Virtuelle Events: Diese 15 Fragen sollten Sie Ihrem Tech-Dienstleister stellen

Die Punkte auf dieser Checkliste können Sie abhaken, nachdem Sie mit Ihrem Tech-Anbieter gesprochen haben.

Ein virtuelles Event organisieren – für viele Veranstaltungsplaner ist das erstmal eine große Herausforderung. Eine der wichtigsten Fragen lautet: Auf welcher virtuellen Eventplattform führe ich meine Veranstaltung durch? Bei der Auswahl der passenden Technologie für Ihr Event gibt es vieles zu beachten. Wir haben die 15 wichtigsten Fragen zusammengestellt, die Sie Ihrem Tech-Dienstleister vorab stellen sollten.

1. Für welche Branche oder Art von Veranstaltungen ist Ihr Produkt am besten geeignet, und für welche nicht?
Seien Sie sich vorher bewusst, welche Art von Veranstaltung Sie planen möchten. Es gibt beispielsweise maßgeschneiderte Lösungen für Netzwerkveranstaltungen, Bildungsangebote, große Konferenzen oder virtuelle Messen.

2. Welche Funktionen werden angeboten und wie sieht der Fahrplan der Entwickler*innen aus?
Machen Sie sich vorher eine Liste von Funktionen, die für Ihre Veranstaltung wichtig sind und priorisieren Sie diese. Ist eine Funktion (noch) nicht vorhanden, fragen Sie nach dem Fahrplan der Entwickler*innen – oft stehen neue Funktionen kurz vor der Veröffentlichung, gerade rechtzeitig für Ihr Event.

3. Gibt es bereits Fallbeispiele für ähnliche Veranstaltungen, bei denen dieses Produkt eingesetzt wurde?
Fallbeispiele geben Aufschluss darüber, wie ähnliche Veranstaltungen die Lösung eingesetzt haben und was sie damit erreichen konnten. Fallbeispiele eignen sich auch, Ihre*n Vorgesetzte*n von einer virtuellen Veranstaltung zu überzeugen.

4. Welche Bandbreite ist für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung erforderlich?
Für eine möglichst realistische Antwort ist meist eine Schätzung der Teilnehmerzahl sowie der geplanten Inhalte notwendig.

5. Wie lässt sich Ihre Lösung mit bereits firmenintern genutzten Tools (E-Mail-Tool, Datenbank, etc.) integrieren?
Sie benutzen firmenintern sicherlich bereits Datenbanken, Registrierungstools oder E-Mail-Systeme. Eine nahtlose Integration kann Arbeitszeit sparen und den Ablauf für Planer*innen und Teilnehmer*innen reibungslos gestalten. Oftmals fallen für Integrationen Zusatzkosten an. 

6. Wie greifen Teilnehmer*innen auf die Plattform zu und gibt es Einschränkungen hinsichtlich der maximalen Anzahl der Administrator*innen und/oder Besucher*innen?
Ist das Tool als App oder Webversion zugänglich, welche Browser und Geräte werden unterstützt? Wichtig ist dabei, dass Sie die Anzahl der Teilnehmer*innen und deren Verhalten und Präferenzen gut einschätzen können.

7. Welche Art von Sponsoringmöglichkeiten bietet das Produkt?
Auch virtuelle Veranstaltungen können für Sponsoren und Partner attraktiv sein, nicht zuletzt durch die potenziell höhere Reichweite und die Messbarkeit des Erfolgs. Fragen Sie nach Möglichkeiten und Best Practices.

8. Welche Interaktions- und Netzwerk-Möglichkeiten bietet das Produkt?
Von Live-Chats und Q&A über Umfragen, News-Feeds, Social Walls und Storyboards – auch online ist eine Umsetzung interaktiver Formate möglich. Seien Sie sich dem Anspruch Ihrer Veranstaltung bewusst und fragen Sie auch nach Tipps und Fallbeispielen.

Eine Eventplanerin schreibt eine Checkliste in ihr Notizbuch.

9. Wie intuitiv ist die Nutzung der Plattform? Werden Tools integriert, die Teilnehmer*innen bereits kennen?
Für den Erfolg Ihres virtuellen Events ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmer*innen gut zurecht finden. Im Idealfall orientiert sich die Lösung an bereits bekanntem Nutzerverhalten oder integriert Tools wie Zoom, die bereits benutzt wurden.

10. Enthält das Produkt eine Registrierungslösung und wenn ja, wie personalisierbar ist diese?
Gerade bei großen Veranstaltungen gibt es mehrere Teilnehmergruppen (Fachbesucher*innen, Aussteller*innen, Referent*innen, etc.), die sich unter Angabe unterschiedlicher Daten anmelden sollen. Sollte Ihr Event Tickets bepreisen, fragen Sie auch nach der Zahlungsabwicklung und damit verbundenen Gebühren.

11. Ist die Plattform DSGVO-konform? Können Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen individuell angepasst werden?
Lassen Sie sich erklären, an welchen Punkten Daten erfasst werden und wie diese gespeichert werden. Der Serverstandort des Anbieters stellt dabei nicht zwingend ein Ausschlusskriterium dar. 

12. Wie kann ich meine Inhalte schützen?
Wie können Sie die Inhalte, die auf die Plattform gestellt werden, schützen? Dies bezieht sich sowohl auf Teilnehmerinformationen als auch auf Inhalte, die Sie auf die Plattform hochladen. Es gibt eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen wie z.B. Zugangspasswörter oder Login mittels E-Mail-Adresse.

13. Was sind die Preisoptionen?
Die Preisstruktur der Plattform kann eine Pauschalgebühr pro Event sein, die je nach Paket einige oder alle verfügbaren Funktionen einschließt. Oftmals werden nach dem A-là-Carte-Modell Angebote erstellt, die auf einem allgemeinen Preismodell basieren, aber die individuellen Anforderungen Ihrer Veranstaltung berücksichtigen. So bezahlen Sie nur, was Sie auch wirklich nutzen. Üblich sind auch die Abrechnung nach Teilnehmerzahl oder gleichzeitigen Sitzungen sowie das Abo-Modell, bei dem Sie eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr zahlen. 

14. Welche zusätzlichen Services werden angeboten?
Selbst für weniger komplexe Veranstaltungen empfiehlt es sich, Unterstützung an Bord zu holen. Dies kann Live-Support während des Events, das Erstellen von Grafiken, Datenmanagement oder die Produktion Ihres Events inkl. technischer Hardware beinhalten. Gerade wenn Sie zum ersten Mal mit virtuellen Veranstaltungen in Berührung kommen, sparen zusätzliche Dienstleistungen Zeit, Geld und Nerven und erhöhen die Chance auf eine professionelle Veranstaltung ohne „Unfälle“. Für maßgeschneiderte Anpassungen oder Zusatzservices können zusätzlich Kosten anfallen. 

15. Welche Art von Unterstützung wird angeboten? Zu welchen Uhrzeiten kann ich diese erreichen und sprechen meine Ansprechpartner Deutsch (falls bevorzugt)?
Supportmitarbeiter sind üblicherweise per Chat, E-Mail oder Telefon erreichbar. Achten Sie darauf, dass der Support zu Ihren Veranstaltungszeiten erreichbar ist und möglichst Deutsch spricht. Üblich ist auch ein Online-Training nach Kauf des Tools, damit Sie es selbstbewusst anwenden können.

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