Lead-Capture bei Events: Ablauf, Kosten und Tools

Rund 49 % der Aussteller bewerten den Erfolg ihrer Messeauftritte vor allem über Leads, Kontakte und Neukundengewinnung (Quelle: AUMA). Fehlt am Stand eine verlässliche Erfassung, können sie diesen Erfolg kaum belegen. Ihnen als Veranstalter fehlt dann ein starkes Argument für die nächste Standbuchung. Lead-Capture löst beide Probleme: Standteams scannen Badges, bewerten Kontakte sofort und übergeben eine sortierte Liste an den Vertrieb. Richtig verpackt wird daraus außerdem eine zusätzliche Einnahmequelle für Ihr Event.

Was ist Lead Capture?

Lead-Capture, auf Deutsch Leaderfassung oder Kontakterfassung, bezeichnet das digitale Erfassen von Kontaktdaten interessierter Besucher*innen am Stand. Das Standteam scannt dazu den QR-Code auf dem Badge, bewertet den Kontakt direkt vor Ort und exportiert die Daten später für den Vertrieb. Ein Scan ersetzt damit Visitenkarte und handschriftlichen Notizzettel.

Im englischsprachigen Raum ist häufig auch von „Lead Retrieval“ die Rede, gemeint ist dasselbe Prinzip.

Für welche Events lohnt sich Leaderfassung? 

Leaderfassung lohnt sich überall dort, wo Aussteller oder Sponsoren an einem Stand mit Besucher*innen ins Gespräch kommen. Messen sind zwar der größte Anwendungsfall. Für Eventmanager*innen in Unternehmen und Verbänden sind aber oft andere Formate wichtiger.

Ein Beispiel wäre etwa die Hausmesse eines Industrieunternehmens, auf der Partnerfirmen und Zulieferer eigene Stände betreiben. Diese Partner erwarten, dass sich ihr Auftritt messbar lohnt. Stellt der Veranstalter die Leaderfassung zentral bereit, wird dieser Nutzen nach dem Event sichtbar.

Ähnlich sieht es beim Verbandskongress mit Industrieausstellung aus. Viele Verbände finanzieren ihre Jahrestagung zu einem erheblichen Teil über Standflächen und Sponsoring. Wer Sponsoren nach dem Kongress konkrete Lead-Zahlen liefert, verhandelt die Verlängerung für das nächste Jahr deutlich entspannter.

Auch Fachkonferenzen mit Ausstellerfläche profitieren, ebenso Karriere- und Recruiting-Messen, auf denen Unternehmen gezielt Talente ansprechen.

So funktioniert Lead-Capture am Stand

Am Stand selbst besteht Lead-Capture aus drei Schritten. Das Nachfassen folgt nach dem Event und entscheidet am Ende darüber, ob aus Kontakten Aufträge werden.

Schritt 1: Badge scannen

Das Standteam scannt den QR-Code auf dem Badge mit dem eigenen Smartphone oder Tablet. Das Badge kann gedruckt oder digital in der Event-App hinterlegt sein. Für Ausnahmefälle, etwa einen beschädigten Code, gibt es in der Regel eine manuelle Eingabe.

Verlässlich wird der Scan erst durch die Verknüpfung mit der Registrierung. Dann landen Name, Unternehmen und weitere Angaben ohne Tippfehler in der Lead-Liste.

Praxis-Tipp: Nehmen Sie in Ihr Aussteller-Briefing auf, welche App das Standteam für den Scan braucht. Sonst öffnen Standmitarbeitende gern zuerst die normale Event-App und suchen dort vergeblich nach der Scan-Funktion.

Schritt 2: Kontakt direkt bewerten

Ein Name allein macht noch keinen guten Lead. Deshalb beantwortet das Standteam direkt nach dem Scan einige Qualifizierungsfragen, die der Aussteller vorab festlegt. Typisch sind Fragen nach dem Produktinteresse, dem Budgetrahmen, der Entscheidungsbefugnis oder einem vereinbarten Rückruftermin.

Eine Sternebewertung von eins bis fünf zeigt auf einen Blick, wie heiß der Kontakt ist. Notizen halten fest, worüber am Stand gesprochen wurde. So sieht der Vertrieb nach dem Event sofort, wen er zuerst anrufen sollte.

Praxis-Tipp: Empfehlen Sie Ausstellern, sich auf wenige Fragen zu beschränken. Am vollen Stand bleibt kaum Zeit, und vier gut gewählte Fragen bringen mehr als zehn halb ausgefüllte.

Schritt 3: Leads exportieren und ins CRM übernehmen

Nach dem Event exportiert der Aussteller seine Leads, meist als CSV-Datei. Sie enthält Kontaktdaten, Antworten auf die Qualifizierungsfragen, Notizen, Bewertung und einen Zeitstempel. Idealerweise ziehen Aussteller den Export selbst, ohne dass Ihr Team jede Liste einzeln verschicken muss.

Ob die Daten danach per Import oder über eine direkte Schnittstelle ins CRM gelangen, hängt von der Lösung ab. Klären Sie das vor dem Event, denn Aussteller fragen häufig danach.

Integrierte App, eigene Scan-App oder Leadscanner?

Für die Kontakterfassung am Stand gibt es im Kern drei Wege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie vollständig die erfassten Daten sind und wer die Kontrolle darüber behält.

• Registrierungsgebundene Lead-Capture-App: Der Veranstalter stellt die App über seine Eventplattform bereit. Jeder Scan ist mit dem Registrierungsdatensatz verknüpft, inklusive Zusatzangaben wie Jobtitel. Die Kosten fallen pro Lizenz an und sind gut planbar.
• Mitgebrachte Scan-App: Jedes ausstellende Unternehmen nutzt eine eigene App. Das ist oft günstig oder kostenlos, liefert aber nur, was Badge oder Visitenkarte hergeben. Den Abgleich mit Registrierungsdaten erledigen Aussteller meist von Hand.
• Gemieteter Leadscanner: Aussteller leihen Hardware-Geräte für die Dauer des Events. Die Geräte liefern meist nur Basis-Kontaktdaten, und Ausgabe und Rückgabe binden Ihr Team vor Ort.

Der entscheidende Unterschied liegt in den Daten. Eine Plattform, die auch die Registrierung betreibt, kann einem Scan Angaben wie Jobtitel, gebuchte Programmpunkte oder Antworten aus dem Anmeldeformular zuordnen. Ein generischer Scanner kennt diese Informationen in der Regel nicht.

Eine eigene Scan-App kann für einzelne Aussteller trotzdem sinnvoll sein. Das gilt etwa, wenn sie auf vielen Messen unterwegs sind und alle Leads im selben Tool sammeln möchten. Für Sie als Veranstalter bleibt die integrierte Lösung dennoch attraktiver. Datenqualität, Zugriffe und Datenschutz steuern Sie so an einer Stelle.

Lead-Capture mit EventMobi

Bei EventMobi laufen Registrierung, Badges und Lead-Erfassung in einer Eventmanagement-Plattform zusammen. Ihre Aussteller erhalten dadurch Leads mit mehr Kontext, als ein einfacher Scan von Badge oder Visitenkarte liefert.

Mit der EventMobi-Lead-Capture-App erfassen, bewerten und exportieren Aussteller ihre Leads selbstständig. Direkt nach dem Scan beantwortet das Standteam die Qualifizierungsfragen des Ausstellers. Dafür stehen folgende Feldtypen bereit:

• Textfelder für Notizen zum Gespräch
• Sternebewertung von eins bis fünf
• Datum und Uhrzeit, etwa für einen vereinbarten Rückruftermin

Welche Daten erhalten Aussteller?

Aussteller laden ihre Leads selbst als CSV-Datei im Unternehmensportal herunter. Neben den Kontaktdaten und den Antworten auf die Qualifizierungsfragen lassen sich weitere Felder aus der Registrierung übernehmen, etwa Jobtitel oder Land.

Außerdem lassen sich Angaben dazu sammeln, an welchen Programmpunkten eine Person teilgenommen hat und wie aktiv sie im Event war. Das sind Daten, die kein KI-gestützter Badge-Scanner abbilden kann.

Wie kommen die Leads ins CRM?

Aussteller importieren die CSV-Datei selbst in ihr CRM. Eine direkte Anbindung an CRM-Systeme bietet die App derzeit nicht.

Praxis-Tipp: Legen Sie Ihrem Aussteller-Briefing eine kurze Importanleitung bei. Das spart Rückfragen und sorgt dafür, dass die Leads zügig beim Vertrieb ankommen.

Was kostet Lead-Capture?

Die Kosten für Lead-Capture hängen vor allem vom Lizenzmodell und von der Zahl der ausstellenden Unternehmen ab. Einen einheitlichen Marktpreis gibt es nicht, weil Anbieter sehr unterschiedlich abrechnen.

Am Markt begegnen Ihnen im Wesentlichen diese Modelle:

• Mietgebühr pro Gerät bei gemieteten Leadscannern
• Abrechnung pro Person, die Zugang zur App erhält
• Lizenz pro ausstellendem Unternehmen, unabhängig von Stand- und Teamgröße

EventMobi setzt auf eine Lizenz pro Aussteller. Pro Lizenz können beliebig viele Standmitarbeitende scannen. Veranstalter kaufen die Lizenzen in Paketen, zum Beispiel zu zehn Stück, und geben sie mit eigenem Aufschlag an ihre Aussteller weiter.

Beispielrechnung

Angenommen, auf Ihrer Hausmesse stellen 40 Unternehmen aus. Sie als Veranstalter kaufen vier Pakete mit je zehn Lizenzen für jeweils 50 € (also 500 € pro Paket). Bieten Sie die Lizenz für 100 € pro Aussteller an, erzielen Sie bei voller Buchung einen Überschuss von 2.000 €.

Planen Sie dabei realistisch: Nicht jeder Aussteller bucht eine Zusatzleistung. Deshalb lohnt es sich, Lead-Capture fest in höhere Sponsoringstufen einzubauen.

Lizenzen in Sponsoringpakete einbauen

Bei EventMobi lässt sich der Funktionsumfang der App nicht nach Sponsoringstufe aufteilen. Staffeln können Sie aber die Anzahl der Lizenzen, und das reicht für ein klares Paketmodell. Eine mögliche Aufteilung sieht so aus:

• Basis: Lead-Capture als buchbares Zusatzmodul mit einer Lizenz
• Erweitert: eine Lizenz fest im Paket enthalten
• Premium: mehrere Lizenzen, etwa für Tochterfirmen oder Marken mit getrennten Lead-Listen

So bleibt die Preislogik transparent, und alle Aussteller arbeiten mit demselben Funktionsumfang. Wie Sie Stufen und Leistungen insgesamt aufbauen, erfahren Sie im Leitfaden Sponsoringpakete für Events gestalten.

Checkliste für die Auswahl einer Lead-Capture-App

Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, lohnt ein Abgleich mit den folgenden Fragen. Je mehr davon Sie mit Ja beantworten, desto weniger Aufwand haben Sie und Ihre Aussteller im Eventalltag.

• Greift die App auf Ihre Registrierungsdaten zu, sodass jeder Scan einem echten Kontakt entspricht?
• Gelingt der Scan in wenigen Sekunden, auch wenn sich am Stand eine Schlange bildet?
• Können Aussteller eigene Qualifizierungsfragen anlegen?
• Ziehen Aussteller ihren Export selbst, ohne Umweg über Ihr Team?
• Steuern Sie zentral, welche Unternehmen Zugriff erhalten?
• Unterstützt der Anbieter Sie bei der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), etwa mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

DSGVO am Stand: Das sollten Aussteller wissen

Beim Scannen von Badges verarbeiten Aussteller personenbezogene Daten. Klären Sie die Spielregeln deshalb, bevor das erste Badge gescannt wird.

Eine registrierungsgebundene Erfassung macht das einfacher. Die Daten bleiben in einem System, statt sich über viele mitgebrachte Apps zu verteilen. Die eigene Prüfung Ihrer Prozesse ersetzt das allerdings nicht.

Diese Punkte sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Datenschutzteam klären:

• Transparenz: Informieren Sie Besucher*innen schon bei der Registrierung, dass Aussteller ihr Badge scannen können.
• Rechtsgrundlage und Zweck: Legen Sie fest, auf welcher Grundlage und wofür Aussteller die Kontaktdaten nutzen dürfen.
• Verantwortlichkeiten: Klären Sie, wer für die gescannten Daten verantwortlich ist und ob ein AVV nötig ist.
• Löschfristen: Vereinbaren Sie, wann Leads gelöscht werden, die nicht weiterverfolgt werden.

Konkrete Hinweise zur Umsetzung finden Sie im Beitrag zu Datenschutz bei Events.

Hinweis: Dieser Abschnitt bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihre Prozesse im Zweifel mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrem Datenschutzteam.

Nachfassen entscheidet über den Messe-ROI

Viele Leads gehen erst nach dem Event verloren. 15 % der Fachbesucher*innen hören nach einer Messe nie wieder vom Aussteller (Quelle: marketing-boerse.de auf Basis von AUMA-Daten).

Ein sauberer, registrierungsbasierter Datensatz beschleunigt die Übergabe an den Vertrieb. Sternebewertung und Notizen zeigen sofort, welcher Lead zuerst einen Anruf braucht. Aus einer langen Liste wird so eine klare Reihenfolge.

Als Veranstalter können Sie diesen Schritt aktiv unterstützen. Erinnern Sie Aussteller am letzten Eventtag an den Export und schicken Sie die Importanleitung noch einmal mit. Einige Wochen später fragen Sie nach, wie viele Leads zu konkreten Gesprächen geführt haben.

Diese Rückmeldungen helfen Ihnen, wenn Sie die Standbuchung für das nächste Jahr verhandeln. Wer belegen kann, dass sich der Auftritt gelohnt hat, muss deutlich weniger über Preise diskutieren. Wie Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung insgesamt dokumentieren, lesen Sie im Beitrag Event-ROI messen.

Fazit: Lead-Capture lohnt sich für beide Seiten

• Leads als Erfolgsmaßstab: Fast die Hälfte der Aussteller misst ihren Auftritt an Leads und Neukunden. Eine verlässliche Erfassung liefert ihnen den Nachweis dafür.
• Datenqualität: Registrierungsgebundene Lösungen verknüpfen jeden Scan mit echten Angaben aus der Anmeldung.
• Einfache Preislogik: Lizenzen pro Unternehmen lassen sich gut in Sponsoringpakete einbauen und bringen Ihnen zusätzliche Einnahmen.
• Nachfassen: Unterstützen Sie Aussteller beim Export und fragen Sie nach Ergebnissen. Das stärkt Ihre Position bei der nächsten Standbuchung.

Sie planen eine Messe, eine Hausmesse oder einen Kongress mit Ausstellerfläche? Sprechen Sie mit dem EventMobi-Team darüber, wie Sie Lead-Capture für Ihre Aussteller einrichten und sinnvoll bepreisen.

Häufig gestellte Fragen zu Lead-Capture

Was kostet Lead-Capture auf einem Event?

Das hängt vom Lizenzmodell und von der Zahl der Aussteller ab. Üblich sind Mietgebühren pro Gerät, Preise pro Person mit App-Zugang oder Lizenzen pro Unternehmen. Bei EventMobi kaufen Veranstalter Lizenzen in Paketen und geben sie mit eigenem Aufschlag an Aussteller weiter.

Brauchen Standteams eine eigene App oder reicht die Event-App?

Bei EventMobi läuft die Leaderfassung über eine separate Lead-Capture-App. Die normale Event-App für Teilnehmer*innen enthält keine Scan-Funktion für Aussteller. Weisen Sie Standteams deshalb im Aussteller-Briefing ausdrücklich darauf hin.

Welche Hardware wird für die Leaderfassung benötigt?

Es genügt ein Smartphone oder Tablet mit Internetverbindung. Gescannt wird der QR-Code auf dem gedruckten oder digitalen Badge. Eigene Scanner-Hardware oder eine automatische Visitenkarten-Erkennung stellt EventMobi nicht bereit.

Was unterscheidet registrierungsgebundene Leaderfassung von einer mitgebrachten Scan-App?

Nur die veranstaltende Plattform kann einem Scan echte Registrierungsdaten wie Jobtitel oder Programm-Teilnahme zuordnen. Eine mitgebrachte App sieht dagegen meist nur die Basisdaten des Badges.

Wie viele Standmitarbeitende können mit einer Lizenz scannen?

Bei EventMobi ist die Zahl nicht begrenzt. Ein ausstellendes Unternehmen erhält eine Lizenz, unabhängig von der Standgröße, und kann beliebig viele Standmitarbeitende hinzufügen.

Funktioniert Lead-Capture auch mit einer anderen Registrierungsplattform?

Grundsätzlich ist das über einen Import der QR-Codes möglich, aber nicht in jedem Fall garantiert. Prüfen Sie die konkrete Integration deshalb vorab mit dem Anbieter. Am zuverlässigsten funktioniert Lead-Capture, wenn Registrierung und Erfassung im selben System laufen.

Lässt sich Lead-Capture DSGVO-konform umsetzen?

Ja, wenn die Prozesse dahinter stimmen. Eine registrierungsgebundene Erfassung erleichtert das, weil die Daten in einem System bleiben. Transparenz gegenüber Besucher*innen, klare Zwecke, Verantwortlichkeiten und Löschfristen müssen Sie trotzdem selbst regeln.

Welche Daten lassen sich mit Lead-Capture erfassen?

EventMobis Lead-Capture-App erfasst die Kontaktdaten aus der Registrierung sowie Qualifizierer, Notizen, eine Sternebewertung und einen Zeitstempel je Kontakt. Über Custom Fields lassen sich zusätzliche Felder wie Jobtitel oder Land in den Export übernehmen.

Warum eine Extra-App für Lead-Capture?

EventMobis Lead-Capture-App ist nicht Teil der normalen Event-App, weil Teilnehmende keine Lead-Capture-Funktionen benötigen. Durch die Trennung bleibt die Event-App schlank, während das Ausstellerpersonal über ein spezielles, maßgeschneidertes Scan-Tool verfügt.

Wie schnell sollte man Leads nach dem Event nachfassen?

Fassen Sie so schnell wie möglich nach, solange das Gespräch noch frisch ist. Sternebewertung und Notizen helfen, die wichtigsten Kontakte zuerst anzugehen.