Diese 14 Fragen sollten Sie Ihrem Event-Tech-Anbieter stellen – unabhängig von der Art Ihres Events

Checkliste, die von einer Person abgehakt wird.

Um wirklich erfolgreiche Veranstaltungen auf die Beine zu stellen, müssen der Mehrwert für Ihr Publikum und das Eventerlebnis ganz klar im Fokus stehen. Denn potenzielle Teilnehmer*innen wägen mehr denn je ab, wofür sie ihre Zeit investieren und Reisewege auf sich nehmen.

Dabei geht es in der Planungsphase zuallererst um eine genaue Betrachtung der Zielsetzung und eine Abwägung, mit welcher Art Event diese am besten zu erreichen ist. Ganz gleich, ob vor Ort, hybrid oder virtuell: Event-Technologie ist heute nicht mehr wegzudenken, wenn Sie einen professionellen Eindruck bei Ihren Gästen hinterlassen wollen.

Die Auswahl an Anbietern ist groß. Schnell stellt sich da die Frage: Welche Tools stützen die Zielsetzung meines Events? Und welchen Dienstleister wähle ich als Partner an meiner Seite!?

Die folgenden 14 Fragen sollten Sie Ihrem Eventtechnologie-Anbieter vorab stellen:

1. Für welche Branche oder Art von Veranstaltungen ist das Produkt am besten geeignet, und für welche nicht?

Seien Sie sich vorher bewusst, welche Art von Veranstaltung Sie planen möchten. Es gibt beispielsweise maßgeschneiderte Lösungen für Netzwerkveranstaltungen, Bildungsangebote, große Konferenzen oder virtuelle Messen. Einige Anbieter haben sich auf konkrete Branchen oder Veranstaltungstypen fokussiert, beispielsweise auf Verbände oder Firmenevents.

2. Welche Funktionen werden angeboten und wie sieht der Fahrplan der Entwicklung aus?

Machen Sie sich vorher eine Liste von Funktionen, die für Ihre Veranstaltung wichtig sind, und priorisieren Sie diese. Ist eine Funktion (noch) nicht vorhanden, fragen Sie nach dem Fahrplan der Entwicklung – oft stehen neue Funktionen kurz vor der Veröffentlichung, gerade rechtzeitig für Ihr Event.

3. Gibt es bereits Fallbeispiele für ähnliche Veranstaltungen, bei denen dieses Produkt eingesetzt wurde?

Fallbeispiele geben Aufschluss darüber, wie die Lösung auf ähnlichen Veranstaltungen eingesetzt wurde und was andere Unternehmen oder Verbände mit dem Einsatz einer Eventplattform erreichen konnten.

Sie eignen sich außerdem hervorragend dafür, Ihre*n Vorgesetzte*n vom Einsatz von Eventtechnologie bei Ihrer Veranstaltung zu überzeugen. Eine umfassende Reporting-Funktion mit Event-Statistiken kann hier beispielsweise ein ausschlaggebendes Argument sein. Und wie könnten Sie den Einsatz des Tools einfacher aufzeigen, als mit erfolgreichen Beispielen direkt aus der Praxis.

4. Wie lässt sich Ihre Lösung mit bereits firmenintern genutzten Tools (E-Mail-Tool, Datenbank, etc.) integrieren?

Sie benutzen firmenintern sicherlich bereits Datenbanken, Registrierungstools oder E-Mail-Systeme. Eine nahtlose Integration in Ihre Event-Software kann den Aufwand für Planer*innen reduzieren und für Ihre Teilnehmer*innen ein einheitliches Look & Feel erzeugen. Sprechen Sie Ihren Event-Tech-Dienstleister auch darauf an, ob für die Integrationen Zusatzkosten anfallen.

5. Wie greifen Teilnehmer*innen auf die Eventplattform zu und gibt es Beschränkungen hinsichtlich der maximalen Anzahl der Administrator*innen und/oder Besucher*innen?

An der Umsetzung eines Events auf der gewählten Eventplattform sind oft mehrere Personen beteiligt. Stimmen Sie mit Ihrem Anbieter ab, ob die Anzahl der Administrator*innen beschränkt ist, um von vornherein Ihre internen Arbeitsabläufe zu gewährleisten.

Für Ihre Teilnehmer*innen ist eine einfache Handhabung wichtig, denn ansonsten werden sie das Tool nicht nutzen. Machen Sie sich also idealerweise im Vorfeld Gedanken, welche Präferenzen Ihr Publikum hat und klären Sie mit dem Dienstleister, ob das Tool beispielsweise als App oder Webversion zugänglich ist und welche Browser und Geräte unterstützt werden. 

6. Welche Art von Sponsoringmöglichkeiten bietet das Produkt?

Ob vor Ort, hybrid oder virtuell: Veranstaltungen sind für Sponsoren und Partner attraktiv, vor allem wenn Sie durch eine Event-App zusätzliche Präsentationsflächen anbieten oder durch eine Eventplattform potenziell höhere Reichweiten erzielen können. Das ist beispielsweise durch ein Angebot von zusätzlichen Inhalten möglich, die auch nach dem Veranstaltungstag noch zur Verfügung stehen. Fragen Sie auch nach Möglichkeiten zur Messbarkeit des Erfolgs.

Lesetipp: Verbandsveranstaltungen erfolgreich sponsern lassen: elf Tipps für 2022

7. Welche Interaktions- und Netzwerk-Möglichkeiten bietet das Produkt?

Von Live-Chats und Q&A über Umfragen, News-Feeds, Social Walls und Storyboards – vor Ort wie online ist eine Umsetzung interaktiver Formate möglich. Seien Sie sich dem Anspruch Ihrer Veranstaltung bewusst und fragen Sie auch nach Tipps und Fallbeispielen.

Zwei Smartphones, auf denen eine Live-Umfrage und die Rangliste einer Gamification-Challenge zu sehen sind.

8. Wie intuitiv ist die Nutzung der Plattform? Werden Tools integriert, die Teilnehmer*innen bereits kennen?

Für den Erfolg Ihres Events sowie für die Akzeptanz des eingesetzten Event-Tool ist es wichtig, dass sich alle Teilnehmer*innen gut zurecht finden. Im Idealfall orientiert sich die Lösung an bereits bekanntem Nutzungsverhalten. Ggf. gibt es auch Tipps vom Anbieter, wie Sie die Nutzungsrate einer App bei Ihren Teilnehmer*innen steigern können.

Woher wissen die Teilnehmer*innen, dass sie Ihre Event-App nutzen sollen? Laden Sie das kostenfreie E-Book “Wie Sie die Event-App-Nutzungsrate steigern” herunter, um zu erfahren, wie Sie eine solide Marketing- und Werbestrategie entwickeln, die die Akzeptanz Ihrer Event-App durch das Publikum maximieren wird.

9. Enthält das Produkt eine Registrierungslösung und wenn ja, wie personalisierbar ist diese?

Gerade bei großen Veranstaltungen gibt es mehrere Teilnehmergruppen (Fachbesucher*innen, Aussteller*innen, Referent*innen, etc.), die sich unter Angabe unterschiedlicher Daten anmelden sollen. Sollte die Tickets für Ihr Event bepreisen, fragen Sie auch nach der Zahlungsabwicklung und damit verbundenen Gebühren.

10. Ist die Plattform DSGVO-konform? Können Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen individuell angepasst werden?

Datenschutz und Sicherheit sind ein wichtiges Kriterium beim Einsatz von Eventtechnologie. Lassen Sie sich erklären, an welchen Punkten Daten erfasst werden und wie diese gespeichert werden. Der Serverstandort des Anbieters stellt dabei nicht zwingend ein Ausschlusskriterium dar.

11. Wie kann ich meine Inhalte schützen?

Wie können Sie die Inhalte, die auf die Plattform gestellt werden, schützen? Dies bezieht sich sowohl auf Teilnehmerinformationen als auch auf Inhalte, die Sie auf der Plattform hochladen. Es gibt eine Reihe von Sicherheitsmaßnahmen wie z.B. Zugangspasswörter oder Login mittels E-Mail-Adresse.

12. Was sind die Preisoptionen?

Die Preisstruktur der Plattform kann eine Pauschalgebühr pro Event sein, die je nach Paket einige oder alle verfügbaren Funktionen einschließt. Oftmals werden nach dem A-là-Carte-Modell Angebote erstellt, die auf einem allgemeinen Preismodell basieren, aber die individuellen Anforderungen Ihrer Veranstaltung berücksichtigen. So bezahlen Sie nur, was Sie auch wirklich nutzen.
Üblich sind auch die Abrechnung nach Teilnehmerzahl oder gleichzeitigen Sitzungen sowie das Abo-Modell, bei dem Sie eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr zahlen. Diese Option ist besonderes interessant, wenn Sie planen eine Event-Community aufzubauen, die über den Veranstaltungstag hinausgeht.

13. Welche zusätzlichen Services werden angeboten?

Eine Herausforderung, vor der viele Eventplaner*innen stehen: Begrenzte Kapazitäten. Selbst für weniger komplexe Veranstaltungen empfiehlt es sich, Unterstützung an Bord zu holen. Dies kann Live-Support während des Events, das Erstellen von Grafiken, Datenmanagement oder die Produktion Ihres Events beinhalten. Gerade wenn Sie zum ersten Mal mit virtuellen oder hybriden Veranstaltungen in Berührung kommen, sparen zusätzliche Dienstleistungen Zeit, Geld, Nerven und erhöhen die Chance auf eine professionelle Veranstaltung ohne „Unfälle“. Für maßgeschneiderte Anpassungen oder Zusatzservices können zusätzlich Kosten anfallen.

14. Welche Art von Unterstützung wird angeboten? Zu welchen Uhrzeiten kann ich diese erreichen und sprechen meine Ansprechpartner Deutsch (falls bevorzugt)?

Supportmitarbeiter sind üblicherweise per Chat, E-Mail oder Telefon erreichbar. Achten Sie darauf, dass der Support zu Ihren Veranstaltungszeiten erreichbar ist und möglichst Deutsch spricht. Üblich ist auch ein Online-Training nach Kauf des Tools, damit Sie es selbstbewusst anwenden können.