensschilder, Veranstaltungsausweise: Sie müssen schon lesbar sein, bevor man auf Armeslänge an sein Gegenüber herantritt. Das erleichtert die Kontaktaufnahme ungemein.
• Ist die Schrift groß genug? Der Teilnehmername sollte die größte Schrift erhalten, gefolgt von der Funktion bzw. Position und weiteren individuellen Angaben.
• Ist die Reihenfolge der Informationen plausibel? Eine klare Hierarchie dessen, was Sie auf den Badges notieren, hilft Ihrem Publikum, entscheidende Angaben sofort als solche zu erkennen. Probieren Sie verschiedene Schriftgrößen oder Farben für Namen und Funktionen aus.
• Gibt es einen QR-Code? Über QR-Codes auf Event-Badges können die Anwesenden sich bequem untereinander vernetzen und veranstaltungsspezifische Informationen abrufen. Vergessen Sie nicht, die Codes vorab zu testen, damit sie auch wirklich funktionieren, wenn sie ausgedruckt vorliegen.
• Machen sich die Event-Badges gut als Andenken? Wenn Badges optisch etwas hermachen, sind sie wie Eintrittskarten für viele Menschen ein schönes Erinnerungsstück – und wirken damit auch noch lange über das Event hinaus als Marketingmaterial. Vielleicht finden Sie eine tolle Farbkombination in Verbindung mit Ihrem Logo, die den Blick fesselt.
• Sind die richtigen Sponsoren abgebildet? Wenn bei Ihrem Event Sponsoren mit von der Partie sind, können Sie deren Logos auf den Badges platzieren, um ihnen zu besonderer Sichtbarkeit zu verhelfen. Dies kann im Design der Badges für positive Spannung sorgen.

Schritt 4: Badges mit Registrierungsdaten personalisieren

Serienbrieffunktionen können Sie von jetzt an vergessen! Zumindest, wo es um Veranstaltungsbadges geht.

Wie schon erwähnt, synchronisiert EventMobi Ihre Daten zu Ihren Teilnehmer*innen, Ausstellern und Sponsoren mit Ihrer Badge-Design-Software. Es kommt sogar noch besser: Wenn Sie die Eventregistrierungssoftware und den Websitebaukasten von EventMobi nutzen, können Sie im Badge-Designer sogar direkt auf die Teilnehmerdaten zugreifen.

Stehen die Anmeldedaten in Ihrem Event-CMS bereit, können Sie Teilnehmerinfos (Namen, Funktionen usw.) ohne Extraaufwand in Ihre Badges übernehmen. So können Sie mühelos Badges in großen Stückzahlen erstellen und auch die Designs mit wichtigen Teilnehmerinfos personalisieren, zum Beispiel für Referent*innen oder „normale“ Teilnehmer*innen oder auch für Ihre Teammitglieder.

Schritt 5: Event-Badges drucken

Wenn die Schilder für alle Beteiligten erstellt sind, steht das Drucken an. Für den Badge-Druck gibt es mehrere Optionen, passend für Ihren Bedarf, die Größe Ihrer Veranstaltung und Ihr Budget. Werfen wir einen Blick auf einige der besten Badge-Druck-Lösungen:

Badges vorab anfertigen lassen

Sie hätten Ihre Badges gern rechtzeitig vor der Veranstaltung zur Hand, aber Zeit und Mittel sind knapp? Man kann ganz schön nervös werden, wenn man in letzter Minute eine Druckerei oder einen Copyshop sucht oder alle Handgriffe selbst erledigen muss (drucken, zuschneiden, laminieren, Clips und Bänder anbringen). Das kostet unter Umständen mehr Zeit und Energie, als Sie eigentlich erübrigen können.

Mit EventMobis Badge-Druck-vor-Ort-Service bekommen Sie Ihre Badges mühelos und kostengünstig. Nutzen Sie einfach den Badge-Designer für die Gestaltung, schicken Sie uns den Auftrag – und freuen Sie sich über startklare Badges, geliefert in Ihr Büro oder an Ihre Event-Location!

Badges live drucken

Bei größeren Anlässen oder bei einem komplexeren Einlassprozedere kann es sich anbieten, die Veranstaltungsausweise vor Ort zu drucken, also beim Eintreffen der Teilnehmer*innen. Das strafft den Check-in, reduziert Wartezeiten und sorgt für einen perfekten ersten Eindruck. Zudem können Sie mit diesem Live-Badge-Druck auch unangemeldete Gäste schnell und unkompliziert mit persönlichen Badges ausstatten.

Mehr zu den unterschiedlichen Optionen erfahren Sie in unserem Beitrag „Badges für Veranstaltungen: Alle Lösungen im Überblick“.

Schritt 6: Lanyards nicht vergessen!

Gedruckte Event-Badges sind gut und schön, doch sie müssen sich auch bequem und gut sichtbar tragen lassen. Möglichkeiten hierfür gibt es einige; gängig sind insbesondere diese:

• Bänder – Die klassische Option sind Bänder zum Um-den-Hals-Hängen. Solch ein Umhängeband ist nebenbei eine praktische kleine Werbefläche. Warum nicht das Event-Branding oder Logos Ihrer Sponsoren darauf platzieren?
• Ribbons – Dieser Begriff bezeichnet eine Art Ansteckschild, auf dem abgesehen vom Namen der Person weitere Informationen Platz haben, etwa über die berufliche Position oder die Organisation.
• Anstecknadeln und Clips – Wenn es simpel und schnell gehen soll, tun es auch Sicherheitsnadeln, Clips oder Klemmen. Auf der Badge-Rückseite bzw. an der oberen Seite angebracht, lassen sie sich einfach an der Kleidung befestigen.

Wenn Sie eher zierliche, empfindliche oder filigrane Namensschilder gestalten, sollten Sie sie übrigens mit transparenten Hüllen versehen. Bedenken Sie immer: Bänder und Ribbons lassen sich auch mit Ihrem Branding schmücken oder mit Sponsorenlogos versehen. Lassen Sie diese Werbefläche nicht ungenutzt!

Ihr Bonus: mit der Event-Badge-Design-Software Namensschilder für besondere Teilnehmer*innen erstellen

Sie fragen sich, wie Sie schnell und einfach Namensschilder für Podiumsgäste und Referent*innen gestalten können? Mit Ihrer Badge-Design-Software ist dies in nur wenigen Augenblicken erledigt.

Thorben Grosser, EventMobis VP of Product Marketing, verrät Ihnen, wie Sie mit dem Event-Badge-Designer von EventMobi im Handumdrehen professionelle Namensschilder gestalten können. Richten Sie Ihre Badge-Größe einfach als A4 ein und fügen Sie ein vorgefertigtes Design aus einem kostenlosen Design-Tool wie Canva hinzu. Unsere Software nimmt Ihnen die Arbeit ab, Seite für Seite die Namen hineinzukopieren oder abzutippen.

Im Video hier oben können Sie sich dies Schritt für Schritt abschauen.

Gestalten Sie sehenswerte Badges mit EventMobi!

Wenn Sie mit wenig Aufwand ungeahnt attraktive Event-Badges designen möchten, sind Sie bei EventMobi an der richtigen Adresse. Mit dem Badge-Designer und dem Vorab-Druck-Service brauchen Sie kein Grafikdesign-Know-how und kein dickes Budget, um professionelle Veranstaltungsausweise zu gestalten und auszufertigen.

Fassen wir zusammen, wie die Eventmanagement-Plattform von EventMobi das Erstellen von Badges optimieren kann, vom Erfassen der Teilnehmerdaten über das Gestalten des perfekten Layouts bis zum mühelosen Drucken und Bereitstellen:

• Wenn Sie EventMobis Teilnehmermanagement-Software nutzen, stehen Ihre Teilnehmerdaten automatisch in Ihrem Event-CMS bereit. So können Sie sie direkt auf Ihre Badges übertragen.
• Mit EventMobis Drag-and-drop-Badge-Designer können Sie fertige Vorlagen verwenden, aber auch alles im Handumdrehen frei nach Ihren Vorstellungen gestalten.
• Mit dem Badge-Druck-vorab-Angebot können Sie sich mit nur drei Klicks Ihre fertigen Badges schicken lassen. Das Schöne daran für Sie: kein Tüfteln am Drucker im Büro, kein Hin und Her mit Druckereien, keine Fleißarbeit mit Hüllen sowie Badge-Haltern, überhaupt: keine Mühe. Ihre vorab gedruckten Veranstaltungsbadges treffen innerhalb von fünf Werktagen bei Ihnen ein.